Przedsiębiorcy często w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują samochód prywatny. W związku z tym pojawia się pytanie czy samochód zarejestrowany na osobę fizyczną można użytkować w firmie jako auto służbowe i odliczać koszty związane z jego eksploatacją?
Przedsiębiorcy prowadząc działalność gospodarczą wprowadzają do firmy środki transportu (samochody osobowe lub ciężarowe). W zależności od tego jaki jest rodzaj pojazdu, a także jego przeznaczenie zależy rozliczenie kosztów eksploatacji. Jeżeli przedsiębiorca był właścicielem auta osobowego jeszcze przed założeniem działalności gospodarczej, to może go użytkować w firmie na jeden z trzech dostępnych sposobów:
Właściciel lub współwłaściciel samochodu osobowego nie wprowadza auta do firmy
Z faktur eksploatacyjnych może odliczać 50% VAT naliczonego na wydatki między innymi: na paliwo, naprawy serwis. Pozostałe, nieodliczone 50% VAT razem z kwotą netto pomnożone przez 20% księguje się w KPiR jako koszt uzyskania przychodu. Amortyzacja auta nie stanowi KUP, ponieważ samochód nie jest składnikiem majątku firmy. Przy sprzedaży auta nie trzeba naliczać podatku VAT, ani podatku dochodowego.
Właściciel lub współwłaściciel wprowadza samochód osobowy do firmy na podstawie oświadczenia
Wprowadzenie samochodu osobowego do firmy na podstawie oświadczenia, w którego treści zamieszcza podstawowe informacje o samochodzie i podaje jego wartość rynkową na dzień wprowadzenia do działalności. Od tego dnia auto jest składnikiem majątku firmy i można je amortyzować. W przypadku kiedy wartość początkowa jest niższa od 10 000 zł, to auto może być zamortyzowane jednorazowo w miesiącu wprowadzenia go do przedsiębiorstwa. Jeżeli wartość przekracza 10 000 zł, to samochód należy amortyzować przynajmniej przez 30 miesięcy. Podatek VAT z faktur eksploatacyjnych odlicza się w 50%. Natomiast koszt uzyskania przychodu stanowi 75% wartości. Powyższe rozwiązanie ma zastosowanie przy wykorzystaniu pojazdu w działalności mieszanej, czyli dla celów działalności gospodarczej i prywatnie
Prywatny samochód w firmie wykorzystywany tylko do celów firmowych
Prywatny samochód osobowy zostaje wprowadzony do firmy i jest wykorzystywany tylko dla celów firmowych. Amortyzuje się go w taki sam sposób jaki został przedstawiony w powyższym przykładzie drugim. Różnica polega na sposobie rozliczania podatku VAT i PIT od kosztów związanych z jego użytkowaniem. Przedsiębiorca musi potwierdzić, że będzie wykorzystywał samochód jedynie do celów firmowych. Dokonuje tego na formularzu VAT-26, które składa do właściwego urzędu skarbowego. Dodatkowo zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Pozwoli mu to odliczyć z faktur kosztowych związanych z eksploatacją samochodu zarówno VAT jak i PIT w 100%.
