Obowiązkowo każda umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej. Podobnie jak każdorazowa zmiana jej warunków.
W umowie o pracę musi znaleźć się:
określenie rodzaju pracy – należy podać stanowisko lub zawód bądź funkcje jakie pracownik ma pełnić oraz specjalności jakie posiada
miejsce wykonywania pracy – należy podać konkretny adres lub siedzibę pracodawcy, czasami może to być określenie jakiegoś konkretnego obszaru lub terytorium, Zwykle w ten sposób określa się miejsce pracy pracownika mobilnego (np. przedstawiciel handlowy)
wynagrodzenie za pracę – wynagrodzenie musi odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy oraz muszą zostać wskazane poszczególne składniki wynagrodzenia
wymiar czasu pracy
termin rozpoczęcia pracy.
Jeżeli pracownik ma być zatrudniony jedynie na część etatu, to w takiej sytuacji dodatkowo należy wskazać w umowie:
wymiar etatu w dowolny sposób. Najczęściej określa się go w postaci ułamka, np. ½ etatu, ¾ etatu (art. 29 par. 1 pkt 4 Kodeksu pracy)
dopuszczalną liczbę godzin pracy które pracownik może przekroczyć i otrzymać za nie dodatek taki jak za pracę w godzinach nadliczbowych, którą to liczbę dolicza się do ustalonego wynagrodzenia (art. 151 par. 5 Kodeksu pracy).
Pracodawca ma obowiązek poinformowania indywidualnie każdego nowego pracownika pisemnie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o:
dobowej i tygodniowej normie czasu pracy jaka obowiązuje w zakładzie
częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę
urlopie wypoczynkowym
długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
Dodatkowo, jeżeli w zakładzie pracy nie został utworzony regulamin pracy, to pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o:
porze nocnej
miejscu, terminie oraz czasie wypłaty wynagrodzenia
sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i wyjścia z pracy, a także o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Rodzaje umów o pracę
Pracodawca może podpisać z pracownikiem umowę o pracę:
na okres próbny
na czas określony
na czas określony na zastępstwo
na czas nieokreślony.
Czasami przed zawarciem głównej umowy o pracę podpisywana jest jeszcze umowa przedwstępna. Ten rodzaj umowy najczęściej zawierany jest z pracownikami, którzy wygrali przeprowadzaną rekrutację na dane stanowisko, ale jeszcze pracują u wcześniejszego pracodawcy i w danym momencie nie mogą podjąć pracy. Umowa przedwstępna daje gwarancję, że pracownik zostanie zatrudniony u tego pracodawcy i jednocześnie zabezpiecza pracodawcę, że podejmie on u niego pracę. Zmiana zdania przez każdą ze stron i niedotrzymanie warunków umowy skutkuje karą umowną. W Kodeksie pracy brak jest uregulowań odnośnie umowy przedwstępnej, dlatego wszelkie warunki jej podpisania, strony muszą uzgodnić dowolnie między sobą.
Badania lekarskie pracownika
Zanim pracownik rozpocznie pracę, to zgodnie z art. 229 par. 4 Kodeksu pracy musi najpierw wykonać badania lekarskie. Bez orzeczenia lekarskiego stwierdzającego o braku przeciwwskazań do podjęcia zatrudnienia na danym stanowisku, pracownik nie ma prawa rozpocząć pracy. Badania lekarskie wykonywane są na koszt pracodawcy i w godzinach pracy na podstawie wydanego skierowania i wskazaniu placówki medycyny pracy, w której powinny być zrealizowane. Pracownik na ich wykonanie ma określony czas. Badania kończy wydanie zaświadczenia o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku, które pracownik musi dostarczyć pracodawcy. Na dane stanowisko obowiązują tylko określone badania i tylko za takie pracodawca zapłaci. Za wszystkie inne dodatkowe płaci już sam pracownik. Pracownik za czas, w którym wykonuje badania otrzymuje wynagrodzenie. Jeżeli pracownik dojeżdża na badania do innej miejscowości, to nie otrzyma zwrotu za dojazd. Zwrot należy się jedynie w przypadku wykonywania badań okresowych lub kontrolnych na zasadzie odbycia podróży służbowej.
Badania lekarskie dzielą się na:
wstępne – wykonywane przed przystąpieniem pracownika do pracy
okresowe – wykonywane w trakcie trwania stosunku pracy
kontrolne – wykonywane przez pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim w czasie dłuższym niż 30 dni.
Szkolenie z BHP
Zgodnie z art. 237 Kodeksu pracy pracownik zanim przystąpi do pracy musi przejść szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) wstępne oraz dotyczące stanowiska pracy (stanowiskowe). Na szkolenie wstępne składa się ogólny instruktaż oraz dotyczący danego stanowiska.
