Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Rolą pracodawcy jest organizacja pracy zatrudnionych osób. Jedną z decyzji jaką może podjąć pracodawca jest decyzja dotycząca udzielania urlopów wypoczynkowych. Czasami pracodawca może odmówić pracownikowi pójścia na urlop w określonym, wybranym przez niego terminie.

Rodzaje urlopów

Osoba zatrudniona na umowę o pracę ma prawo ubiegać się o urlop:

• wypoczynkowy
• okolicznościowy
• szkoleniowy
• macierzyński
• rodzicielski.

Urlop wypoczynkowy należy do urlopów, który powinien być zaplanowany ze sporym wyprzedzeniem. Udzielany jest pracownikowi w celu regeneracji i odpoczynku. Jego częścią jest tzw. urlop na żądanie. 

Prawo do urlopu wypoczynkowego 

Pracownik ma prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego w każdym roku, którego zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy nie może się zrzec. Na wniosek pracownika pracodawca może podzielić urlop na części, ale wtedy jedna część musi trwać przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). Urlop powinien być udzielony w dni pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy oraz w wymiarze godzinowym jaki odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy danego pracownika w tym dniu. Jeden dzień urlopu to odpowiednik 8 godzin pracy pod warunkiem, że pracownik nie podlega pod dobową normę czasu pracy jaka wynika z odrębnych przepisów i jest niższa od 8 godzin. 

Zgodnie z art. 1542 Kodeksu pracy pracownikowi może być udzielony urlop w dniu pracy w wymiarze godzinowym jaki odpowiada części dobowego wymiaru czasu pracy, ale tylko wtedy, kiedy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa od pełnego, dobowego wymiaru czasu pracy pracownika przypadającego na dzień, w którym pracownik ma mieć udzielony urlop. Każdy urlop może być przyznany pracownikowi na podstawie wniosku jaki złoży on do pracodawcy w terminie w nim wskazanym, ale tylko wtedy, kiedy pracodawca wyrazi zgodę na taki termin. Przedstawione stanowisko zgodne jest z wyrokami sądów, jak przykładowo:  
1. Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 22 listopada 2018 roku, nr II PK 199/17 o treści: 

podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa bez jego udzielenia. Prawodawca nie przesądza formy, w jakiej akt pracodawcy ma nastąpić. Oczywiste jednak jest, że udzielenie urlopu może nastąpić pisemnie, ustnie, a także w sposób dorozumiany.

2. Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Karna z dnia 7 listopada 2013 roku, nr SNO 29/13 o treści: 

każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Czym innym jest bowiem samo prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego (w każdej postaci) i obowiązek pracodawcy umożliwienia wykonywania tego uprawnienia w określonym roku kalendarzowym, a czym innym – kwestia indywidualizacji okresu skorzystania z tego prawa. Odpowiednia, pozytywna decyzja pracodawcy umożliwia i warunkuje jednocześnie korzystanie przez pracownika z określonej przez niego formy urlopu, urlopu ogólnego i tzw. urlopu na żądanie. […] udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy.

Urlop wg planu

Co do zasady urlopy udzielane są w sposób planowy, zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę po uwzględnieniu wniosków pracowników i w oparciu o konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu pracy. Plan urlopów nie dotyczy części urlopu udzielanego pracownikowi w ramach urlopu na żądanie. Plan powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób obowiązujący u danego pracodawcy. Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników ze wskazaniem przez pracodawcę dni, w których poszczególni pracownicy mogą korzystać z urlopu jest jednoznaczne z tym, że wyraził on zgodę na udzielenie urlopów we wskazanych terminach. Takie samo zdanie wyraża instytucja Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, która w uchwale z dnia 6 marca 1980 roku, nr V PZP 7/79kk stwierdziła, że nie jest koniecznością oddzielne zawiadamianie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopów został podany do wiadomości pracownika w sposób obowiązujący w tym zakładzie pracy. Plan urlopów jest wiążący dla obu stron, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. 

Kiedy może nastąpić odmowa udzielenia zaplanowanego urlopu?

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu w terminie określonym w planie urlopów. Jak wskazuje art. 164 par. 2 Kodeksu pracy urlop może zostać przesunięty jedynie z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy wtedy, kiedy nieobecność pracownika mogłaby mieć wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy.

