Termin na fakturze minął, a klient nie zapłacił? To częsty scenariusz w działalności gospodarczej. Duże korporacje masowo korzystają z windykacji faktur prowadzonej przez zewnętrzne firmy i dzięki temu odzyskują należności od niesolidnych klientów. Myślisz, że będąc właścicielem niewielkiego przedsiębiorstwa nie masz szans, aby twoimi problemami zajęła się firma windykacyjna? Jesteś w błędzie. Dowiedz się, jak odblokować pieniądze zamrożone w fakturach, aby zachować stabilność finansową.
Windykacja faktur jest tylko dla dużych firm, nikt się nie pochyli nad naszymi problemami, jesteśmy za mali – takie opinie dominują wśród niewielkich firm. Postrzegają windykację jako elitarną usługę dostępną tylko dla wybranych. Warto zatem odczarować to myślenie.
Banki, ubezpieczyciele, firmy pożyczkowe czy telekomy od dawna korzystają z tego rozwiązania, ale wśród MŚP świadomość tego, czym jest windykacja prowadzona przez zewnętrzną firmę jest znacznie mniejsza. Przedsiębiorcy uważają, że skala ich działalności nie pozwala na zlecenie spraw do windykacji. Nie mają też pełnej wiedzy, jak taka obsługa należności wygląda.
Co 5-ta firma nie płaci klientom
Tymczasem milcząca zgoda na niepłacenie przez klientów prowadzi do zachwiania stabilności finansowej. Z badania „Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach” firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso wynika, że co 5. przedsiębiorca nie reguluje należności wobec kontrahentów, bo sam nie otrzymuje zapłaty od klientów.
Prawie 3/4 małych i średnich firm, ankietowanych w tym badaniu, wskazuje, że zatory płatnicze są dla nich barierą w prowadzeniu działalności gospodarczej. Nieuregulowane płatności za faktury stanowią na tyle poważną przeszkodę, że 1/4 przedsiębiorstw jest zmuszona ograniczać inwestycje, a 19 proc. podnosić ceny swoich towarów i usług. 13 proc. przedsiębiorców doświadcza problemów z wprowadzaniem nowych produktów na rynek i tyle samo odczuwa negatywny wpływ na swój wizerunek. Rezultatem tego są słabsze warunki finansowe dostaw, jakie proponują im kontrahenci. Co 10. badany decyduje się na redukcję zatrudnienia i obniżenie pensji pracownikom.
Mały przedsiębiorca na końcu łańcucha rozliczeń
Małe firmy nie mają zakumulowanych oszczędności, a do tego trudno im pozyskać zewnętrze finansowanie, np. kredyt, który przecież też trzeba spłacać. Z doświadczenia Kaczmarski Inkasso w odzyskiwaniu należności wynika, że nierzadko unikanie płacenia jest celowym zabiegiem niektórych przedsiębiorców. Liczą, że partner nie podejmie żadnych radykalnych kroków i nie trzeba będzie oddawać pieniędzy. Dlatego małe firmy powinny reagować na brak zapłaty i robić to jak najszybciej.
Uważają one jednak, że skierowanie niezapłaconych faktur do windykacji będzie wymagało wiele zachodu, a ostatecznie i tak nikt się nimi nie zajmie. W ich opinii niesolidni kontrahenci, którzy nie płacą za dostarczone towary i zrealizowane usługi, pozostaną bezkarni. Wstrzymywanie zapłaty jest nieetyczne, bo blokuje płynność finansową innych firm. W efekcie one same mogą stać się dłużnikami, którzy nie zapłacą należności innym przedsiębiorcom, bo nie będą miały z czego.
Można zwindykować nawet jedną fakturę
Obsługując mniejsze przedsiębiorstwa, negocjatorzy często słyszą, że wątpią one, czy uda się odzyskać należność za fakturę. Ale to nieprawda. Kiedy do gry wchodzi profesjonalny mediator, dłużnicy czują, że żarty się skończyły i zaczynają traktować takiego kontrahenta poważnie, zwracając mu pieniądze. Małe firmy mogą przekazać do windykacji cały portfel niezapłaconych faktur lub nawet jedną należność. Dla nich ta jedna faktura to często „być albo nie być”, bo zwykle mają tylko kilku klientów lub jednego dużego i są od nich w pełni uzależnieni.
W takim nierównym układzie sił ważne jest, że negocjatorzy znają specyfikę poszczególnych branż gospodarki i są w stanie ocenić, czy przejściowe kłopoty, na które powołuje się dłużnik są prawdziwe, czy to tylko wymówka.