Podczas instruktażu ogólnego BHP pracownik powinien poznać:
przepisy dotyczące BHP zawarte w Kodeksie pracy i regulaminie pracy, o ile taki znajduje się w zakładzie pracy. Regulamin obowiązkowo powinien być stworzony w firmie, gdzie zatrudnionych jest powyżej 50 pracowników
zasady udzielania pierwszej pomocy.
Zgodnie z przepisami, szkolenie powinno trwać minimum 3 godziny lekcyjne.
Podczas instruktażu stanowiskowego BHP pracownik poznaje:
metody bezpiecznego wykonywania pracy na danym stanowisku
zagrożenia jakie mogą występować na danym stanowisku
sposoby ochrony przed tymi zagrożeniami.
Czas szkolenia zależy od przygotowania zawodowego pracownika, stażu i rodzaju pracy oraz od zagrożeń występujących na danym stanowisku. Po zakończeniu szkolenia pracownik ma obowiązek potwierdzić jego odbycie w formie pisemnej, co powinno zostać odnotowane w aktach osobowych pracownika.
Szkolenie wstępne kończy oświadczenie pracownika o jego odbyciu. Natomiast po zakończonym szkoleniu okresowym pracownik przystępuje do egzaminu. Po jego pozytywnym zdaniu organizator szkolenia wydaje zaświadczenie. Szkolenia pracowników przeprowadzane są w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Szkolenie organizuje sam pracodawca lub inne osoby mające do tego uprawnienia.
W sytuacji, kiedy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę, to nie musi odbywać szkolenia.
Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy i Sanepidu
W chwili obecnej pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą nie mają już obowiązku zgłaszania zatrudnianych pracowników do PIP ani do Sanepidu. Jest jednak jeden wyjątek. Od 22 lutego 2016 roku zostały wprowadzone w tym zakresie limity, które dotyczą umów zawieranych na czas określony. Zgodnie z art. 251 par. 1 Kodeksu pracy
Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Limity nie obowiązują, jeżeli umowa została zawarta w celu:
zastępstwa pracownika w czasie, kiedy jego nieobecność w pracy była usprawiedliwiona
wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym
wykonywania pracy przez okres kadencji
kiedy pracodawca wskazał obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
Jeżeli dojdzie do takich sytuacji, to pracodawca powinien umieścić w umowie, postanowienia, które wskażą dokładny cel i okoliczności zawarcia umowy. Będzie musiał też powiadomić o tym właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej w terminie 5 dni od dnia zawarcia umowy.
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS-u
Obowiązkiem pracodawcy jest zgłoszenie zatrudnionego do ZUS-u w terminie 7 dni od daty zatrudnienia (daty powstania obowiązku ubezpieczenia). Pracownik musi zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA.
Pracodawca powinien zgłosić pracownika zatrudnionego na umowę o pracę do ubezpieczenia:
emerytalnego
rentowego
chorobowego
wypadkowego
zdrowotnego.
Składki za pracownika muszą być obowiązkowo odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych każdego miesiąca. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odprowadza się jedynie do określonej kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W 2022 roku próg ten wyniósł 177 660 zł. Od tej kwoty zaprzestaje się odprowadzania składek. Oprócz składek emerytalnych do ZUS-u, pracodawca musi dokonać wpłaty składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składki na FP odprowadza się wówczas, jeżeli wynagrodzenie brutto pracownika w danym miesiącu osiągnie co najmniej kwotę wynagrodzenia minimalnego, które w 2022 roku wynosi 3 010 zł.
Pracodawca zwolniony jest z opłacania składek na FP i FGŚP, jeżeli:
zatrudnia kobietę powyżej 55 roku życia oraz mężczyznę powyżej 60 roku życia. Wymienieni pracownicy zwolnieni są z opłacania tych składek. Zwolnienie obowiązuje niezależnie od tytułu ubezpieczenia (umowa o pracę, umowa zlecenie, działalność gospodarcza). Zwolnienie jest bezterminowe i przysługuje od pierwszego dnia miesiąca po ukończeniu 55 lat lub 60 lat
zatrudnia pracownika powyżej 50 roku życia na podstawie umowy o pracę, jeżeli osoba ta przed zatrudnieniem była zarejestrowana jako osoba bezrobotna w powiatowym urzędzie pracy przez okres co najmniej 30 dni. Zwolnienie dotyczy wyłącznie umowy o pracę i przysługuje jedynie przez okres 12 miesięcy licząc od pierwszego dnia miesiąca po zawarciu umowy o pracę
zatrudnia pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z wymienionych urlopów.
