Formalności przy zatrudnianiu pracowników

Sytuacja na rynku jest dynamiczna, dlatego mała firma prowadzona przez jedną osobę może się rozrosnąć i zamienić w prężenie działające przedsiębiorstwo zatrudniające najpierw kilku, a później kilkudziesięciu pracowników. Zatrudnienie chociaż jednej osoby wiąże się z szeregiem formalności. Część z nich załatwia się w miejscu pracy, a inne w ZUS-ie czy US.

Zatrudnianie pracowników – dane osobowe

Każdy kandydat starający się o pracę musi udostępnić swoje dane osobowe, które służą do przygotowania umowy o pracę oraz skierowania na badania lekarskie.
Zgodnie z art. 22 paragraf 1 Kodeksu pracy pracodawca może uzyskać od potencjalnego pracownika następujące informacje:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe,
• informacje dotyczące wykształcenia (dotyczy sytuacji, kiedy uzyskany tytuł jest warunkiem do podjęcia konkretnej pracy czy zajęcia odpowiedniego stanowiska),
• historię pracy (jeśli jest wymagana do wykonywania nowej pracy czy zajęcia danego stanowiska),
• dodatkowe dane, jeżeli są wymagane przepisami prawa.

Od kandydata na dane stanowiska pracodawca powinien otrzymać wypełniony kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, uzyskane dyplomy oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe.

Po podpisaniu umowy pracodawca może wymagać od zatrudnionej osoby dodatkowych informacji, a wśród nich:

• miejsca zamieszkania (adres do korespondencji),
• numeru PESEL,
• innych danych osobowych, czyli imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci (szczególnie w przypadku korzystania z uprawnień zgodnych z przepisami prawa).

Badania lekarskie dla pracowników

Każda osoba zaczynająca pracę na podstawie umowy o pracę powinna przejść wstępne badania lekarskie. Specjalista jest w stanie stwierdzić, czy nie ma żadnych przeciwwskazań do podjęcia zatrudniania w konkretnych warunkach oraz na określonym stanowisku. Przed udaniem się na wizytę w poradni, pracodawca ma obowiązek przygotować skierowanie na badanie lekarskie i zawrzeć w nim szereg informacji. Na dokumencie znajdziemy:

• rodzaj badania profilaktycznego dla pracownika,
• oferowane stanowisko,
• informację o występujących szkodliwych czynnikach oraz uciążliwych warunkach – dotyczy zarówno zajmowanego stanowiska, jak i całego zakładu pracy,
• najnowsze wyniki badań oraz pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na zajmowanym przez pracownika stanowisku.

Art. 229 Kodeksu pracy podaje, że badania wstępne muszą zostać opłacone przez pracodawcę, a czas ich wykonania musi być zgodny z godzinami pracy zatrudnionej osoby. Kolejnym wymogiem prawnym jest przechowywanie orzeczenia uzyskanego po wykonanym badaniu w części A akt osobowych pracownika.

Umowa o pracę – jakie elementy muszą pojawić się na dokumencie?

Przed rozpoczęciem wykonywania powierzonych obowiązków pracownik musi podpisać z pracodawcą umowę. To dokument w formie pisemnej, na którym znajdują się ustalenia zgodne z oczekiwaniami obu stron. Mowa o rodzaju umowy oraz warunkach współpracy.
Na umowie o pracę nie może informacji o:

• rodzaju pracy,
• miejscu wykonywania pracy,
• wynagrodzeniu za pracę zgodną z rodzajem pracy – na dokumencie muszą widnieć składniki wynagrodzenia,
• wymiarze czasu pracy,
• terminie rozpoczęcia pracy.

Pracodawca może podpisać z pracownikiem jeden z wymienionych rodzajów umowy o pracę:

• na okres próbny,
• na czas określony,
• na czas nieokreślony.

Szkolenia BHP – niezbędny element przed rozpoczęciem pracy

Przed przystąpieniem do pracy każda nowozatrudniona osoba musi przejść szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. W trakcie szkolenia przekazywane są informacje oraz umiejętności niezbędne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Instruktor informuje, jakie występują zagrożenia oraz czynniki niebezpieczne. Najlepsze efekty przynosi przygotowanie szkolenia w formie instruktażu z wykorzystaniem programów przygotowanych dla konkretnych stanowisk. Kursy zawierają zarówno ogólne informacje, jak i bardziej szczegółowe, a także wiadomości wymagane do podjęcia pracy na danym stanowisku. Po zakończonym szkoleniu pracownik musi podpisać kartę szkolenia wstępnego, a pracodawca umieszcza ją w jego aktach osobowych.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest organizowanie szkoleń okresowych dla pracowników. Jak często się je wykonuje? Nie ma jednego terminu, a częstotliwość jest uwarunkowana charakterem pracy i występującymi w niej zagrożeniami.

