Przekazanie prywatnego majątku do firmy, rozliczenie w kosztach
Niektórzy przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej planują przekazanie do firmy i wykorzystanie w niej przedmiotów należących wcześniej do ich majątku prywatnego. Przekazane przedmioty, takie jak np. komputer, czy samochód mogą zostać rozliczone w kosztach uzyskania przychodu o ile zostaną spełnione określone warunki.
Przedsiębiorca może przekazać do firmy niektóre przedmioty z majątku prywatnego i ma prawo rozliczyć je w kosztach. Aby tak się stało muszą zostać spełnione trzy warunki:
przedmiot koniecznie musi być własnością przedsiębiorcy – absolutnie nie wolno wprowadzić do firmy przedmiotów wypożyczonych lub należących do kogoś innego
przedmiot musi być wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej – np. komputer powinien być używany w firmie do wykonywania czynności związanych z obsługą firmowych zleceń
przekazanie przedmiotów musi koniecznie być właściwie udokumentowane – wymagane jest posiadanie dokumentów na potrzeby ewidencji i podatków.
Po spełnieniu wymienionych warunków składnik majątku prywatnego przedsiębiorcy może zostać przekazany do firmy.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca 2 lata wcześniej kupił komputer, z którego korzystał prywatnie. Po 2 latach stwierdził, że może wprowadzić go do majątku firmy. Aby tak się stało komputer powinien spełniać warunki zaliczające go do środka trwałego. Przedsiębiorca musi też ustalić jego wartość początkową.
Przekazanie majątku prywatnego do firmy – oświadczenie o przekazaniu majątku prywatnego do firmy
Przedsiębiorca może przekazać majątek prywatny do firmy zgodnie z określonymi zasadami. Na początku powinien sporządzić pisemne oświadczenie o przekazaniu majątku prywatnego do działalności gospodarczej. Jest to dokument o charakterze wewnętrznym, którego nie trzeba przesyłać do urzędu skarbowego, ale należy go przechowywać w dokumentach firmy.
W oświadczeniu powinny znaleźć się niżej wymienione informacje:
dane właściciela
szczegółowy opis przedmiotu, czyli np. wskazanie marki, numeru seryjnego, określenie stanu technicznego pojazdu lub innej przekazywanej rzeczy
wartość początkową przekazywanego składnika, a więc cenę zakupu lub wartość rynkową – pod uwagę brana jest niższa kwota
datę przekazania składnika do firmy
podpis właściciela.
W jaki sposób należy ustalić wartość początkową?
Przedsiębiorca powinien wyliczyć wartość początkową przekazywanego składnika majątku w zależności od sposobu w jaki trafił on do firmy. Jeżeli więc:
przedsiębiorca kupił składnik majątku – przyjmuje się cenę zakupu z faktury pod warunkiem, że nie przewyższa ona aktualnej wartości rynkowej
przedsiębiorca wytworzył składnik majątku we własnym zakresie – wartość początkową tworzą koszty faktycznie poniesione na wytworzenie środka trwałego wyłączając wynagrodzenie za własną pracę
przedsiębiorca uzyskał dany składnik majątku przez darowiznę lub w drodze spadku – za wartość początkową przyjmuje się wartość rynkową z dnia nabycia lub kwotę z umowy przekazania, jeżeli jest ona niższa od kwoty rynkowej
przedsiębiorca nie jest w stanie udokumentować zakupu – wartość początkową należy ustalić w oparciu o ceny rynkowe lub wyceny powinien dokonać biegły.
W jaki sposób należy wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych?
Składnik majątku prywatnego przekazywany do firmy, który spełnia definicję środka trwałego powinien zostać ujęty w ewidencji środków trwałych.
Środkiem trwałym jest składnik majątku mający następujące cechy:
stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy
będzie wykorzystywany w firmie przez okres dłuższy niż 12 miesięcy
w chwili przekazania jest zdatny do użytku
będzie służył celom prowadzonej działalności.
Składnik majątku wpisany do ewidencji środków trwałych może być amortyzowany.
Majątek prywatny przekazany do firmy - rozliczenie w kosztach
Obowiązuje zasada, że składnik majątku prywatnego przekazany do firmy powinien zostać ujęty w ewidencji środków trwałych niezależnie od tego jaka jest jego wartość. Wybór sposobu rozliczenia uzależniony jest od wartości początkowej przekazanego składnika. W przypadku, kiedy wartość początkowa:
nie przekracza kwoty 10 000 zł - przedsiębiorca może dokonać jednorazowej amortyzacji środka w miesiącu jego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych. W ten sposób cała wartość przedmiotu od razu zostaje zaliczona do kosztów uzyskania przychodów
przekracza kwotę 10 000 zł – przedsiębiorca rozlicza przedmiot w drodze amortyzacji zgodnie ze stawkami określonymi w przepisach. W rozliczeniu najczęściej stosowaną metodą jest metoda liniowa pozwalająca odpisywać wartość środka trwałego w takich samych ratach przez cały okres amortyzacji. Przedsiębiorcy mogą też stosować metodę degresywną pozwalającą dokonywać wyższych odpisów przez pierwsze lata użytkowania. Dotyczy to niektórych maszyn i urządzeń.
