Obecnie duża część przedsiębiorców korzysta z nowoczesnych narzędzi, które mają za zadanie ułatwić im wykonywanie codziennych czynności w firmie. Jednym z nich jest program do fakturowania, który służy nie tylko do generowania faktur. Dodatkowo jest wyposażony w kilka innych przydatnych funkcji, jak np.: możliwość sprawdzania kontrahentów, generowania różnych dokumentów, czy wysyłania faktur bezpośrednio z programu.
Baza GUS Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest dokumentowanie sprzedaży, między innymi za pomocą faktur. Czasami lista dokumentów do wygenerowania jest dość długa, dlatego najlepszym rozwiązaniem wydaje się być zainstalowanie dobrego oprogramowania, które będzie zautomatyzowane i połączone z bazą GUS. Mając takie narzędzie przedsiębiorca nie musi już sam wypełniać kolejnych pól na fakturze. Nie ma też ryzyka, że popełni jakiś błąd podczas uzupełniania danych. W bazie GUS znajdują się informacje o przedsiębiorcach. Wystarczy podać nr NIP klienta, a program pobierze potrzebne informacje, jak: nazwa firmy i jej adres.
Baza kontrahentów, towarów i usług Przedsiębiorca za pomocą programu może stworzyć własną bazę kontrahentów, którą może dowolnie budować i nią zarządzać. Podobnie jest z bazą towarów i usług, którą cały czas może uzupełniać o kolejne produkty i usługi. Utworzone bazy pozwalają szybko wystawić fakturę. Wystarczy rozwinąć interesującą listę produktów lub usług i zaznaczyć wybraną pozycję.
Czynni podatnicy VAT – sprawdzanie kontrahentów Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorcy mają obowiązek sprawdzania swoich kontrahentów jako czynnych podatników VAT. Zadanie jest dość czasochłonne, ponieważ weryfikacji należy dokonywać przed każdym dodaniem faktury, a przy dużej ilości faktur może to być dość uciążliwe. Programy do fakturowania online dają możliwość sprawdzenia kontrahenta w bazie podatników VAT automatycznie jeszcze przed wystawieniem dokumentu.
Biała lista podatników Zaliczanie do kosztów faktur na kwotę powyżej 15tys zł, zgodnie z prawem wymaga sprawdzenia czy numer konta Sprzedawcy znajduje sie na Białej liście podatników prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Nowoczesne programy do fakturowania automatycznie sprawdzą czy numer konta dla takch faktur jest zgodny z białą listą i odnotują ten fakt.
Krajowy System e-Faktur Mozliwość wysyłki wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur jest niezbędna w nowoczesnym programie. Pozwala to na otrzymanie zwrotnie numeru dokumentu z KSeF. Drugą bardzo dużą zaletą jest pobieranie faktur zakupu z KSeF. Ewidencja kosztów przebiega wtedy znacznie szybciej, można powiedzieć, że w dużej cześci automatycznie.
Prowadzenie działalności wymaga wystawiania różnych dokumentów. Nie zawsze są nimi faktury. Dobry program powinien posiadać możliwość generowania różnych rodzajów faktur (zaliczkowe, końcowe, proforma itp.), jak również takich dokumentów, jak np.: paragony. W przypadku przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi klientami idealnym rozwiązaniem jest możliwość wystawiania faktur w różnych językach oraz w obcych walutach przewidzianych przez NBP, czy posiadanie funkcji automatycznego przeliczania walut obcych na złotówki i ustalanie różnic kursowych.
