Każda działalność, również nierejestrowana wiąże się z kosztami. Czy w jej przypadku można je odliczyć, a jeżeli tak, to w którym momencie? koszty działalnosci nierejestrowanej

Przychód w działalności nierejestrowanej

W działalności nierejestrowanej, przychody należne nie mogą przekroczyć w miesiącu 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2021 roku jest to 1 400 zł. Przedsiębiorca licząc przychody musi wziąć pod uwagę cale kwoty otrzymane od klientów. Nie może ich pomniejszyć o poniesione koszty.

Przychód i dochód

Przy działalności nierejestrowanej koszty mogą zostać odliczone dopiero w rozliczeniu rocznym PIT. Opodatkowaniu podlega dochód (przychody pomniejszone o koszty). W tym przypadku koszty od wypracowanego dochodu zostają odliczone dopiero w momencie zapłaty podatku. Przedsiębiorca nie traci więc na zakupach dokonanych na rzecz prowadzonej działalności nierejestrowanej. Po prostu zostaną one odliczone w późniejszym okresie. Minusem takiego rozwiązania jest to, że w miesiącu można mieć przychody w wysokości np. 1 000 zł, z czego większą część mogą pochłonąć wydatki firmowe. 

Przykłady kosztów

Nie każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę stanowi koszt firmowy. Nie ma ścisłego katalogu wydatków, które mogą zostać uznane za koszt. Podatnik sam musi ustalić, czy dany wydatek może być kosztem. 
Za koszt uznaje się wydatek, który jest ściśle związany z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi przychodami. Ważne, aby pomiędzy przychodem, a kosztem istniał związek przyczynowo – skutkowy. Towary lub usługi zakupione do celów prywatnych absolutnie nie mogą zostać odliczone, ponieważ nie stanowią kosztu firmowego. 

1. Koszty przesyłki, a przychód w działalności nierejestrowanej
Koszty przesyłki mogą stanowić przychód w działalności nierejestrowej. Przychodem jest cała kwota otrzymana od klienta łącznie z kosztami przesyłki i taki przychód należy uwzględnić w ewidencji sprzedaży. Później poniesiony koszt wysyłki może zostać odliczony w zeznaniu rocznym o ile zostanie odpowiednio udokumentowany, np. za pomocą faktury od kuriera z danymi przedsiębiorcy lub przez potwierdzenie z poczty jeżeli towar został wysłany w ten sposób. W przypadku kiedy klient sam zamówi przesyłkę i sam za nią zapłaci, to nie będzie ona wchodziła do kwoty przychodu podatnika.

2. Koszty materiałów i usług
Sprzedaż niektórych towarów wymaga zakupu materiałów potrzebnych do ich wyprodukowania. Wszystkie zakupione rzeczy mają na celu doprowadzić do uzyskania przychodu ze sprzedaży towarów i tym samym są dla przedsiębiorcy poniesionym kosztem

3. Koszty kursów i e-booków
Jeżeli przedsiębiorca w ramach prowadzenia działalności chce poszerzyć swoją wiedzę oraz kompetencje może kupić uczestnictwo w kursie lub e-book. Jeżeli będą one w temacie związanym z prowadzoną działalnością, to mogą stanowić koszt uzyskania przychodów

4. Koszty konsultacji
Niektóre kwestie związane z działalnością nierejestrowaną wymagają konsultacji ze specjalistami od księgowości lub z zakresu prawa. Takie usługi mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to również dokumentów, regulaminów sklepów internetowych itp. Mogą one zostać uznane za koszt w przypadku kiedy zostały poniesione między innymi w celu prowadzenia legalnej sprzedaży. 

Sposób dokumentowania kosztów w działalności nierejestrowanej

Przedsiębiorca powinien zbierać wszystkie dokumenty związane z wydatkami poniesionymi w celu uzyskania przychodu. Przy prowadzeniu działalności nierejestrowej nabywca nie musi posiadać numeru NIP, ani PESEL. Wystarczy, że poda swoje imię i nazwisko oraz adres.

Przykładem dokumentów, które posłużą przy rozliczeniu mogą być:

Zakupy od osoby fizycznej

Zakup rzeczy od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wymaga udokumentowania za pomocą umowy kupna-sprzedaży zawierającej szczegóły transakcji (dane sprzedawcy i nabywcy, datę i kwotę). Dodatkowo do umowy można wydrukować potwierdzenie przelewu. 
Zakup od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną powinien być potwierdzony rachunkiem lub fakturą. 

Paragon – działalność nierejestrowana

W zasadzie paragony nie są dowodem księgowym, ponieważ na ich podstawie nie można wywnioskować kto zakupił dany towar, czy usługę. Paragon może być dowodem księgowym w kilku sytuacjach, jak np. przejazd autostradą lub zakup materiałów biurowych. Paragon powinien być odpowiednio opisany na odwrocie. Opis musi zawierać dane nabywcy, rodzaj towaru oraz pieczątkę sprzedającego, dlatego tak ważne jest, aby nabywca w momencie zakupu otrzymał od sprzedawcy fakturę imienną wystawioną na osobę fizyczną. 

Rozliczanie kosztów w działalności nierejestrowanej

W działalności nierejestrowanej koszty nie są rozliczane na bieżąco, co oznacza, że w danym miesiącu przychody nie zostaną pomniejszone o koszty. Można je odliczyć dopiero w rozliczeniu rocznym na formularzu PIT-36. 

Podatnik powinien w trakcie całego roku spisywać poniesione koszty uwzględniając kwotę zakupu, datę, numer dokumentu jakie dotyczą danej transakcji. Zapis może mieć formę tabelki, do której należy dołączyć wszystkie posiadane dokumenty księgowe dokumentujące zakupy, jak faktury, rachunki, potwierdzenia nadania przesyłki. W kolejnym roku podczas wypełniania deklaracji podatkowej należy zliczyć wszystkie przychody i koszty. Wpisuje się je do formularza PIT-36 w części D.1 sektor 9 „Działalność nierejestrowana”. Po odjęciu kosztów od przychodu uzyskuje się kwotę dochodu, którą wpisuje się do pola 87. 

Przechowywanie dokumentacji

Dokumentacja dotycząca rozliczenia PIT, również dokumentów kosztowych powinna być przechowywana przez okres kolejnych 5 lat licząc od roku, w którym został zapłacony podatek, np. podatek za 2020 rok opłacony w 2021 roku, dokumenty muszą być przechowywane do 2026 roku. 

Koszty poniesione przed pierwszą sprzedażą

W działalności nierejestrowej koszty rozliczane są zbiorczo za cały rok, dlatego w tym przypadku nie ma znaczenia, czy zostały one poniesione jeszcze przed pierwszą dokonaną sprzedaży, czy też już po niej. Z działalnością nierejestrowaną nie wiążą się żadne konkretne daty związane z jej rozpoczęciem, dlatego można uznać, że koszty poniesione przykładowo w marcu miały wpływ na przychody uzyskane w czerwcu. Koszty poniesione w danym roku muszą zostać rozliczone w tym samym roku.

Data publikacji: 2021-09-27, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU
Mateo
28 Kwiecień 2022

Mam pytanie na temat ewidencji kosztów. Moje koszty związane są z kupnem ubrań na Vinted. Nie mam żadnej umowy kupna sprzedaży, ponieważ nikt nawet nie wie jak ona wyglada. Czy jeśli są potwierdzania z Vinted plus mam potwierdzenia przelewów to mogę to zaliczyć jako koszty. Czy jest to niepoprawne (złe udokumentowane) i nie mam prawa tego podawać jako koszty.