Nadpłata składki zdrowotnej – definicja i mechanizm rozliczenia
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, przedsiębiorcy mają obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, co następuje w terminie do 20 maja roku następującego po danym roku podatkowym (czyli np. do 20 maja 2025 roku za rok 2024). W wyniku tego rozliczenia może dojść zarówno do niedopłaty, jak i nadpłaty składki zdrowotnej. Przepisy art. 81 ust. 2i–2n ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych określają procedurę postępowania w przypadku nadpłaty.
W razie jej wystąpienia, przedsiębiorca może złożyć do ZUS elektroniczny wniosek o zwrot nadpłaconej składki – najpóźniej do 2 czerwca danego roku. Zwrot zostanie dokonany jedynie pod warunkiem braku zaległości wobec ZUS. W przeciwnym przypadku nadpłata zostanie zaliczona na poczet zobowiązań. Jeżeli natomiast przedsiębiorca nie złoży wniosku w terminie, nadpłata również może zostać spożytkowana na bieżące lub przyszłe składki.Czy nadpłacona składka zdrowotna może stanowić koszt uzyskania przychodu?
Kluczowe znaczenie odgrywa forma opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej; ustawodawca rozróżnia w tym zakresie trzy podstawowe modele:- podatek liniowy (19%),
- skala podatkowa (12% i 32%),
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Podatek liniowy a nadpłacona składka zdrowotna
Przedsiębiorcy rozliczający się podatkiem liniowym mają możliwość zaliczenia zapłaconych składek zdrowotnych do kosztów uzyskania przychodów lub ich odliczenia od dochodu – w ramach ustawowego limitu (11 600 zł za 2024 rok, 12 900 zł za 2025 rok). W związku z tym, ewentualna nadpłata składki, która została uprzednio ujęta w kosztach, musi zostać skorygowana.
Sposób korekty zależy od przyczyny nadpłaty. W pierwszym przypadku, jeśli nadpłata wynika z błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki, zgodnie z art. 22 ust. 7d ustawy o PIT, korekty należy dokonać wstecznie – tj. w okresie, w którym koszt został pierwotnie ujęty.
Z kolei w drugim przypadku, jeśli nadpłata nie jest skutkiem błędu, lecz np. wynika z różnic w prognozowanych i rzeczywistych dochodach, korekta powinna nastąpić na bieżąco, w okresie otrzymania zwrotu (zgodnie z art. 22 ust. 7c).
W przypadku, gdy przedsiębiorca nie występuje o zwrot nadpłaty, a środki te pozostają na koncie ZUS i zostają przeznaczone na przyszłe zobowiązania, nie ma konieczności korekty kosztów. Kluczowe jest bowiem, że wydatek został faktycznie poniesiony w roku podatkowym, a zwrot nie nastąpił.Skala podatkowa – brak wpływu na koszty
Przy rozliczeniu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), składka zdrowotna nie może być ani zaliczona do kosztów, ani odliczona od dochodu. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca otrzyma zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej, nie wywołuje to żadnych skutków podatkowych – jest to zdarzenie całkowicie neutralne.
W świetle art. 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT, składki zdrowotne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów – wyjątkiem są wyłącznie sytuacje opisane w pkt 2.1 (podatek liniowy). Zatem w przypadku rozliczenia według skali podatkowej, wszelkie zwroty nadpłat nie wymagają korekt ani doliczeń.Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – częściowe odliczenie i korekta przy zwrocie
Dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, składka zdrowotna również nie stanowi kosztu podatkowego, gdyż konstrukcja ryczałtu nie przewiduje tej kategorii. Zgodnie jednak z art. 11 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku, dopuszczalne jest pomniejszenie przychodu o 50% zapłaconych składek zdrowotnych.
W przypadku otrzymania zwrotu nadpłaconej składki, podatnik zobowiązany jest – na podstawie art. 21 ust. 2a tej ustawy – do doliczenia kwoty uprzednio odliczonej (czyli 50% wartości otrzymanego zwrotu) do przychodu w zeznaniu rocznym za rok, w którym zwrot nastąpił. Brak tej korekty mógłby skutkować nieprawidłowym obliczeniem podstawy opodatkowania.Zwrot a zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań – skutki podatkowe
W praktyce przedsiębiorcy często rezygnują ze zwrotu nadpłaty, pozwalając ZUS-owi automatycznie zaliczyć te środki na poczet bieżących lub przyszłych składek. Taka decyzja wpływa bezpośrednio na rozliczenia podatkowe.
Dla podatników liniowych – składka zapłacona w 2024 roku, nawet jeśli część nadpłaty zostanie wykorzystana w 2025 roku, jest kosztem uzyskania przychodów w roku jej faktycznego poniesienia (2024). Nie występuje konieczność korekty, o ile nie dochodzi do fizycznego zwrotu środków.
Dla ryczałtowców – odliczenie w 2024 roku pozostaje w mocy, natomiast w momencie zwrotu w 2025 roku, konieczne jest doliczenie odpowiedniej kwoty do przychodów.
Dla podatników na skali – sytuacja pozostaje neutralna.Zmiana formy opodatkowania a rozliczenie nadpłaty
Częstym przypadkiem jest zmiana formy opodatkowania pomiędzy latami podatkowymi.
Przykładowo, przedsiębiorca w 2024 roku opodatkowany liniowo, a od 2025 roku ryczałtem – w takim scenariuszu:
- jeżeli w 2024 roku zaliczył nadpłacone składki do kosztów, a w 2025 roku otrzyma zwrot, musi skorygować koszt w roku 2024, zgodnie z art. 22 ust. 7d (ponieważ nadpłata była skutkiem błędu),
- jeżeli nie wystąpi o zwrot, lecz nadpłata zostanie zaliczona na poczet składek w 2025 roku, korekta nie jest wymagana – koszt przypisany jest do 2024 roku.
Praktyczne konsekwencje i zalecenia dla przedsiębiorców
Z punktu widzenia zarządzania finansami przedsiębiorstwa, odpowiednie ujęcie nadpłaconej składki zdrowotnej ma znaczenie dla:
- poprawności rozliczeń z organami skarbowymi,
- dokładnego określenia rzeczywistego dochodu,
- eliminowania ryzyka podatkowego wynikającego z błędnej kwalifikacji księgowej.
- dokładne monitorowanie podstaw do wyliczenia składki zdrowotnej, szczególnie w przypadku podatników liniowych i na ryczałcie,
- analizę przyczyny nadpłaty – błąd rachunkowy czy prognozowane dane,
- dokumentowanie decyzji o rezygnacji ze zwrotu, co ułatwia wykazanie zasadności braku korekty,
- konsultacje z doradcą podatkowym w przypadku zmiany formy opodatkowania lub nietypowych sytuacji (np. korekt kilkuletnich).
Podsumowanie
Nadpłata składki zdrowotnej nie zawsze oznacza konieczność dokonania korekty kosztów lub przychodów – wiele zależy od formy opodatkowania i decyzji przedsiębiorcy co do sposobu zagospodarowania nadpłaty. Dla podatników rozliczających się liniowo lub ryczałtem, otrzymanie zwrotu nadpłaty skutkuje koniecznością odpowiedniej korekty w kosztach lub przychodach. Dla przedsiębiorców na skali podatkowej sytuacja pozostaje podatkowo neutralna. W każdym przypadku kluczowe znaczenie ma precyzyjne rozliczenie nadpłaty zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz transparentna ewidencja księgowa.
Data publikacji: 2025-07-04, autor: FakturaXL