PRZYKŁAD 1 
Na początku roku pracodawca ustalił plan urlopów. Zgodnie z nim pracownik zatrudniony jako przedstawiciel handlowy miał pójść na urlop w terminie od 1 września do 30 września. W sierpniu pracodawca dowiedział się, że jeden z kluczowych klientów, którego obsługuje wymieniony pracownik postanowił we wrześniu przeprowadzić rozmowy negocjacyjne dotyczące podpisania kontraktu. Klient zaznaczył, że rozmowy koniecznie muszą odbyć się we wrześniu, a inny termin go nie interesuje. W związku z zaistniałą sytuacją pracodawca poinformował pracownika, że jego planowy urlop musi zostać przesunięty. Pracodawca argumentował swoją decyzję tym, że nieobecność pracownika podczas prowadzonych negocjacji może poważnie zakłócić rytm pracy, ponieważ pracownik odpowiedzialny jest za wszelkie kontakty z klientem i tylko on posiada ważne i cenne informacje, które mają strategiczne znaczenie dla prowadzonych negocjacji. W związku z powyższym pracodawca i pracownik doszli do porozumienia, że pracownik pójdzie na urlop w następnym miesiącu. 

Urlop wypoczynkowy – odwołanie z urlopu

Pracodawca ma też prawo do odwołania pracownika z urlopu, jeżeli jego obecność w zakładzie pracy będzie wymagana zaistniałymi okolicznościami, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu przez pracownika. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika, które miały bezpośredni związek z odwołaniem go z urlopu (art. 167 Kodeksu pracy). 

Kiedy może nastąpić odmowa udzielenia niezaplanowanego urlopu?

Jak wskazuje art. 163 par. 11 Kodeksu pracy pracodawca nie zawsze musi ustalać plan urlopów. W sytuacji, kiedy działająca w zakładzie pracy zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na nieustalanie planu urlopów to pracodawca nie ma takiego obowiązku. Jeżeli w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa to pracodawca może sam podjąć decyzję o nieustalaniu planu urlopów. Wtedy termin urlopu ustala wspólnie z danym pracownikiem. Wygląda to następująco: pracownik składa wniosek o udzielenie urlopu w określonym terminie, a pracodawca podejmuje decyzję o jego udzieleniu we wskazanych dniach. Pracodawca może rozpatrzyć wniosek pozytywnie i udzielić pracownikowi zgodę na urlop lub negatywnie i odmówić jego udzielenia. Brak informacji ze strony pracodawcy nie może zostać uznane przez pracownika jako zgoda na urlop. 

Urlop na żądanie

Kodeks pracy przewiduje udzielenie pracownikowi urlopu w trybie szczególnym, czyli tzw. urlopu na żądanie. Pracownik może w ciągu każdego roku kalendarzowego ubiegać się o 4 dni takiego urlopu w dowolnym czasie. Informację o nieobecności w pracy może przekazać pracodawcy osobiście, telefonicznie, mailowo, a także przez osobę trzecią w terminie nie późniejszym niż pierwszy dzień nieobecności, ale jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Pomimo, że pracodawca nie ma w tym zakresie swobody w podejmowaniu decyzji, ponieważ ma z zasady obowiązek wyrażenia zgody na taki urlop to raczej powinien poinformować pracownika o wyrażeniu zgody. W tym przypadku, jeżeli pracodawca milczy i nie informuje pracownika, to jak wskazuje art. 1672 Kodeksu pracy można uznać to za wyrażenie zgody. 
W tej kwestii wypowiedział się również Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 11 października 2018 roku, nr I OSK 2426/16 napisał, że: 

Urlop na żądanie można zgłosić pracodawcy w dowolnej formie. Milczenie pracodawcy oznacza zgodę.

W pewnych wyjątkowych okolicznościach pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Sąd Najwyższy – Izba Karna w wyroku z dnia 7 listopada 2013 roku, nr SNO 29/13 wskazał, że obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie w oparciu o art. 1672 Kodeksu pracy nie ma bezwzględnego charakteru, który mógłby wynikać z tego obowiązku. Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeżeli zaistnieją szczególne okoliczności mające wpływ na prawidłową działalność pracodawcy. W tej sytuacji nieobecność pracownika mogłaby ten stan rzeczy zakłócić. 
Podsumowując, pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie, jeżeli w danym dniu nieobecność pracownika mogłaby wiązać się z poważnymi konsekwencjami i poniesieniem szkody przez firmę. Jeżeli pracodawca nie wyrazi zgody na urlop na żądanie, to pracownik ma obowiązek przyjść do pracy. 

Podsumowanie 

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym. Jednak to pracodawca decyduje, kiedy pracownik będzie mógł skorzystać z urlopu. Urlop udzielany jest zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę na podstawie indywidualnych wniosków urlopowych. Pracownik ma prawo do skorzystania w danym roku kalendarzowym z urlopu na żądanie w ilości 4 dni. W zasadzie pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia takiego urlopu. Jednak, jeżeli zajdą szczególne okoliczności uzasadniające odmowę, to może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie i wtedy pracownik musi stawić się w pracy.

Data publikacji: 2023-03-11, autor: FakturaXL