Zwolnienie dotyczy wyłącznie umowy o pracę i przysługuje przez okres 36 miesięcy licząc od pierwszego dnia następującego po tym, w którym pracownik wrócił z urlopu.
Przy umowie o pracę składki na ubezpieczenia ZUS finansowane są po części przez pracodawcę, a częściowo przez samego pracownika.
Składki opłacane przez pracodawcę:
emerytalne – 9,76%
rentowe – 6,5%
chorobowe – 0%
wypadkowe – 1,67%
zdrowotne – 0%
FP, w tym Fundusz Solidarnościowy – 2,45%, w tym na FS – 1,45%
FGŚP – 0,10%.
Składki opłacane przez pracownika
emerytalne – 9,76%
rentowe – 1,5%
chorobowe – 2,45%
wypadkowe – 0%
zdrowotne – 9%
FP, w tym Fundusz Solidarnościowy – 0%
FGŚP – 0%.
Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe w każdym roku może być inna w zależności od wysokości stopy procentowej. Jej wysokość ustalana jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 roku (Dz. U. z 2013 r. poz. 878). W tej chwili wynosi 1,67% i obowiązuje do dnia 31 marca 2023 roku. Stawka ustalana jest na poziomie od 0,67% do 3,33%.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – zgłoszenie pracownika
Pracownicze Plany Kapitałowe są dobrowolnym sposobem oszczędzania na przyszłą emeryturę. Program współtworzą pracownicy razem z pracodawcami i państwem. Skierowany jest w stronę osób zatrudnionych na umowę o pracę. Uczestnik programu może wnieść wpłatę w wysokości od 2 do 4% wynagrodzenia. Pracodawca może dopłacić do składki od 1,5 do 4% wynagrodzenia. Maksymalnie, wpłata na PPK przypadająca na jednego pracownika może wynieść 8%. Wplata powitalna, która ma stanowić zachętę do podpisania umowy z PPK i jej kontynuowania wynosi 250 zł dla każdego uczestnika. Środki pochodzą z Funduszu Pracy. Dodatkowo każdego roku na konto uczestnika wpływa kwota w wysokości 240 zł.
Na rynku jest sporo instytucji, które oferują uczestnictwo w PPK, dlatego przed podpisaniem ostatecznej umowy warto jest zapoznać się z propozycjami pochodzącymi od różnych instytucji i wybrać jedną z najbardziej korzystnymi warunkami. Po dokonanym wyborze pracodawca podpisuje umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją, a w następnej kolejności umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Umowa o zarządzanie PPK podpisywana jest z instytucją finansową w postaci elektronicznej w terminie nie późniejszym niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Z kolei umowę o prowadzenie PPK pracodawca powinien zawrzeć w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników będących w wieku pomiędzy 18, a 55 rokiem życia, którzy złożyli deklarację uczestnictwa w programie i zgodę na dokonywanie wpłat. Osoby pomiędzy 55 rokiem życia, a 70 mogą zawrzeć umowę o prowadzenie PPK wyłącznie na wniosek złożony przez siebie. Nowo zatrudniony pracownik może podpisać umowę o prowadzenie PPK po 14 dniach od momentu zatrudnienia, ale nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące, np. w przypadku pracownika zatrudnionego od 1 marca umowa może zostać zawarta w terminie od 15 marca do 10 czerwca. Zgodnie z przepisami każdy pracownik zostaje automatycznie zapisany do PPK, ale jeżeli nie wyraża na to zgody, to może bez problemu zrezygnować z programu. W tym celu powinien złożyć do pracodawcy na piśmie deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W przypadku zmiany zdania, pracownik może w każdym momencie przystąpić jeszcze raz do programu.
Jeżeli nowo zatrudniony pracownik był uczestnikiem PPK u poprzedniego pracodawcy, to ma obowiązek złożenia do nowego pracodawcy, oświadczenia o zawartych umowach o prowadzenie PPK. Musi to zrobić w terminie 7 dni przypadające po upływie 10 dnia miesiąca następującego po upływie 90 dni od dnia zatrudnienia. Po złożeniu oświadczenia przez pracownika, pracodawca składa do instytucji finansowej wniosek o dokonanie transferu środków pracownika z podanych rachunków PPK na jeden nowy rachunek PPK. Pracownik ma prawo nie wyrazić zgody na transfer środków. O swojej decyzji musi poinformować na piśmie pracodawcę już po złożeniu oświadczenia. W takiej sytuacji będzie posiadał więcej niż jeden rachunek PPK.
Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych przekazywane są przez pracodawcę od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarł on umowę o prowadzenie PPK. Jego obowiązkiem jest wyliczenie i przekazanie wpłat za pracodawcę i pracownika w terminie przypadającym na wypłatę wynagrodzenia. Wpłaty powinny być przekazane do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane.
