Faktura elektroniczna - czym jest?
Faktura w formie elektronicznej albo papierowej zostanie zakwalifikowana jako dowód sprzedaży, gdy zawiera wszystkie elementy wyznaczone ustawą o VAT. Podstawowa różnica pomiędzy fakturą elektroniczną a papierową to sposób przetwarzania i dostarczenia do odbiorcy.
Ustawa o podatku VAT zawiera szczegółowe informacje na temat faktury elektronicznej, z której wynika, że jest to dokument wystawiony oraz otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym:- PDF,
- DOC,
- XML,
- JPG, PNG, BMP - zdjęcie faktury papierowej.
Faktura elektroniczna jest dokumentem w wersji cyfrowej.
Z kolei określenie format elektroniczny oznacza dostarczenie do nabywcy towarów lub usług z wykorzystaniem programu księgowego albo poczty elektronicznej (e-mail).
Jeżeli przedsiębiorca pragnie wystawiać i dostarczać faktury elektroniczne, musi uzyskać akceptację podmiotu, któremu przekazana zostaje faktura. Zgodę wydaje się w jednej z dostępnych form - podczas rozmowy telefonicznej, wiadomości tekstowej, wiadomości e-mail, spotkania biznesowego, ale także uregulowanie opłaty za fakturę jest równoznaczne z jej akceptacją.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury
Zadaniem podmiotu jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.
Autentyczność pochodzenia jest ściśle związana z tożsamością podmiotu dokonującego dostawy towarów bądź usługodawcy lub podmiotu wystawiającego fakturę.
Integralność treści faktury oznacza wprowadzenie do dokumentu poprawnych danych, które muszą znaleźć się w każdej fakturze.
Aby upewnić się, że dokument jest autentyczny, ma integralną treść oraz jest czytelny, odbywają się różnorodne kontrole biznesowe wyznaczone w Art 106m ust. 4.
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- elektroniczna wymiana danych (EDI) - umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych wskazuje, iż podpisana umowa odnosząca się do tej wymiany przewiduje wykorzystanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych,
- stopka na dokumentach informująca z jakiego systemu pochodzi dokument
- Krajowy System e-Faktur - faktury ustrukturyzowane.
Zmiany wprowadzone po 1 lipca 2024 roku
Jeżeli podmiot wystawia inną fakturę niż faktura ustrukturyzowana w KSeF, jest zobowiązany samodzielnie wyznaczyć sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentu. W praktyce oznacza to dowolne kontrole biznesowe (pojęcie nie zostało omówione w przepisach).Dowolne kontrole biznesowe - co to jest?
Ustawodawca nie przedstawił definicji w kontroli biznesowych, dlatego w celu uzyskania szczegółowych informacji trzeba skorzystać z interpretacji podatkowej wydanej przez organy podatkowe.
Interpretacja wydana 27.06.2023 roku nr 0114-KDIPI-3.4012.218.2023.2.MPA odpowiada na pytanie przedsiębiorcy, czy nie ma przeciwwskazań, aby faktury były archiwizowane w postaci elektronicznej.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił szereg przydatnych informacji, również na temat kontroli biznesowych. Wskazuje, że kontrole biznesowe to proces wykorzystywany przez podatnika do tworzenia, stosowania i aktualizacji metod umożliwiających weryfikację tożsamości dostawcy bądź usługodawcy lub wystawcy faktury. Żadne dane nie mogą zostać zmodyfikowane, również dane związane z podatkiem VAT.
Wystawiana faktura musi być czytelna od chwili jej przygotowania aż do momentu przedawnienia.
Kontrola biznesowa umożliwia weryfikację oraz połączenie faktury z odpowiednią dostawą bądź usługą. Kontrola biznesowa jest ściśle powiązana z wiarygodną ścieżką audytu. Rolą ścieżki audytu jest zagwarantowanie weryfikacji związku, jaki występuje pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W tym celu wykorzystywane są zgromadzone dokumenty, do których zalicza się zamówienia, uregulowane płatności za dostawę albo wiadomości wysyłane drogą mailową. Wymienione środki umożliwiają weryfikację, czy konkretna transakcja nie jest tylko pozorna.
Przedsiębiorca stosuje takie metody kontroli biznesowej, jakie uzna za stosowne.
Aktualne przepisy pozwalają na archiwizację otrzymanych faktur w dowolnej formie. Warunkiem ustawodawcy jest podział na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie. Wymagane jest także zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur.Kilka słów podsumowania
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF, które nastąpi 1 lipca 2024, przyniesie sporo zmian. Wszystkie faktury będą miały jednakową formę i będą archiwizowane w tym samym miejscu, czyli zniesiony zostanie obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Obowiązek ten nie zostanie całkowicie zniesiony, gdyż wybrane faktury będą cały czas wystawiane jako faktury elektroniczne albo papierowe. Ta zasada dotyczy na przykład faktur proforma, faktur VAT RR wystawianych na rzecz konsumentów, również tych zagranicznych w procedurze OSS.
Stosowane kontrole biznesowe to skuteczny sposób, aby zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Formy kontroli biznesowej są wyznaczane przez samego przedsiębiorcę.
Data publikacji: 2023-12-27, autor: FakturaXL
