Przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą generuje pewne koszty, które może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak należy pamiętać, że nie każdy wydatek jest kosztem związanym z uzyskaniem lub utrzymaniem źródła przychodów.
Jest jednym z dokumentów księgowych stosowanych w związku z prowadzoną działalnością. Wystawia się ją na towary i usługi nabywane celem uzyskania przychodów przez firmę. Faktura kosztowa ma duży wpływ na wysokość tego przychodu. Jej zadaniem jest pomniejszenie dochodu, co jednocześnie ma wpływ na zmniejszenie podatku dochodowego.
W założeniu fakturą kosztową będzie wszystko to co zostało zakupione na potrzeby firmy, a nie celem dalszej odsprzedaży. Będą to towary lub usługi potrzebne do prowadzenia działalności. W przypadku faktur kosztowych duże znaczenie mają koszty uzyskania przychodów, bo tylko takie mogą się na niej znaleźć. Dochód, który uzyskuje firma wylicza się odejmując od przychodu poniesione koszty. Wyliczony dochód stanowi podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Obowiązujące przepisy definiują wydatki, które nie mogą stanowić kosztów działalności, jak np.: koszty reprezentacji.
Kiedy od faktury kosztowej nie można odliczyć VAT?
Czasami od wystawionej faktury zakupowej nie ma możliwości odliczenia podatku VAT. Sytuacja taka ma miejsce wtedy, kiedy dokument został wystawiony przez podmiot nie zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Podobnie jest jeżeli faktura VAT została wystawiona niezgodnie ze stanem rzeczywistym lub kiedy do tego samego zdarzenia jest przypisana większa liczba dokumentów. Podsumowując, wszystkie niezgodności ze stanem faktycznym ujęte na fakturze lub brak numeru NIP nabywcy nie pozwalają na odliczenie podatku VAT.
Program do ewidencji faktur kosztowych ma pomóc w prawidłowym wprowadzaniu faktur do systemu. Przy dużej ilości dokumentów łatwo o pomyłkę. Może to dać fałszywy obraz i mieć wpływ na informacje dotyczące dochodu, dlatego warto jest skorzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych, takich jak np.: program do ewidencji faktur kosztowych.
Podatnik w zależności od oprogramowania, które wybierze oraz stopnia zaawansowania programu może np.: wybrać rodzaj dokumentu lub inne możliwości zgodnie z własnymi potrzebami. Może wybrać kategorię dokumentu, numerację itp. Dzięki ewidencji, zarządzanie dokumentami kosztowymi jest proste i w dużej mierze opiera się na intuicji. Obsługa programu nie jest skomplikowana. Łatwo i szybko można też wyłapać błędy, które mogą pozbawić podatnika możliwości dokonania odliczenia podatku VAT.
Nowoczesny program do ewidencji kosztów nie tylko sprawdzi poprawność NIP Sprzedawcy, ale też czy jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy jego numer konta znajduje się na Białej Liście Podatników. Uzyskać można wtedy pewność i bezpieczeństwo, że faktura został prawidłowo zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Programem takim jest FakturaXL, można poza wymienionymi wyżej funkcjami wygenerować w nim Ewidencję zakupów VAT, sprawdzać terminy płatności i ustawić automatyczne dodawanie kosztów na podstawie faktur cyklicznych. Całość jest bardzo przejrzysta i wygodna w codziennym korzystaniu.
Do ewidencji faktur kosztowych, a nawet księgowości, znakomicie sprawdza się program Faktura XL, który spełnia wszystkie wymogi dobrego programu do prowadzenia ewidencji zakupów.