Należy pamiętać, że to pracodawca odpowiada za uregulowanie wydatków na szkolenia BHP, dodatkowo kurs musi odbywać się w trakcie czasu pracy zatrudnionej osoby.

Zakres obowiązków pracownika oraz regulamin zakładu pracy

Pierwszy tydzień w nowej firmie jest bardzo intensywny dla nowego pracownika.
Dowiaduje się od przełożonego o:

• dobowej oraz tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za wykonaną pracę,
• wymiarze urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia podpisanej umowy,
• układzie zbiorowym pracy, do którego jest wpisany.

Zdarzają się przypadki, kiedy zgodnie z przepisami prawa pracodawca nie musi przygotowywać regulaminu. W omawianej sytuacji wymagane jest przekazanie w umowie informacji o pracy w nocnych godzinach, miejscu, terminie oraz czasie wypłacania wynagrodzenia. Ważny jest również sposób potwierdzania przez pracownika obecności w pracy oraz jej kończenia. Pracownicy muszą wiedzieć, jak informować pracodawcę o nieobecności w pracy.

Pracownik musi dowiedzieć się o:

• kwestii równego traktowania,
• ryzyku zawodowym występującym w miejscu pracy.

Kiedy pracownik zapozna się ze wszystkimi informacjami widniejącymi na dokumencie, ma obowiązek złożenia podpisu na oświadczeniu, że zapoznał się z nim i wszystko zrozumiał. Każde przedsiębiorca przygotowuje oświadczenie we własnym zakresie — może to być oddzielna karta albo podpis na dokumencie. Ustawodawca tego nie narzuca.

Zgłoszenie do ZUS

Posiłkując się art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca musi zgłosić wszystkich pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ten obowiązek należy wykonać najpóźniej 7 dni od momentu nawiązania stosunku pracy. W tym celu właściciel wypełnia i dostarcza do urzędu dokument ZUS ZUA. Na jego podstawie odbywa się dopisanie pracownika do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego.

Pracownik ma prawo zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego również członków swojej rodziny. W tym celu musi wypełnić druk ZUS ZCNA, a pracodawca ma obowiązek przekazać druk do ZUS-u.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Prowadzenie i uzupełnianie akt pracowniczych jest obowiązkowe dla każdego właściciela działalności gospodarczej oferującego zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

Każdy pracownik musi mieć swoje akta składające się z czterech części.
Część A jest przeznaczona dla wszystkich dokumentów uzyskanych w trakcie starania się o pracę, a wśród nich:

• kwestionariusz osobowy wypełniany przez każdego, kto pragnie uzyskać zatrudnienie w nowej firmie,
• świadectwa pracy otrzymane od poprzednich pracodawców albo inne dokumenty pozwalające uzyskać informacje o wcześniejszych okresach zatrudniania, wliczając w to okresy pracy w roku kalendarzowym, kiedy pracownik wyraził chęć podjęcia pracy w nowym zakładzie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania nowej pracy,
• świadectwo zakończenia edukacji,
• skierowanie na badania wstępne oraz orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
• inne dokumenty wymagane przepisami prawa.

W części B muszą znaleźć się dokumenty ściśle związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, a wśród nich:

• umowa o pracę (w przypadku, kiedy umowy nie sporządzono na piśmie, niezbędne jest potwierdzenie ustaleń odnośnie do rodzaju umowy oraz warunków, wraz z zakresem obowiązków),
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami związanymi z zasadami BHP, regulaminem pracy, warunkami zatrudnienia, ryzykiem zawodowym,

• zaświadczenia o ukończeniu niezbędnego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze, lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189 Kodeksu pracy,
• dokumenty związane z wykorzystaniem przez pracownika urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego bądź wychowawczego,
• dokumenty związane z powierzaniem pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty dotyczące podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi.

