Podatnicy, którzy prowadzą Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów (KPiR) mają obowiązek dokonywania każdego dnia zapisów na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych. W jaki sposób należy sporządzać zapisy zbiorcze w KPiR?
Podatnicy VAT oraz zwolnieni z VAT ze względu na wysokość osiąganych obrotów prowadzący osobną ewidencję sprzedaży mogą ewidencjonować zbiorcze zapisy w KPiR (art. 109 ustawy o VAT). W ich przypadku zapisy powinny być dokonywane na koniec miesiąca w łącznej kwocie jaka wynika z zestawienia sporządzonego na podstawie prowadzonej ewidencji.
Zbiorcza ewidencja przychodów
Z par. 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że dowody księgowe można księgować zapisem zbiorczym. W praktyce wygląda to tak.
Zbiorcze ewidencjonowanie przychodów w przypadku nieprowadzenia ewidencji sprzedaży oraz ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących
Zastosowanie ma tutaj par. 19 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR. Jeżeli podatnik prowadzi sprzedaż nieudokumentowaną fakturami powinien zapisać sprzedaż wyrobów, towarów handlowych oraz usług za pomocą dowodu wewnętrznego wystawionego na koniec dnia. Musi na nim znaleźć się wartość przychodów za dany dzień.
Sprzedaż udokumentowana fakturami, a zbiorcze zapisy przychodów
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą niekiedy jednego dnia może wystawić nawet kilkanaście faktur. W celu ułatwienia pracy może on księgować zbiorcze zapisy w księdze przychodów i rozchodów w oparciu o jedną kwotę wynikającą z dziennego zestawienia faktur (zestawienie sprzedaży).
W takim zestawieniu powinny znaleźć się przynajmniej niżej wymienione elementy:
data i kolejny numer zestawienia
numery od – do faktur dotyczących danego zestawienia
suma zbiorcza faktur
podpis podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie.
Elementy te zgodne są z par. 19 ust. 4 rozporządzenia.
Zbiorcze zapisy w KPiR, a ewidencja sprzedaży
Przedsiębiorca prowadzący ewidencję sprzedaży może dokonywać w KPiR zapisów przychodów ze sprzedaży towarów i usług na koniec każdego miesiąca w łącznej kwocie w jednej pozycji. Kwota do wpisania wynika z zestawienia jakie zostało wykonane na podstawie ewidencji sprzedaży.
Ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa dla podatników, którzy:
nie ewidencjonują sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej
sami prowadzą KPiR na zasadach określonych dla biur rachunkowych i jednocześnie nie prowadzą sprzedaży udokumentowanej tylko fakturami
prowadzą handel obwoźny lub obnośny
prowadzą KPiR w siedzibie przedsiębiorstwa wielozakładowego (ewidencja sprzedaży musi być prowadzona w każdym zakładzie).
Ewidencjonowanie obrotu na kasie rejestrującej
Podatnik, który ewidencjonuje obrót na kasie fiskalnej może ujmować zapisy zbiorcze w KPiR na podstawie danych z raportów dobowych lub z raportów miesięcznychskorygowanych o wartości, które mogą wpływać na wysokość przychodu. W takim przypadku do KPiR nie wpisuje się kwot jakie wynikają z faktur dokumentujących sprzedaż, która wcześniej była ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Oryginały zwróconych paragonów muszą być podpięte trwale do kopii wystawionych faktur. Zapisy zbiorcze w KPiR muszą być zapisane w terminie najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Działalność lombardowa i kantorowa, a zapisy zbiorcze w KPiR
W przypadku działalności kantorowej ewidencjonowaniu zbiorczemu w jednej pozycji podlega kwota przychodu wynikająca z prowadzonej ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Natomiast właściciele lombardów wpisują na koniec miesiąca do KPiR kwotę prowizji jaka wynika ze spłaconych odsetek lub jest różnicą pomiędzy kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy, a kwotą udzielonych pożyczek.
PRZYKŁAD 1 Podatnik prowadzi działalność polegającą na sprzedaży materiałów biurowych. Codziennie wystawia po kilka faktur. Działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych. Podatnik prowadzi książkę przychodów i rozchodów. Czy ma prawo księgować zbiorcze zapisy w KPiR? Odpowiedź: W związku z tym, że sprzedaż jest udokumentowana fakturami, podatnik może dokonać wpisu do KPiR za pomocą jednej kwoty, która wynika z dziennego zestawienia faktur.
PRZYKŁAD 2 Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie prowadzenia lombardu. Czy może dokonywać zbiorczych zapisów w KPiR? Odpowiedź: Podatnik, który prowadzi działalność lombardową może dokonywać zbiorczych zapisów w KPiR w jednej pozycji na koniec miesiąca w oparciu o prowadzoną ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
Ewidencja wydatków
W zasadzie nie ma możliwości ujmowania wydatków w KPiR w sposób zbiorczy. Wyjątkiem są wydatki poniesione w związku z używaniem samochodów osobowych w działalności, które nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ale prowadzona jest dla nich ewidencja przebiegu pojazdu. Powyższe wydatki należy wpisać do książki przychodów i rozchodów korzystając z miesięcznego zestawienia poniesionych kosztów.
Zbiorcze zapisy w KPiR w programie Faktura XL
Program Faktura XL w KPiR zapisy dotyczące sprzedaży pokazuje domyślnie osobno. W Ustawienia > Faktury jest jednak możliwość włączenia opcji "Pokazuj zbiorczo całą Sprzedaż w jednej pozycji KPiR". Wtedy nadal wszystkie wpisy widoczne są osobno, ale w momencie zamknięcia księgi za dany miesiąc są sumowane w locie i cała sprzedaż jest zbiorczo jako jedna pozycja w KPiR.
Ostatnia aktualizacja: 2023-05-14 Data publikacji: 2020-07-09, autor: FakturaXL
