Obowiązek przechowywania faktur zakupu dla ryczałtowców

Ryczałt ewidencjonowany to szczególnie popularna forma rozliczania się przez przedsiębiorców pragnących regulować mniejszy podatek oraz ponoszących niskie koszty firmowe. W podstawie do obliczenia podatku nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu. Celem niniejszej publikacji jest omówienie sposobu rozliczania VAT naliczonego, obowiązku przechowywania dokumentów i kwestię faktur przychodowych.

Czy ryczałtowcy mają obowiązek przechowywania faktur?

Art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne nakłada na ryczałtowców obowiązek archiwizacji faktur zakupowych.

Art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości warunkuje termin przechowywania faktur, który wynosi 5 lat, liczony od pierwszego dnia roku następującego po upływie terminu płatności.

Podmioty rozliczające się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego przechowują:

• dowody zakupu towarów – faktury, rachunki, paragony,
• dowody wewnętrzne,
• opisy zakupionego towaru – a w nim strony operacji, opis towaru, jego wartość oraz ilość, data operacji, data wystawienia dowodu. Wymagane są również podpisy stron.
• ewidencję środków trwałych i niematerialnych,
• ewidencję przychodów dla danego roku podatkowego.

Wymagane dokumenty muszą być dostępne do wglądu urzędu skarbowego podczas niezapowiedzianej kontroli. Dowody są przechowywane w siedzibie firmy albo siedzibie biura rachunkowego.

Faktury elektroniczne na ryczałcie

Obowiązek przechowywania faktur dotyczy również dokumentów w formie elektronicznej. Wymogiem ustawodawcy jest możliwość ich wydrukowania i udostępnienia do wglądu urzędu skarbowego podczas wykonywanej kontroli.

Faktury elektroniczne są akceptowane, jeżeli zawierają wymagane informacje i są w pełni czytelne.

Faktura zostaje zapisana w formacie:

• PDF,
• DOC,
• RTF

bez możliwości edycji poszczególnych zapisów.

Aby uniknąć błędów i prowadzić księgowość firmy zgodnie z wymogami ustawodawcy, warto korzystać ze wsparcia księgowych albo biur rachunkowych.

Ryczałtowcom prowadzącym księgowość we własnym zakresie zaleca się przede wszystkim skrupulatność i przejrzystość, podział dokumentów na poszczególne miesiące i wyodrębnienie faktur kosztowych od faktur dokumenujących przychody.

Podatek VAT naliczony dla ryczałtowców – czy podlega odliczeniu?

Ryczałtowcy mogą być równocześnie płatnikami VAT, co w praktyce daje im prawo do odliczania podatku od zakupów związanych z prowadzoną firmą. Jeżeli przychody roczne ryczałtowca przekraczają limit 200 000 zł, staje się automatycznie czynnym podatnikiem VAT.

Ustawodawca wyznaczył również zawody, których nie obowiązuje zwolnienie z VAT:

• jubilerzy,
• prawnicy,
• sprzedawcy samochodów,
• i inni.

Zgodnie z przepisami, podmioty rozliczający z zastosowaniem ryczałtu ewidencjonowanego nie mają możliwości wprowadzania do kosztów uzyskania przychodu zakupów ponoszonych na firmę. Jednak ustawodawca nie zabrania odliczania VAT. Wymogiem jest dokument potwierdzający dokonaną transakcję, co w praktyce oznacza fakturę.

Data publikacji: 2024-01-09, autor: FakturaXL