Jak zatrudnić pracownika z innego kraju UE?

Zezwolenie na pracę w Polsce nie jest obowiązkowe dla obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. Osoby zatrudnione w wymienionych państwach mogą odbywać delegacje w naszym kraju bez spełnienia dodatkowych formalności. Jakie przepisy obowiązują i jakich zasad trzeba przestrzegać?

Zatrudnienie a delegowanie – różnice

W całej Unii Europejskiej obowiązuje swoboda przepływu pracowników.
Oznacza to, że obywatele mają prawo do:

• szukania pracy w Polsce,
• pracy w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę,
• mieszkać w Polsce z uwagi na zajmowane stanowisko,
• mieszkać w Polsce aż do chwili, kiedy umowa o pracę zostanie zakończona,
• takiego samego traktowania jak obywatele Polski (dotyczy zatrudnienia oraz warunków pracy, a także pozostałych przywilejów socjalnych i podatkowych).

Jeżeli obywatele należą do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Liechtenstein i Szwajcaria) zyskują wybrane uprawnienia dedykowane do obywateli UE. Jedną z największych korzyści jest brak obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę.

Gdy przedsiębiorca prowadzi firmę międzynarodową i znaczna część działalności gospodarczej ma miejsce właśnie w kraju UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii nie ma przeciwwskazań, aby wyznaczyć pracowników do świadczenia usług w Polsce, nawet jeżeli są oni na stałe zatrudnieni w innym miejscu.

Aby wyznaczyć, w którym państwie członkowskim ma miejsce znaczna część pracy, trzeba wziąć pod uwagę wybrane kryteria:

• obrót,
• czas pracy,
• liczbę świadczonych usług,
• dochód.

Gdy proporcja jednego z wymienionych czynników nie przekracza 25%, oznacza to, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w konkretnym państwie członkowskim.

Do kryteriów, które wyznaczają miejsce świadczenia znacznej części pracy w danym państwie członkowskim to chociażby miejsce rejestracji siedziby i administracji, miejsca rekrutacji pracowników, którzy są wysyłani w delegację, miejsca podpisywania umów z klientami, uwzględniane są także inne czynniki.

Delegowanie zatrudnionych osób do pracy w Polsce w celu świadczenia usług ma miejsce w następujących sytuacjach:

• zatrudnieni pracownicy są delegowani do pracy na obszarze Polski na podstawie umowy podpisanej z odbiorcą usług,
• pracownicy wykonują swoje obowiązki w oddziale lub przedsiębiorstwie, które wchodzi w skład tej samej grupy, co przedsiębiorstwo,
• dla agencji pracy tymczasowej, która wynajmuje pracownika przedsiębiorstwu, które prowadzi działalność na obszarze Polski.

Przytoczone przepisy nie odnoszą się do przedsiębiorstw zaliczanych do marynarki handlowej w kontekście załóg na morskich statkach handlowych i transportu międzynarodowego, nie licząc przewozów kabotażowych.

Jakie obowiązki wynikają z zatrudnienia albo delegacji?

Chcąc zatrudnić w przedsiębiorstwie cudzoziemca, który jest obywatelem państwa UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii odbywa się to na dokładnie takich samych zasadach, jak w przypadku Polaków (bez dodatkowych wymogów czy warunków). Wymagane jest jedynie zgłoszenie pobytu na obszarze Polski do urzędu wojewódzkiego właściwego z uwagi na miejsce pobytu, gdy pobyt jest dłuższy niż 3 miesiące.

W przypadku delegacji cudzoziemca, który na stałe pracuje w firmie, która ma siedzibę i prowadzi znaczną działalność gospodarczą w innym państwie należącym do UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii konieczne jest dopełnienie następujących formalności:

• wyznaczenie osoby, która jest upoważniona do reprezentacji przedsiębiorstwa do kontaktów z PIP (Państwowa Inspekcja Pracy), wliczając do tego przesyłanie oraz uzyskiwanie dokumentów, bądź zawiadomień. Konieczne jest, aby wskazana osoba przebywała na obszarze RP w momencie oddelegowania zatrudnionej osoby (jeżeli wybrana osoba przebywa w kraju przedsiębiorstwa, który z kolei nie mieści się w Polsce, osoba ta nie może zostać wybrana),
• dostarczyć do PIP oświadczenie o delegowaniu najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi.

