Czym się różni wydatek od kosztu w firmie?

W każdej firmie, aby osiągnąć przychody, trzeba również ponieść wydatki. Mowa o zakupie towarów, materiałów, opłatach za lokal, telefon czy komputer, a także samochód służbowy. Wymieniliśmy tylko wybrane koszty, które każdego dnia, miesiąca są regulowane przez przedsiębiorców. Określenie wydatki oraz koszty bardzo często stosowane są zamiennie, jednak nie oznaczają tego samego i warto zdawać sobie z tego sprawę.

Co to jest wydatek?

Przez określenie wydatek rozumie się kwotę uregulowaną na nabycie towaru albo usługi. Kupując telefon za 2000 zł, wydatek jest równy 2000 zł. Z kolei płacąc za produkty spożywcze do restauracji kwotę 500 zł, wydatek wynosi 500 zł. Reasumując, wydatkiem jest każda kwota zapłacona za daną rzecz.

W kwestii wydatków nie stosuje się podziału na wydatki prywatne oraz firmowe.

Wydatki przedstawiają się następująco:

• codzienne zakupy żywności, artykułów używanych w domu oraz artykułów biurowych i towarów handlowych,
• kwoty uregulowane za mieszkanie i czynsz za lokal usługowy,
• regulowane raty kredytów – mowa zarówno o zobowiązaniach konsumenckich, jak i firmowych,
• opłaty regulowane za korzystanie z usług profesjonalnych, do których zalicza się fryzjera czy kosmetyczkę oraz usługi księgowe.

Właściwe zarządzanie wydatkami powinno być bardzo istotne zarówno dla osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą, jak i osoby fizycznej, określanej jako konsument.

Kiedy wydatki stają się kosztem?

Określenie koszt jest nieco bardziej złożone niż wydatek, gdyż kluczowe znaczenie odgrywa wpływ konkretnego wydatku na finanse przedsiębiorstwa. Wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, dopiero gdy spełni konkretne wymogi. Przede wszystkim musi być bezpośrednio związany z prowadzoną firmą.

Wydatek musi być związany z:

• nabyciem albo wytworzeniem towarów oferowanych konsumentom,
• świadczeniem oferowanych usług,
• przyszłymi korzyściami, czyli wydatki muszą mieć wpływ na wzrost produktywności, a także osiąganie korzyści w przyszłości.

Kolejny warunek, pozwalający na zakwalifikowanie wydatków jako kosztów to właściwa ewidencja, klasyfikacja, a także przypisanie do konkretnej kategorii kosztowej.

Należy podkreślić, że każdy koszt jest wydatkiem, jednak nie każdy wydatek ponoszony przez przedsiębiorstwo zostanie zakwalifikowany jako koszt.

Wydatek a koszt – różnice

Porównując wydatki z kosztami, warto zwrócić uwagę na kluczową różnicę między tymi określeniami, a mianowicie koszt poniesienia. Po nabyciu zarówno towarów, jak i usług, trzeba zweryfikować, czy są związane z działalnością, czy taka zależność nie występuje. Po spełnieniu tego wymogu wydatek zostaje zakwalifikowany jako koszt. W sytuacji, gdy zauważy się nawet najmniejsze znamiona wydatku osobistego, czyli zaspokajającego prywatne potrzeby, nie może zostać on zakwalifikowany jako koszt firmowy i wprowadzony do ewidencji.

To bardzo istotna informacja, gdyż koszty mają wpływ na sytuację finansową przedsiębiorstwa, a wydatki już nie. W skrócie koszty pomniejszają podstawę opodatkowania, czyli mają wpływ na zobowiązanie podatkowe. W związku z tym właściwa klasyfikacja kosztów oraz wydatków odgrywa szczególnie ważną rolę.

