Kluczowym dokumentem dla wynajmującego i najemcy jest dobrze sporządzona umowa najmu. Tylko taka zapewnia spokój i bezpieczeństwo obu stronom. Ważnym uzupełnieniem każdej umowy najmu lokalu jest protokół zdawczo-odbiorczy, który szczegółowo opisuje daną nieruchomość.
Umowa najmu jest regulowana przez przepisy kodeksu cywilnego. Zawierana jest pomiędzy wynajmującym, a najemcą. W ramach umowy wynajmujący zobowiązuje się do wydania najemcy rzeczy do używania (najczęściej jest to mieszkanie lub lokal użytkowy). W zamian najemca zobowiązuje się płacić wynagrodzenie (czynsz) w określonej wysokości. Umowa powinna być sporządzona w formie pisemnej. Jeżeli najem jest krótkoterminowy nie trzeba koniecznie sporządzać umowy na piśmie. Przedmiotem najmu mogą być rzeczy ruchome, nieruchomości, jak również części rzeczy jako całości lub jej części składowe. Z najmu wyłączone są rzeczy zużywalne oraz prawa.
Elementy jakie powinna zawierać umowa najmu
Za prawidłowo sporządzoną umowę najmu uważa się umowę, która zawiera niżej wymienione elementy:
miejsce i data zawarcia umowy
określenie stron umowy (dane osób zawierających umowę)
dokładne określenie przedmiotu najmu (opis, stan prawny, cechy szczególne przedmiotu najmu itp.)
wysokość czynszu (ewentualnie inne opłaty, terminy oraz sposoby zapłaty)
czas trwania umowy
warunki wypowiedzenia umowy
prawa i obowiązki stron
podpisy stron.
Umowa będzie bardziej dokładna jeżeli zostaną w niej zawarte inne dodatkowe elementy, jak:
wysokość kaucji oraz sposób jej rozliczenia
sposób korzystania z przedmiotu umowy
zgoda lub nie na dokonywanie wszelkich zmian w wynajmowanym mieszkaniu.
Opcjonalnie mogą się w niej również znaleźć zapisy dotyczące zastosowania kary za ewentualne spóźnienia w zapłacie.
Wysokość czynszu
Umowa najmu jest umową płatną, dlatego musi się w niej znaleźć informacja o wysokości miesięcznego czynszu. Jeżeli takiej informacji nie ma wtedy zgodnie z prawem taka umowa staje się umową użyczenia, nie najmu. Ważne jest także określenie terminu i sposobu płatności, przykładowo: przelew do 15 dnia każdego miesiąca.
Czas trwania umowy
Umowa najmu może być zawarta na czas oznaczony (koniec trwania umowy przypada na dzień wyznaczonego terminu) lub nieoznaczony. W tym przypadku chcąc rozwiązać umowę należy złożyć wypowiedzenie zgodnie z warunkami przyjętymi w umowie. Warunki wypowiedzenia powinny być ściśle określone, co pozwala w pełni zabezpieczyć w tej kwestii zarówno wynajmującego jak i najemcę. Dzięki temu umowa nie może być wypowiedziana z dnia na dzień, a z zachowaniem terminu w niej określonego.
W niektórych sytuacjach, które powinny być zawarte dopuszcza się wypowiedzenie bez zachowania terminu. Do takich sytuacji z pewnością należą zaległości w zapłacie czynszu lub użytkowanie rzeczy w sposób niewłaściwy i niezgodny z ich przeznaczeniem.
Prawa i obowiązki stron
Ważnym elementem każdej umowy najmu są prawa i obowiązki obu stron najmu. Jakie to będą prawa i obowiązki zależy od samych zainteresowanych. Przykładem po stronie wynajmującego może być obowiązek zapewnienia sprawnego działania instalacji oraz urządzeń związanych z budynkiem. Z kolei obowiązkiem najemcy może być naprawa zniszczeń, które powstały na skutek nieprawidłowego użytkowania niektórych rzeczy.
Dołączenie do umowy protokołu zdawczo-odbiorczego pozwala uniknąć ewentualnych sporów związanych ze stanem technicznym niektórych urządzeń będących na stanie mieszkania, które zgodnie z umową najemca mógł użytkować. Warto też spisać stan licznika elektrycznego, czy opisać w protokole stan mebli znajdujących się na wyposażeniu lokalu.
