Od 1 styczna 2020 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące wpisywania na paragonie numeru NIP nabywcy. Jego brak pozbawia kupującego otrzymania faktury VAT wystawianej na podstawie paragonu. Co w sytuacji kiedy sprzedawca nie ma technicznej możliwości, aby wpisać NIP na paragonie?
Obowiązujące od stycznia 2020 r. nowe zasady dotyczące wystawiania faktur sprzedaży do transakcji udokumentowanych za pomocą paragonu fiskalnego sprawiają podatnikom sporo problemów. W sytuacji kiedy sprzedawca nie ma możliwości wpisania numeru NIP na paragonie, to nabywca powinien w momencie zakupu poinformować sprzedawcę, że nabywa towar lub usługę jako podatnik, a sprzedawca powinien wystawić fakturę zamiast rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Wprowadzenie nowych przepisów miało na celu zmniejszenie nadużyć związanych z wystawianiem tzw. „pustych faktur” do paragonów fiskalnych. Przed 1 stycznia 2020 roku bardzo często stosowana była praktyka wystawiania faktur do paragonów pozostawionych przez innych klientów. Szczególnie widoczne było to na stacjach benzynowych. Klienci występowali o wystawienie faktury zbiorczej na podstawie zebranych paragonów wystawianych na rzecz innych osób. Celem rządu było uregulowanie przepisów dzięki którym można byłoby zatrzymać wypływ środków z systemu VAT, dlatego też do art. 106b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług został dodany ust. 5 – 7. Zmiany dotyczą sytuacji kiedy paragon wystawiany jest na rzecz podatnika VAT. Faktura do paragonu może zostać wystawiona jedynie w sytuacji kiedy na paragonie zostanie umieszczony NIP nabywcy.
Niestety, obecnie nadal wielu podatników zajmujących się sprzedażą objętą nowelizacją przepisów korzysta cały czas z kas fiskalnych za pomocą, których nie ma możliwości umieszczenia numeru NIP nabywcy na paragonie. Stąd bardzo często dochodzi do problematycznych sytuacji oraz pojawienia się wątpliwości co do interpretacji zwłaszcza wśród podatników, którzy z różnych powodów nie byli w stanie dostosować urządzeń do wymagań wynikających z nowych przepisów.
Nowe przepisy i problemy z nimi związane
Wprowadzenie nowych przepisów wiąże się dla wielu podatników z problemami natury technicznej, dlatego też niektórzy z nich skierowali do organu podatkowego prośbę o wydanie interpretacji w danej sprawie. O interpretację indywidualną poprosiła między innymi spółka prowadząca działalność świadczącą usługi hotelowe i gastronomiczne, której problem został opisany w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15 stycznia 2020 roku o numerze 0111-KDIB3-2.4012.655.2019.1.SR
Spółka dokumentuje sprzedaż za pomocą licencjonowanego programu, który został tak skonfigurowany, że cała sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej. Jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej to otrzymuje potwierdzenie zapłaty za usługę na paragonie fiskalnym razem z pokwitowaniem zapłaty. Natomiast w przypadku kiedy klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot gospodarczy to otrzymują oni jedynie fakturę VAT, na której znajdują się wszystkie wymagane dane (razem z numerem NIP). Paragon fiskalny, pozostaje u wnioskodawcy razem z kopią faktury VAT. Sprzedawca wnioskując o wydanie interpretacji wskazał na ograniczenia w dostosowaniu sprzętu i oprogramowania fiskalnego do zmienionych przepisów. Chodziło między innymi o problemy natury technicznej, a głównie o problemy finansowe, bowiem koszt zakupu nowego sprzętu i oprogramowania jest dość spory.
W związku z tym spółka zadała pytanie, czy wystawiając faktury łącznie z wydrukowanym paragonem fiskalnym, na którym nie znajduje się numer NIP nabywcy, a który generuje się automatycznie i nie jest przekazywany nabywcy, to jest to prawidłowe działanie w świetle nowych przepisów (art. 106b ust. 5 i 6 ustawy o VAT). Argumentacja spółki sprowadziła się do zagadnienia wykazania prawidłowości jej działania w punkcie celowości wprowadzenia nowej regulacji, jak również jej założeń, które zawiera uzasadnienie do projektu ustawy. Według wnioskodawcy jego działania są zbieżne z tymi, które wybrał ustawodawca. Chodzi o pomysł eliminacji sytuacji, w których faktura VAT wystawiana jest na podstawie paragonu fiskalnego bez numeru NIP nabywcy. W tej konkretnej sytuacji wartym podkreślenia jest fakt, że paragon fiskalny nigdy nie trafi do nabywcy, który nawet nie ma pojęcia, że taki został wydrukowany, dlatego też w późniejszym okresie czasu nie zgłosi się z żądaniem wystawienia faktury na podstawie niniejszego paragonu. Wynika z tego, że żądanie wystawienia faktury musi być zgłoszone przed wystawieniem dokumentu sprzedaży, a jest to zgodne z zaleceniami uzasadnienia do znowelizowanej ustawy.
Niestosowanie przepisów w związku z ograniczeniami technicznymi
W opisanym wyżej przypadku działania spółki zostały uznane za nieprawidłowe. W wydanym uzasadnieniu zostało wskazane, że podatnik nie może dowolnie wybierać w jakim charakterze dokonuje zakupu, czy na potrzeby prowadzonej działalności, czy jako konsument. Występując jako podatnik VAT musi poinformować o tym sprzedającego i podać swój numer NIP, aby sprzedaż mogła być prawidłowo udokumentowana (faktura VAT lub paragon z NIP, który będzie stanowił podstawę do ewentualnego wystawienia faktury do paragonu w późniejszym czasie).
W treści art. 106b ust. 5 ustawy o VAT znajduje się zapis, że jeżeli na paragonie fiskalnym brak jest numeru NIP, to nie można na jego podstawie wystawić faktury VAT. Dotyczy to również sytuacji, kiedy ze względów technicznych nie jest możliwe umieszczenie na paragonie numeru NIP nabywcy nawet jeżeli faktura będzie wystawiana w tym samym czasie co paragon, a klient nie jest informowany o rejestracji sprzedaży na kasie rejestrującej.
W przepisie jest wyraźnie napisane, że przy pomocy kasy fiskalnej podatnicy mogą ewidencjonować jedynie sprzedaż prowadzoną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wynika z tego, że jeżeli klient w momencie zakupu powiadomi sprzedawcę, że nabywa towar lub usługę jako podmiot gospodarczy to sprzedający powinien wystawić paragon z numerem NIP. Jeżeli ze względów technicznych nie ma takiej możliwości to nie powinien ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej, a wystawić fakturę VAT.
