Rejestracja samochodu w firmie – ewidencja środków trwałych
Przedsiębiorca może zarejestrować samochód w firmie i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych jeżeli zostaną spełnione określone wymogi zawarte w przepisach podatkowych. Zgodnie z nimi samochód musi:
być własnością lub współwłasnością podatnika
być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie
być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania
być używany przez okres dłuższy niż 1 rok (przewidywanie)
być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą lub oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
Koszty związane z danym samochodem uwzględnia się w ewidencji księgowej jako odpisy amortyzacyjne.
Zakup samochodu do firmy – dokumentacja
Jeżeli przedsiębiorca chce wprowadzić zakupiony pojazd do ewidencji środków trwałych to musi posiadać dokumenty jego zakupu, takie jak:
faktura VAT - wystawiona przez firmę zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT
faktura VAT marża - wystawiona przez firmę zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT sprzedającą samochody używane
Wyżej wymienione dokumenty dają prawo do ujęcia samochodu w ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca powinien ustalić plan amortyzacji na podstawie, którego będzie mógł każdego miesiąca obliczyć wysokość odpisów amortyzacyjnych i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Plan amortyzacji ustala się biorąc pod uwagę wartość początkową pojazdu i wybraną metodę amortyzacji.
Jeżeli samochód został zakupiony przez spółkę cywilną, to dokument zakupu musi być wystawiony na spółkę, a rejestracja powinna być dokonana na wspólników spółki. W jednoosobowej działalności gospodarczej dokument wystawiany jest na właściciela firmy. W tym przypadku nie jest konieczne podawanie nazwy firmy, ponieważ właściciel występuje jako osoba fizyczna i posiada ten sam numer NIP, który obowiązuje również w działalności.
Rejestracja samochodu na firmę kiedy jest możliwa?
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub będący wspólnikami spółki cywilnej nie mogą zarejestrować na firmę zakupionego pojazdu, ponieważ nie posiadają osobowości prawnej. W ich przypadku zakupiony pojazd zawsze będzie zarejestrowany na daną osobę, a nie na firmę, tak jak ma to miejsce np.: w przypadku spółki z o. o.
Samochód osobowy w firmie – korzyści
Przedsiębiorca, który użytkuje samochód osobowy wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo odliczyć pełny VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz od jego nabycia. Podatnik odliczy 100% VAT od pojazdu jeżeli zostaną spełnione niżej wymienione warunki:
dla pojazdu prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT
do regulaminu zostały wprowadzone zasady użytkowania samochodu w firmie.
W przypadku użytkowania samochodu osobowego w sposób mieszany (w firmie i prywatnie) przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych i nie musi spełniać w/w wymagań.
