Przedsiębiorcy w Polsce często w prowadzonej działalności wykorzystują swoje prywatne telefony. W takiej sytuacji pozostaje kwestia prawidłowego rozliczenia kosztów związanych z prywatnym telefonem użytkowanym w firmie.
Telefon stacjonarny wykorzystywany w domu i firmie
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w domu ma prawo zaliczyć część ponoszonych kosztów eksploatacyjnych lokalu do kosztów działalności. W celu ich prawidłowego wyliczenia należy zastosować proporcję powierzchni biurowej do prywatnej lub wybrać opcję z założeniem odrębnych liczników do działalności i co celów prywatnych.
Jeżeli chodzi o wydatki związane z kosztem rozmów telefonicznych, to księguje się je zgodnie z otrzymanym bilingiem na podstawie, którego z łatwością można wykazać, które rozmowy były wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a które w celach prywatnych. W przypadku telefonu stacjonarnego wykorzystywanego zarówno w celach prywatnych jak i służbowych, koszt abonamentu telefonicznego nie może być uznany za koszt firmowy. Organy skarbowe uważają, że taki wydatek ponoszony jest także z powodów osobistych i podatnik najprawdopodobniej i tak ponosiłby koszt związany z abonamentem nawet jeżeli nie prowadziłby firmy w mieszkaniu. Trudno jest ustalić jaka część wydatku poniesionego na abonament dotyczy rozmów służbowych, a jaka prywatnych. W związku z tym przedsiębiorca, który chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wszystkie wydatki poniesione na telefon stacjonarny i prowadzi firmę w domu, to najlepiej jeżeli założy drugą linię telefoniczną przeznaczoną tylko dla rozmów służbowych.
Telefon komórkowy wykorzystywany prywatnie i w działalności
Koszty związane z prywatnym telefonem komórkowym mogą mieć formę abonamentu plus opłaty za rozmowy lub mogą też być na kartę pre-paid.
W przypadku telefonu komórkowego na abonament, z którego przedsiębiorca oprócz rozmów prywatnych, przeprowadza również rozmowy służbowe koszt abonamentu nie może być kosztem firmowym i zawsze będzie obciążeniem dla przedsiębiorcy jako jego koszt prywatny. Koszty rozmów mogą zostać zaliczone do firmowych na podstawie bilingu. Rozwiązaniem, które pozwoli zaliczyć wszystkie wydatki związane z telefonem do kosztów firmowych jest zakup drugiego numeru, który będzie służył jedynie do rozmów służbowych.
Jeżeli przedsiębiorca posiada telefon na kartę pre-paid, to ciężko mu będzie udowodnić, że dana rozmowa dotyczyła spraw firmowych, dlatego jeżeli chce zaliczyć do kosztów wszystkie wydatki związane z rozmowami telefonicznymi, to powinien zakupić drugą kartę z nowym numerem telefonu i przeznaczyć ją tylko do rozmów telefonicznych wykonywanych w ramach prowadzonej działalności.
Prywatny telefon pracownika – jako koszt firmowy
Przepisy pozwalają, aby w ramach wykonywania zadań służbowych z własnego prywatnego telefonu mógł skorzystać także pracownik, a nie tylko właściciel. Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to przedsiębiorca powinien zwrócić pracownikowi kwoty wydatkowane na rozmowy służbowe. W takiej sytuacji po stronie pracownika powstanie nieopodatkowany przychód. Jak mówi art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wszelkie ekwiwalenty pieniężne jakie pracownik może otrzymać, np.: za używanie w pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, które są jego własnością zwolnione są z opodatkowania podatkiem dochodowym.