Klasyfikacja kosztów i wydatków nie zawsze jest tak prosta, jak może się wydawać. Mowa, chociażby o wydatkach ponoszonych na nabycie środków trwałych, czyli samochodu albo maszyny produkcyjnej i innych. To wydatki natychmiastowe, jednak jako koszty zostają amortyzowane i odpisuje się je za okresy, kiedy są używane w przedsiębiorstwie. Trzeba zaznaczyć, że ustawodawca wyznaczał maksymalną wartość kosztową dla pojazdów. W kosztach może znaleźć się kwota do 150 000 zł dla aut spalinowych oraz 225 000 zł dla samochodów elektrycznych.

Wydatki eksploatacyjne ponoszone w trakcie używania samochodu także podlegają wyznaczonym limitom, uwarunkowanym sposobem korzystania z pojazdu.

PRZYKŁAD 1
Nabywając telefon za 5000 zł, to wydatek rzędu 5000 zł. Jeżeli sprzęt będzie używany tylko do prowadzenia firmy do ewidencji kosztów firmowych można wprowadzić cały wydatek, czyli 5 000 zł.

PRZYKŁAD 2
Nabywając samochód osobowy za 300 000 zł, to wydatek o wartości 300 000 zł. Jednak przedsiębiorca nie może wprowadzić całej kwoty do kosztów firmowych, ze względu na wyznaczony przez ustawodawcę limit 150 000 zł. W trakcie wykonywania odpisów amortyzacyjnych, w comiesięcznych kosztach rozliczane będzie 2500 zł. W tym przypadku wydatek to 300 000 zł, a koszt wynosi 2500 zł miesięcznie przez okres 60 miesięcy.

PRZYKŁAD 3
Zakup paliwa to wydatek rzędu 200 zł. Samochód został zakwalifikowany do środków trwałych w firmie, ale służy także do celów prywatnych. W takim przypadku kosztem będzie 75% wydatków ponoszonych na paliwo, czyli koszt nie wynosi 200 zł, czyli w ewidencji może znaleźć się kwota 150 zł.

Kiedy wydatek nie zostanie zakwalifikowany jako koszt?

Wydatek nie może być zakwalifikowany jako kosz, gdy nie jest związany z prowadzoną firmą. Chociaż trzeba zaznaczyć, że klasyfikacja wydatku jako kosztu nie zawsze jest taka sama. Kluczowe znaczenie odgrywa kontekst, profil oraz charakter prowadzonej działalności. Na przykład dla firmy wykonującej remonty kosztem będzie zakup maszyny do cięcia płytek, a dla programisty taki wydatek nie może zostać zakwalifikowany do firmowych kosztów.

Wydatki osobiste również nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty firmowe. Mowa, chociażby o wydatkach na przyjemności, rozrywkę, realizację hobby czy nabycie drogich przedmiotów. To wydatki, ale nie koszty, gdyż nie są bezpośrednio związane z prowadzoną firmą i nie umożliwiają wygenerowania albo zabezpieczenia przychodów.

Kosztu nie stanowią także wydatki ponoszone na codzienne funkcjonowanie, rozwój oraz do zaspokajania własnych potrzeb.

Jako ciekawostkę warto dodać, że programista albo inny przedsiębiorca, który zamawia co miesiąc catering, którego wartość wynosi 1500 zł, nie może tej kwoty wprowadzić do kosztów firmowych. Catering służy do zaspokojenia jego podstawowych potrzeb, jeść muszą nawet osoby, które nie prowadzą własnej firmy, dlatego wydatek nie jest kosztem firmowym i nie może znaleźć się w ewidencji.

Wydatek a koszt w firmie – kilka słów podsumowania

Każdy przedsiębiorca musi rozróżniać koszty od wydatków. Tylko w taki sposób bez problemu będzie zarządzał własną działalnością gospodarczą. Niewłaściwa klasyfikacja przyczyni się do błędnych wyników i niewłaściwych zobowiązań podatkowych przedsiębiorstwa. Aby tego uniknąć, każdy wydatek należy analizować oddzielnie i w indywidualny sposób. Kluczowe znaczenie odgrywa zasadność ponoszonego kosztu. Aby uniknąć błędów i prawidłowo prowadzić ewidencję kosztów, warto skorzystać z pomocy eksperta albo ewentualnie wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Data publikacji: 2023-07-25, autor: FakturaXL