Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie prowadzą księgowość czasami mogą popełniać błędy, a to może wywołać różne konsekwencje. Jedną z nich jest zaniżenie kwoty podatku dochodowego i wiążąca się z tym zapłata odsetek.
Książka Przychodów i Rozchodów musi być prowadzona zgodnie z przepisami w sposób „rzetelny” i „niewadliwy” (art. 1 par. 11 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR) i odzwierciedlający rzeczywistość:
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi.
Księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty….
Księga uznawana jest też za rzetelną między innymi:
jeżeli wartość niewpisanych lub błędnie wpisanych kwot przychodu nie przekracza łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy
w sytuacji kiedy brak właściwych zapisów związany był z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło prowadzenie księgi
błędy były powodem podwyższenia kwoty podstawy opodatkowania (bez błędów polegających na niewpisaniu bądź na zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny
podatnik dokonał uzupełnienia zapisów lub dokonał korekty błędnych zapisów w książce jeszcze przed rozpoczęciem kontroli.
Podsumowując, błędy nie są problemem jeżeli zostaną w porę naprawione, zwłaszcza przed ewentualną kontrolą ze strony organu podatkowego.
Rodzaje błędów
Przykładowo w KPiR mogą zdarzyć się takie błędy jak:
wpisanie niewłaściwej kwoty przychodu lub kosztu, co może być powodem zapłaty za niskiego lub za wysokiego podatku
ujęcie w kosztach wydatku, który nie powinien stanowić kosztu, ponieważ nie ma związku z prowadzoną działalnością
wpisanie niewłaściwej daty, która może być powodem, że wpłacona zaliczka na podatek dochodowy w danym okresie była za wysoka lub za niska
niewłaściwy opis kosztu.
Jeżeli dowód księgowy, faktura lub rachunek są wadliwe, to należy je poprawić i wystawić dokument korygujący. W przypadku faktury będzie to faktura korygująca, którą wystawia sprzedawca. Czasami samo poprawienie dowodu księgowego nie wystarczy jeżeli zapisy w KPiR nadal są błędne.
Błędy w KPiR – jak je poprawić?
Przedsiębiorca, który korzysta z programu komputerowego do kpir online ponosi mniejsze ryzyko popełnienia błędu w KPiR. Ewentualne pomyłki mogą zdarzyć się jedynie przez niewłaściwe zapisy. W takim wypadku należy podjąć odpowiednie działania, które w dużym stopniu zależą od tego jak dużo czasu upłynęło od momentu pojawienia się w księdze niewłaściwego zapisu oraz od tego jakie ma on konsekwencje. 1. błędy, które zaniżają lub nie zaniżają kwoty podatku w sytuacji kiedy jego termin płatności nie minął głównie chodzi o pomyłki w opisach kosztów lub źle nazwany przedmiot transakcji na fakturze. Ten rodzaj błędu nie stanowi większego problemu pod warunkiem, że urzędnik uwierzy, iż powstał on w wyniku pomyłki. Zawsze jednak warto dokonać niezbędnych poprawek nawet w sytuacji kiedy błąd nie zaniża kwoty podatku. Błędy w KPiR zaniżające podatek nie są kłopotliwe w przypadku kiedy termin zapłaty podatku dochodowego jeszcze nie minął. Wtedy wystarczy naprawić pomyłkę i w odpowiednim czasie wpłacić kwotę zaliczki 2. błędy zaniżające kwotę podatku kiedy termin płatności podatku minął powyższa sytuacja jest bardziej skomplikowana. Błędy w KPiR zaniżające wysokość podatku kiedy termin zapłaty podatku już minął należy niezwłocznie poprawić oraz dopłacić brakującą kwotę z odsetkami o ile takie wystąpią
PRZYKŁAD: Przedsiębiorca za I kwartał 2019 roku wpłacił 200 zł zaliczki na podatek dochodowy. Po pewnym czasie zauważył w księdze przychodów i rozchodów, błędy zaniżające kwotę podatku. Po ich poprawieniu okazało się, że za podany okres czasu, przedsiębiorca musi zapłacić 2 200 zł podatku. Zapomniał o tym fakcie i dopiero przypomniał sobie 2 lipca. Od terminu zapłaty minęły 72 dni. Przedsiębiorca musi wpłacić do urzędu skarbowego kwotę:
2 000 zł – zaległa kwota
32 zł odsetki (odsetki obliczone za pomocą kalkulatora)
3. błędy zawyżające kwotę podatku są to dla podatnika najmniej przyjemne błędy, ale w przypadku kontroli nie mają konsekwencji. Jeżeli przedsiębiorca z uwagi na pomyłkę (pominięcie kosztu) zapłacił za dużą kwotę podatku, to może pominięty koszt ująć w późniejszym okresie czasu, ale w tym samym roku podatkowym. W przypadku zakończenia roku i złożeniu deklaracji, może dokonać jej korekty.
Zakończenie roku podatkowego, a poprawa błędów
W sytuacji kiedy błąd w KPiR wpływa na kwotę podatku w danym roku podatkowym już po jego rozliczeniu, należy poprawić błąd. Następnie, kiedy podatek jest za niski należy obliczyć zaległą kwotę razem z odsetkami i całość wpłacić do urzędu skarbowego w jak najszybszym terminie razem ze składaną korektą deklaracji rocznej. Jeżeli podatek został zapłacony w wyższej wysokości, to również należy złożyć korektę deklaracji rocznej i czekać na zwrot nadpłaconej kwoty.
