Czy wydatki na telefon służbowy mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu?
Biorąc pod uwagę przepisy prawa, a dokładnie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT dowiadujemy się, że koszty uzyskania przychodu to wszystkie wydatki, które odpowiadają trzem następującym warunkom:
- naprawdę miały miejsce (są prawdziwe),
- miały miejsce, aby przyczynić się do osiągnięcia przychodów przez przedsiębiorstwo bądź zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów.
- nie ma o nich mowy w art. 23 ust. 1., który wskazuje wydatki, które nie mogą zostać potraktowane jak koszty uzyskania przychodu.
Jednakże, przedsiębiorca, którego firma zostaje poddawana kontroli przez organy skarbowe może mieć nie lada problem, aby udowodnić, że oba telefony komórkowe służą do osiągania przychodu w przedsiębiorstwie, a jak wiadomo jest to warunek, aby wydatki te mogły zostać wliczone do kosztów uzyskania przychodu. Przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że oba telefony służą tylko i wyłącznie do celów prowadzenia działalności, a nie jego prywatnych.
Aby zobrazować sytuację, posłużymy się przykładem.
Pan Xsińki w ramach jednoosobowej działalności prowadzi sprzedaż maszyn do kawy, a także wykonuje ich serwis. Pan Xsiński posiada dwa telefony komórkowe zarejestrowane na firmę. Zachodzi pytanie, czy wydatki, które powstały z tytułu zakupu telefonów komórkowych mogą zostać wliczone w koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Teoretycznie sytuacja w której oba telefony wliczone są do kosztów uzyskania przychodu jest możliwa. Jeśli przedsiębiorstwo pana Xsińskiego zostanie poddane kontroli, należy wykazać, a następnie udowodnić, że oba telefony służą prowadzeniu jego działalności. Możliwe to będzie przy pomocy bilingów telefonicznych, a jeden telefon może być odpowiedzialny za załatwianie aktualnych spraw mających miejsce w przedsiębiorstwie, a z kolei drugi telefon do kontaktów z klientami, a także przyjmowanie zamówień na serwis urządzeń.
Warto jednak wciąć pod uwagę, że im większa liczba telefonów w jednoosobowej firmie, tym ciężej jest wykazać, że każdy z nich służy tylko i wyłącznie prowadzeniu przedsiębiorstwa.
Kontrola przez pracownika urzędu skarbowego może wykazać, że oba telefony, które wykorzystywane są w jednoosobowej działalności gospodarczej służą tylko i wyłącznie prowadzeniu działalności, ale co jeśli pracownik odkryje rozmowy na tle prywatnym?
Otóż wyciągnięte zostaną z tego tytułu odpowiednie konsekwencje prawne.
Po pierwsze, wydatki, które powstały przez prowadzenie rozmów prywatnych zostaną odjęte od kosztów uzyskania przychodu. W związku z tym, może (ale nie musi) mieć miejsce zaległość podatkowa, która nakłada na przedsiębiorcę zapłatę wraz z naliczonymi odsetkami, w tej sytuacji organy podatkowe nie wzywają do zapłaty.
W najgorszym wypadku, zachowanie przedsiębiorcy, który źle sklasyfikował koszty, może zostać określone jako przestępstwo, albo wykroczenie skarbowe, które pociąga za sobą odpowiedzialność karnoskarbowa.
Odnosząc się do art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT, telefony, które powinny być wykorzystywane w celu działalności przedsiębiorstwa, a pracownicy, podatnik, a także inne osoby używają ich do celów prywatnych, nie mogą zostać wliczone do kosztów stanowiących uzyskanie przychodu.
Jeśli ma miejsce sytuacja, w której podatnik korzysta z telefonu firmowego na rozmowy prywatne, istnieje szansa na rozliczanie kosztów w oparciu o bilingi. Najlepszym rozwiązaniem jest po prostu posiadanie jednego telefonu, służącego tylko i wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej, a drugiego na potrzeby prywatne. W takiej sytuacji, w razie kontroli organów podatkowych nie ma najmniejszego problemu z wydatkami wliczonymi w koszty uzyskania przychodów.
Jak postąpić w sytuacji, kiedy to telefon prywatny zostaje używany przez podatnika do celów służbowych, związanych z firmą?
Otóż, rozmowy, które zostały odbyte przez telefon prywatny, a przyczyniły się do uzyskania przychodu przez przedsiębiorstwo (spełniły warunki o których mowa powyżej) mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu. Dla podatnika, którego telefon opłacany jest na abonament, koniczne jest posiadanie bilingów, potwierdzających przeprowadzone rozmowy. Cała opłata za abonament nie może zostać wliczona do kosztów uzyskania przychodów, gdyż dany abonament został przypisany do osobny prywatnej, a nie danej firmy. Z kolei telefon na kartę, w ogóle nie posiada możliwości wliczenia w koszty przedsiębiorstwa, gdyż taki telefon nie dostarczy podatnikowi bilingów.
W kilku słowach podsumowania, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może posiadać dwa telefony. Jednakże niesie to za sobą szereg konsekwencji, a mianowicie w sytuacji kontroli, należy wykazać, iż oba telefony były wykorzystywane w 100% do celów służbowych, gdyż to niezbędny warunek, który musi zostać spełniony, aby wliczone one zostały do kosztów uzyskania przychodu. Prywatny telefon, również może zostać ujęty w kosztach firmowych, jednakże musi to nastąpić na podstawie bilingów telefonicznych.
Data publikacji: 2018-09-11, autor: FakturaXL