Mały podatnik oraz przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej ma możliwość skorzystania z amortyzacji jednorazowej do limitu 50 000 euro rocznie. Powyższe nie dotyczy samochodów osobowych.
Jak rozliczać koszty eksploatacyjne?
W przypadku, kiedy przedsiębiorca nie wprowadzi składnika do ewidencji środków trwałych, to ma prawo do rozliczenia w kosztach wydatków związanych z jego eksploatacją. Przykładem takiego składnika może być mieszkanie, którego pewna część użytkowana jest na potrzeby związane z pracą przedsiębiorcy.
Do wydatków, które podlegają rozliczeniu zalicza się między innymi:
zużycie energii elektrycznej
opłaty za ogrzewanie
opłaty za czynsz
część kosztów za paliwo lub naprawy – dotyczy samochodów prywatnych używanych w firmie.
Koszty mogą być rozliczane zgodnie z zasadą proporcji w oparciu o faktyczne wykorzystanie w działalności gospodarczej części mieszkania i wydatków poniesionych na utrzymanie wydzielonej powierzchni mieszkania.
Przekazanie składnika majątku prywatnego do firmy – co z podatkiem VAT?
Przekazanie majątku prywatnego do firmy ma konsekwencje w podatku VAT w zależności od sytuacji. Jeżeli:
składnik majątku został kupiony prywatnie i taki zakup udokumentowany jest paragonem bez NIP lub fakturą imienną bez VAT – nie można odliczyć podatku VAT
składnik majątku został kupiony przez podatnika VAT i przy zakupie został wykazany podatek VAT oraz podatnik miał prawo do odliczenia – można odliczyć VAT.
Powyższe dotyczy odliczenia VAT przy przekazaniu. Jeżeli przy zakupie przedmiotu przedsiębiorca odliczył VAT, to w przypadku jego wycofania z firmy lub sprzedaży:
musi naliczyć VAT od wartości rynkowej
musi wykazać transakcję w JPK_VAT.
Samochody prywatne, a samochody ujęte w środkach trwałych – rozliczanie kosztów
W zależności od tego jaki status posiada samochód w firmie zależy sposób rozliczania kosztów.
Sposób rozliczania kosztów samochodu prywatnego wykorzystywanego w działalności
koszty eksploatacji, takie jak np.: zakup paliwa, ubezpieczenie, naprawy – 20% wartości brutto
odliczenie VAT – 50% od faktur związanych z eksploatacją
amortyzacja – nie ma możliwości amortyzowania pojazdu, ponieważ nie jest on ujęty w ewidencji środków trwałych firmy
ewidencja przebiegu pojazdu – brak obowiązku prowadzenia ewidencji dla podatku PIT i VAT.
Sposób rozliczania kosztów samochodu ujętego w ewidencji środków trwałych firmy
koszty eksploatacji – możliwość rozliczenia 100% kosztów w przypadku, kiedy samochód używany jest wyłącznie do celów firmowych i został zgłoszony na formularzu VAT-26 oraz prowadzona jest dla niego ewidencja przebiegu pojazdu. W sytuacji, kiedy pojazd wykorzystywany jest w działalności w sposób mieszany, czyli prywatnie i jednocześnie do celów firmowych, to można dokonać rozliczenia w 75%
odliczenie VAT – możliwość rozliczenia 100% przy użytkowaniu tylko w działalności gospodarczej oraz zgłoszeniu na formularzu VAT-26 i prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu. Przy wykorzystaniu pojazdu w sposób mieszany można odliczyć 50% VAT
amortyzacja – samochód jako środek trwały może być amortyzowany
modernizacja i ulepszenie pojazdu – możliwość rozliczenia w kosztach.
Podsumowanie
Przedsiębiorca ma prawo przekazać do firmy rzecz należącą do jego majątku prywatnego. Podstawowym warunkiem, który upoważnia do takiego przekazania jest fakt, że dana rzecz należy do przedsiębiorcy i rzeczywiście będzie wykorzystywana w działalności gospodarczej. Przekazanie musi być poprzedzone pisemnym oświadczeniem o przekazaniu majątku prywatnego do firmy. Następnie taka rzecz powinna zostać ujęta w ewidencji środków trwałych. Dodatkowo przedsiębiorca musi pamiętać o prawidłowym rozliczeniu podatków czy amortyzacji.
