Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura, dlatego w firmach wydatki księgowane są w kosztach uzyskania przychodu głównie na podstawie faktur. Czasami może zdarzyć się, że przedsiębiorca nie otrzyma faktury. Czy w takiej sytuacji ma prawo ująć poniesiony wydatek w kosztach?
Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT zawiera definicję kosztu podatkowego. Zgodnie z nią za koszty uzyskania przychodu uważane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.
Aby wydatek stał się kosztem podatkowym muszą zostać spełnione łącznie wymienione warunki:
wydatek musi być poniesiony przez podatnika
wydatek jest definitywny (bezzwrotny)
wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
wydatek zostaje poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów
wydatek nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT
wydatek został właściwie udokumentowany.
Podstawowy warunek jaki musi zostać spełniony, aby dany wydatek można było zaliczyć do kosztów firmowych jest konieczność wykazania istnienia związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy tym wydatkiem, a prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatek musi też mieć charakter definitywny, bezzwrotny i powinien być udokumentowany we właściwy sposób. Właściwy sposób nie zawsze musi oznaczać wystawienie faktury. Przepisy dopuszczają również inne formy dokumentów.
W jaki sposób należy udokumentować poniesione wydatki?
Każdy wydatek dla celów podatkowych powinien być właściwie udokumentowany. Czy takim dokumentem jest jedynie faktura? Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT dla przedsiębiorców prowadzących PKPiR za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania kosztu. W związku z tym, jeżeli brak jest faktury, to podstawę ujęcia kosztu musi stanowić inny dowód. O uznaniu danego wydatku za koszt podatkowy decydują przede wszystkim przepisy prawa podatkowego.
W par. 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie KPiR napisane jest, że za podstawę zapisów w księdze przychodów i rozchodów uznaje się dowody księgowe, takie jak:
rachunki oraz dokumenty celne nazywane fakturami wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami
inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej faktycznym przebiegiem, które zawierają przynajmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresy) będących uczestnikami operacji gospodarczych, których dotyczy dowód
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarczy podać jedną datę
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji można określić w jednostkach naturalnych
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Dokumenty te powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób, który będzie umożliwiał powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dokumentowanie wydatku za pomocą dokumentów innych niż faktura
Art. 180 Ordynacji podatkowej wskazuje, że dowodem powinno być wszystko to co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dzięki temu wydatek można udokumentować również za pomocą innych dokumentów niż faktura. Podobną opinię wyraził Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 15 maja 2018 roku, nr II FSK 1034/16wskazał, że:
możliwość rozpoznania kosztu mimo braku faktury/rachunku zarezerwowana jest wyłącznie do przypadków, gdy brak ten ma charakter trwały; nie chodzi tu zatem o chwilowy brak faktury, wynikający z normalnego toku czynności wystawiającego ją podmiotu, czy nawet opóźnienia po jego stronie, ale o przypadki, kiedy faktura/rachunek w ogóle nie będą wystawione.
Na podstawie przytoczonego wyroku uznaje się, że jedynie trwały brak faktury daje możliwość ujęcia wydatku w kosztach podatkowych na podstawie innego dokumentu. Pomimo, że przedsiębiorca nie posiada faktury, to i tak może ująć wydatek w kosztach podatkowych. Istnienie otwartego katalogu środków dowodowych daje podatnikowi możliwość skorzystania z innych niż faktura środków dowodowych. Fakt, że podatnik nie jest w posiadaniu faktury zakupowej nie oznacza, że dany wydatek nie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Nie dotyczy to jednak przypadku, kiedy faktura trafi do podatnika z opóźnieniem.
Podsumowanie
Podstawowym dokumentem księgowym w obrocie gospodarczym jest faktura. Jej trwały brak nie pozbawia podatnika i nie odbiera mu prawa do ujęcia poniesionego wydatku w kosztach podatkowych. Otwarty katalog środków dowodowych daje możliwość skorzystania z innego dowodu dokumentującego poniesienie wydatku, w przypadku, gdyby podatnik nie posiadał faktury dokumentującej ten wydatek.