Jeżeli informacja widniejąca w oświadczeniu PIP ulegnie zmianie, stosowna informacja musi zostać dostarczona do PIP w terminie 7 dni roboczych, liczonych od momentu wystąpienia zmiany.

Kiedy pracownik przebywa na delegacji w Polsce, przedsiębiorca przechowuje w formie papierowej albo elektronicznej następujące dokumenty:

• kopia umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium Polski lub inny równoważny dokument, który potwierdza warunki zatrudnienia w stosunku pracy,
• dokumentacja związana z czasem pracy pracownika, który zostaje oddelegowany do Polski — rozpoczęcie i zakończenie pracy i liczba przepracowanych godzin w danym dniu lub jej kopii,
• dokumenty, które wyznaczają wartość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium Polski i kwota wykonanych odliczeń zgodnie z ustawodawstwem państwa członkowskiego oraz dowody wypłaty takiej osobie wynagrodzenia lub ich kopie.

Wskazane dokumenty muszą zostać obligatoryjnie przekazane do PIP w jednym z następujących terminów:

• w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o udostępnienie, jeśli odbywa się to w trakcie pracy twoich pracowników na terenie Polski,
• w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, jeśli PIP zwróci się do ciebie o dokumenty w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego.

Trzeba pamiętać, że dokumenty muszą zostać w pierwszej kolejności przetłumaczone na język polski, a następnie dostarczonego do organu.

Na jak długi okres można zatrudniać albo delegować do pracy cudzoziemca?

Ustawodawca nie wyznaczył żadnych ograniczeń czasowych dla pracowników, którzy pracują w krajach UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. Jednakże należy wyraźnie podkreślić, że delegacja nie jest stała, ale tymczasowa, co oznacza, że nie może być traktowana zamiennie do zatrudnienia i trwać przez nieokreślony czas. Czas, na jaki pracownik jest oddelegowany, jest istotny z punktu widzenia ustawodawstwa właściwego dla zabezpieczenia społecznego zatrudnionej osoby.

Delegacja a odpowiedzialność solidarna

Pracownik w delegacji otrzymuje wynagrodzenie zgodne z zawartą umową, a jeżeli wykonuje pracę związaną z robotami budowlanymi albo utrzymaniem obiektu budowlanego jest zobligowany przestrzegać zasad odpowiedzialności solidarnej. Jak to rozumieć? Odpowiedzialność za zaległości z tytułu wynagrodzenia jest nałożona na pracodawcę, który zdecydował się oddelegować zatrudnioną osobę do pracy, jak i na wykonawcy, który podjął decyzję o przekazaniu obowiązku wykonania pracy.

Przedstawiona zasada odnosi się do następujących robót:

• wykopy,
• roboty ziemne,
• montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych,
• wyposażanie lub instalowanie,
• renowacja,
• demontowanie,
• rozbiórkę,
• konserwację,
• prace malarskie i porządkowe.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, solidarna odpowiedzialność za zobowiązania, które wynikają z wymienionych prac, zostaje nałożona na wykonawcę. Mowa tutaj o niewypłaconym wynagrodzeniu, które ma wartość minimalnego wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia razem z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Odpowiedzialność solidarna zostaje zdjęta z wykonawcy, gdy zadba o wymaganą staranność, co oznacza, że przestrzega wszystkich wymogów:

• dostarczy pracodawcy, który oddelegował pracownika na terytorium Polski pisemną informację o warunkach zatrudnienia w zakresie:
• norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów,
• wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ochrony pracownic w okresie ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego,
• zatrudniania młodocianych i wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
• zasady równego traktowania i zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w Kodeksie pracy,
• wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
• odbierze od pracodawcy delegującego potwierdzenie złożenia Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia, w którego skład wchodzą informacje wymagane do wykonania kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy.

Data publikacji: 2024-05-08, autor: FakturaXL