W części C znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia, a wśród nich:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
• kopia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• potwierdzenie wykonania działań dotyczących zajęcia wynagrodzenia za pracę na skutek toczącego się postępowania egzekucyjnego,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

W części D pracodawca umieszcza odpisy zawiadomienia o ukaraniu pracownika bądź inne dokumenty ściśle związane z ponoszeniem przez zatrudnioną osobę odpowiedzialności porządkowej.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• ewidencja czasu pracy,
• wnioski przygotowane przez pracownika o przyznanie mu urlopu wypoczynkowego,
• lista uregulowanych wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy razem z wnioskiem pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ewidencja wypłat ekwiwalentu za używanie własnego obuwia i odzieży, ich pranie i konserwację.

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia

Przepisy prawa zobowiązują pracodawcę do wypłacania zatrudnionym osobom wynagrodzenia. Zgodnie z ustawą wynagrodzenie musi być wypłacane nie później niż do 10. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. Pracownicy mogą otrzymać wynagrodzenie raz na miesiąc albo częściej. Ustawodawca wprowadził również minimalną kwotę wypłaty i w 2022 roku mowa o 3010 zł brutto za pracę na pełny etat.

Zgłoszenie pracownika do PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe to kolejne miejsce, do którego muszą trafić dane zatrudnionego pracownika. Pracodawca jest zobowiązany do wykonania rejestracji po trzech miesiącach od rozpoczęcia zatrudnienia.

Mimo wszystko zdecydowana większość zatrudnionych osób jest automatycznie zgłaszana do programu, a wśród nich:

• osoby objęte obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno-rentowym,
• osoby pomiędzy 18 a 55 rokiem życia,
• osoby, które nie zgłosiły rezygnacji z uczestniczenia w Pracowniczych Planach Kapitałowych.

W sprawie rejestracji PPK trzeba przestrzegać wyznaczonego terminu, który mija 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy 3-miesięczny okres zatrudnienia uległ zakończeniu.

Okresowe obowiązki pracodawcy – ZUS, US, PPK

Przedsiębiorca, który jest określany również jako płatnik składek, ma obowiązek obliczania oraz regulowania:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych,
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji,
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe.

W wyznaczonych terminach trzeba również regulować składki, które należy przekazać na indywidualny rachunek składkowy.

W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i zatrudniających pracowników wymagane jest regulowanie składek na własne ubezpieczenia oraz rozliczanie składki za zatrudnione osoby, a także przekazując do ZUS-u dokument ZUS DRA, który dotyczy nie tylko osoby prowadzącej działalność, ale również pracowników.

Podatnik musi przygotować również imienne raporty miesięczne składkowe:

• ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach), 
• ZUS RPA (imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej),
• a jeśli zaistnieje taka konieczność — świadczenia zawiera w ZUS RSA (raport imienny o uzyskanych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek).

Pracownik, który zatrudnia osoby, ma obowiązek regulowania składek ZUS oraz regulowania na swój mikrorachunek podatkowy zaliczki na podatek dochodowy. Deklaracje miesięczne PIT-4 nie są aktualnie obowiązkowe dla zatrudnionych pracowników. Obowiązkiem pracownika jest regulowanie zaliczki na podatek z tego tytułu. Ostateczny termin zapłaty przypada na 20. dzień każdego następnego miesiąca.

Pracodawca, który zatrudnia pracowników biorących udział w PPK, musi przygotowywać deklaracje miesięczne, w których widnieją wpłaty pobrane zgodnie z zasadami programu. Termin wysyłania deklaracji mija 15. dnia następnego miesiąca. Termin płatności również mija w tym dniu.

Zakończenie roku – jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca musi dostarczyć do urzędu skarbowego dwie deklaracje dotyczące minionego roku:

• PIT-4R dotyczący pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracowników,
• PIT-11 dotyczy informacji o dochodach podatnika.

Termin doręczenia dokumentów mija 31 stycznia. Deklaracje należy przygotować w wersji elektronicznej.

Zatrudnione osoby muszą uzyskać PIT-11 do końca lutego, wymagane jest również podanie informacji dotyczących uregulowanych składek i wypłaconych świadczeń.

Zatrudnienie pracowników generuje sporo obowiązków dla pracodawcy. Część z nich należy wykonać bezpośrednio po rozpoczęciu stosunku pracy, inne wykonuje się okresowo albo na zakończenie roku.

Data publikacji: 2022-10-06, autor: FakturaXL