Przedsiębiorcy coraz częściej w prowadzonej działalności napotykają na problemy natury finansowej, które spotykają ich głównie w związku z niewywiązywaniem się przez kontrahentów z zobowiązań finansowych. Odzyskanie należności od kontrahenta może być dość trudne i uciążliwe dla przedsiębiorcy. Jakie jest wyjście z takiej sytuacji?
Konsekwencją opóźnień w płatnościach oraz niezapłaconych faktur może być utrata płynności finansowej przedsiębiorcy. Problem jest na tyle poważny, że ponad połowa aktywnych przedsiębiorców twierdzi, że nie otrzymuje w terminie zapłaty za wystawione faktury zarówno od nowych jak i starych kontrahentów.
Wezwanie do zapłaty
Przedsiębiorcy, którzy borykają się z problemem nieopłaconych w terminie faktur próbują walczyć z nieuczciwymi klientami za pomocą wysyłanych drogą elektroniczną monitów/wezwań do zapłaty lub ponagleń przekazywanych telefonicznie. Jeżeli takie działania okażą się mało skuteczne, to pozostaje wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty pocztą tradycyjną, listem poleconym.
Pisemne wezwanie do zapłaty – co powinno zawierać?
Pismo musi zawierać informacje na temat powstałego długu, takie jak:
dane wierzyciela i dłużnika
wysokość roszczenia, czyli całkowitej kwoty do zapłaty
podstawa prawna, czyli numer oraz data wystawienia faktury lub innego dokumentu, który potwierdza tę należność
sposób zapłaty wraz z nowym terminem do zapłaty
ostrzeżenie o konsekwencjach za niewywiązanie się z płatności, jak np.: informacja, że za brak zapłaty naliczane będą odsetki od niezapłaconej faktury, czy że w razie braku zapłaty sprawa zostanie skierowana do postępowania windykacyjnego lub do sądu
data i miejsce sporządzenia dokumentu
podpis przedsiębiorcy lub innej upoważnionej osoby do sporządzenia pisma.
Do wezwania do zapłaty przedsiębiorca powinien dołączyć kopię niezapłaconej faktury, a także dowody będące potwierdzeniem braku wpłaty od kontrahenta. Przedsądowe wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym, najlepiej z potwierdzeniem odbioru.
Jeżeli przedstawione działanie okaże się niewystarczające i kontrahent nadal będzie zwlekał z zapłatą, to można poprosić o pomoc firmę windykacyjną lub skierować sprawę do sądu.
Windykacja należności
Czasami oddanie sprawy do firmy windykacyjnej okazuje się dobrym rozwiązaniem. W większości spraw udaje się odzyskać należności już na początkowym etapie.
Początkowe kroki firmy windykacyjnej polegają na rozwiązaniu sprawy na drodze polubownej. Polega to na wysłaniu listu windykacyjnego z wezwaniem do zapłaty. Jeżeli dłużnik nadal nie ma zamiaru zapłacić, to w następnej kolejności sprawa kierowana jest do sądu.
Pozew do sądu o zapłatę
Pozew do sądu o zapłatę składa się na druku P, który można pobrać w sądzie lub ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości z zakładki „Formularze pism procesowych w postępowaniu cywilnym”. Podaje się w nim:
dane wierzyciela i dłużnika
określa wartość sporu razem z odsetkami
uzasadnienie, czyli wszystkie informacje, z których wynika, że pozew jest uzasadniony
wnioski dowodowe
informację o tym czy strony podjęły próbę mediacji lub inne pozasądowe rozwiązanie sporu
wyjaśnienie przyczyn niepodjęcia prób rozwiązania sporu poza sądem
inne dodatkowe żądania, jak np.: żądanie zwrotu kosztów procesu.
Do pozwu należy dołączyć wszystkie potrzebne dokumenty potwierdzające zadłużenie. Pozew razem z załącznikami powinien być sporządzony w 3 egzemplarzach:
dla sądu
dla dłużnika
dla wierzyciela.
Składa się go w sądzie w biurze podawczym lub wysyła listem poleconym na adres sądu. Obecnie istnieje jeszcze jedna możliwość, złożenie pozwu w e-sądzie, który rozpatruje proste sprawy cywilne o niezbyt skomplikowanym stanie faktycznym niewymagające przeprowadzenia postępowania dowodowego. Są to proste sprawy kiedy dług nie budzi wątpliwości i jest dobrze udokumentowany za pomocą faktur oraz umów. Zakończeniem postępowania elektronicznego jest wydany nakaz zapłaty wysyłany do pozwanego pocztą w formie papierowej. Nieuregulowanie płatności i brak sprzeciwu do nakazu powoduje nadanie przez sąd klauzuli wykonalności. Wierzyciel ma prawo skierować sprawę odzyskania długu do komornika.
Jak skorzystać z windykacji faktur w programie FakturaXL?
Na górnej szare listwie należy wejść w “Przychody” (1) i wybrać “Nieopłacone faktury” (2). Pojawi się lista nieopłaconych faktur, na której po prawej stronie obok każdej faktury znajduje się przycisk “Zarządzaj” (3). Po kliknięciu w przycisk otwiera się menu opcji dla faktury w którym w dolnej części jest opcja “Odzyskaj pieniądze” (4).
Uwaga! Usługa jest dostępna tylko dla faktur wystawionych na polskich nabywców, które są po terminie.