Wystawianie faktur za pomocą programu do fakturowania w chmurze
Wszystkie faktury wystawiane za pośrednictwem programu są generowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Program jest na bieżąco aktualizowany pod kątem zmieniających się przepisów podatkowych przez dostawcę oprogramowania. Wszelkie aktualizacje nie wymagają dopłat po stronie przedsiębiorcy. Dużym udogodnieniem dla podatnika jest możliwość wysyłki dokumentów bezpośrednio z programu. Przedsiębiorca nie musi martwić się o bezpieczeństwo wysyłanych faktur, ponieważ każda wysyłka jest realizowana za pomocą szyfrowania danych. Niektóre działające programy są zintegrowane z bankowością online, co pozwala na szybki import informacji o zaksięgowanych wpłatach. Dzięki tej funkcji przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad finansami firmy. Program do wystawiania faktur online pozwala generować dokumenty z każdego urządzenia, nawet z tabletu i smartfona. Dzięki takiej możliwości przedsiębiorca w razie awarii sprzętu ma cały czas dostęp z urządzenia mobilnego do programu i może wystawiać faktury, przeglądać bazę kontrahentów, własne notatki i innych informacje. Dotychczasowe programy księgowe nie mają takiej możliwości. Udostępniane są jedynie na jeden, góra dwa komputery, a każde kolejne stanowisko wymaga dodatkowych opłat. Księgowość online jest przyszłością programów tego typu.
Przepisy o RODO
Obowiązujące przepisy RODO wymusiły na właścicielach firm konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych klientów i kontrahentów. Informacje te muszą być odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem, kradzieżą oraz przed osobami trzecimi. Niedostosowanie się do przepisów i ich nieprzestrzeganie naraża przedsiębiorców na poważne kłopoty, w tym wysokie kary pieniężne. Podatnicy, którzy korzystają z programów do fakturowania online nie muszą się niczym martwić, ponieważ to dostawca oprogramowania odpowiada za odpowiednie zabezpieczenie danych.
Program, który pamięta o płatnościach i poprawia płynność finansową
Przedsiębiorca chcąc uniknąć poważnych kłopotów finansowych powinien zawsze sprawdzić swojego kontrahenta. Warto więc zwrócić uwagę czy program do fakturowania posiada funkcję ostrzegania przed współpracą z nieuczciwymi klientami. Dzięki możliwości weryfikowania kontrahentów w biurach informacji gospodarczych można szybko odszukać nierzetelnych klientów. Przydatną funkcją jest też możliwość wysyłania przypomnień o zapłacie za wysłany towar lub wykonaną usługę. Przypomnienia wysyłane są za pomocą e-maila lub w wiadomości SMS. Topowe programy do faktur posiadają również wiele dodatków poprawiających płynność finansową przedsiębiorcy np. zlecanie windykacji online bezpośrednio z programu.
Planowanie zadań i generowanie raportów
Przedsiębiorcy chcący odnieść sukces, zwłaszcza finansowy powinni cały czas śledzić poziom osiąganych przychodów i ponoszone koszty. Zwłaszcza ważne są wydatki, których wysokość ma spory wpływ na to ile pieniędzy przedsiębiorca będzie mógł przeznaczyć np. na rozwój firmy. Odpowiednia funkcja w programie pozwala wygenerować interesujące analizy. W ramach programu do fakturowania w chmurze działa CRM (czyli zarządzanie relacjami z klientami). Jego zadaniem jest pomoc przedsiębiorcom w planowaniu zadań i rozdzielaniu ich pomiędzy poszczególnych pracowników. W CRM przedsiębiorcy mają między innymi możliwość dodawania notatek, zapisywania terminów spotkań, terminów wykonania kolejnych zadań.
Podsumowanie
Program do wystawiania faktur w chmurze połączony z bazą GUS pozwala właścicielom firm wygenerować dziesiątki faktur dziennie. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca oszczędza swój czas i jednocześnie nie naraża się na popełnianie przypadkowych błędów. Wystarczy, że wpisze prawidłowo numer NIP, a system automatycznie uzupełni rubryki potrzebnymi danymi. Program do wystawiania faktur online jest dedykowany wszystkim firmom, a w szczególności przedsiębiorcom, którzy dużo pracują poza siedzibą firmy.
Jednym z najbardziej nowoczesnych programów do faktur, a nawet księgowości, jest program Faktura XL, który jest zintegrowany z KSeF i posiada wszystkie wyżej wymienione funkcje.
Ostatnia aktualizacja: 2023-03-23 Data publikacji: 2020-01-15, autor: FakturaXL