Samodzielna windykacja należności z faktur
Windykacja polubowna prowadzona przez MŚP na własną rękę to dość powszechna praktyka. Najczęściej nie przynosi jednak oczekiwanych efektów, gdyż odzyskiwanie długu spada na barki pracowników, którzy na co dzień zajmują się innymi zadaniami i nie mają w tym doświadczenia. Brakuje im czasu, wypracowanych metod i umiejętności prowadzenia takich działań. Nie znają technik negocjacyjnych oraz przepisów prawnych, które są bardzo ważne w skutecznym odzyskiwaniu należności. Do tego dochodzi bariera mentalna, bo jednego dnia zabiegają o klienta, a za dwa miesiące muszą się upominać o zapłatę.
Niestety samodzielne egzekwowanie należności jest bardzo niekomfortowe i pochłania dużo czasu oraz energii. Wymaga od pracowników angażowania się w działania, które są dla nich obce.
Windykacja polubowna prowadzona przez zewnętrzną firmę
Zalety windykacji należności faktur przez zewnętrzną firmę:
Oszczędność czasu i zasobów: zatrudnienie zewnętrznej firmy do odzyskiwania zapłaty pozwala odciążyć własnych pracowników.
Specjalistyczna wiedza prawna: profesjonalne firmy odzyskujące należności mają dogłębną znajomość przepisów prawnych. Dzięki temu działają zgodnie z obowiązującymi regulacjami i zgodnie z zasadami etyki.
Umiejętności negocjacyjne: skuteczne mediacje są najważniejszym elementem procesu odzyskiwania długów. Zewnętrzne firmy specjalizujące się w windykacji dysponują wyszkolonymi pracownikami, którzy potrafią skutecznie negocjować warunki spłaty długu. Wiedzą, kiedy można zaproponować rozłożenie zaległości na raty, a kiedy dążyć od razu do uregulowania całości.
Skuteczność: profesjonalne firmy windykacyjne osiągają wyższe wskaźniki odzysku niż windykacja prowadzonej samodzielnie przez przedsiębiorców. Dzieje się tak dzięki doświadczeniu, skutecznym strategiom oraz szerokiemu zakresowi technik wykorzystywanych podczas odzyskiwania należności.
Komfort: firma windykacyjna zdejmuje z przedsiębiorców ciężar dochodzenia należności, a także potrafi zadbać o zachowanie dobrych relacji pomiędzy kontrahentami. To ważne, aby przedsiębiorcy mogli kontynuować współpracę handlową na zdrowych zasadach. Negocjator jest katalizatorem emocji, jakie powstają pomiędzy firmami, kiedy jedna nie płaci drugiej. Swoim asertywnym profesjonalizmem potrafi doprowadzić do ugody.
Celem windykacji należności jest nie tylko odzyskanie zapłaty, ale także przygotowanie płaszczyzny pod dalszą kooperację wierzyciela i dłużnika. Z wieloletniej praktyki firm windykacyjnych wynika, że jest to duża wartość dla firm. Nie chodzi przecież o to, by odzyskać pieniądze i stracić klienta, ale o dalszą współpracę na zasadzie: my dostarczamy dobry towar lub realizujemy usługę na wysokim poziomie, wy płacicie w terminie i razem działamy dalej.
Windykuj należności prosto z FakturaXL
Wiedząc już, jak wygląda odzyskiwanie należności, przedsiębiorcy mogą zlecić windykację online z systemu FakturaXL. Nie muszą wykonywać żadnych telefonów ani pisać maili. Wystarczy, że przyjrzą się niezapłaconym dokumentom widniejącym w systemie i klikną opcję, która przekieruje je do windykacji. Wszystkim zajmą się negocjatorzy firmy windykacyjnej, którzy mają indywidualne podejście do każdej sprawy. O postępach działań będziesz informowany na bieżąco. Nie ponosisz żadnych opłat wstępnych. Prowizję zapłacisz tylko wtedy, gdy twoje należności za fakturę zostaną odzyskane.
Darmowa windykacja należności z faktur w programie FakturaXL?
W programie należy wejść do zakładki “Przychody” (1) i wybrać “Nieopłacone faktury” (2). Wyświetli się lista nieopłaconych faktur. Przy każdej z nich po prawej stronie obok znajduje się przycisk “Zarządzaj” (3). Po kliknięciu w przycisk otwiera się menu opcji dla faktury w którym w dolnej części jest opcja “Odzyskaj pieniądze” (4).
Uwaga! Usługa jest dostępna tylko dla faktur wystawionych na polskich nabywców, które są po terminie.
