Przedsiębiorcy coraz częściej w prowadzonej działalności napotykają na problemy natury finansowej, które spotykają ich głównie w związku z niewywiązywaniem się przez kontrahentów z zobowiązań finansowych. Odzyskanie należności od kontrahenta może być dość trudne i uciążliwe dla przedsiębiorcy. Jakie jest wyjście z takiej sytuacji? windykacja niezaplaconych faktur

Jak odzyskać dług od kontrahenta?

Konsekwencją opóźnień w płatnościach oraz niezapłaconych faktur może być utrata płynności finansowej przedsiębiorcy. Problem jest na tyle poważny, że ponad połowa aktywnych przedsiębiorców twierdzi, że nie otrzymuje w terminie zapłaty za wystawione faktury zarówno od nowych jak i starych kontrahentów. 

Wezwanie do zapłaty 

Przedsiębiorcy, którzy borykają się z problemem nieopłaconych w terminie faktur próbują walczyć z nieuczciwymi klientami za pomocą wysyłanych drogą elektroniczną monitów/wezwań do zapłaty lub ponagleń przekazywanych telefonicznie. Jeżeli takie działania okażą się mało skuteczne, to pozostaje wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty pocztą tradycyjną, listem poleconym.

Pisemne wezwanie do zapłaty – co powinno zawierać?

Pismo musi zawierać informacje na temat powstałego długu, takie jak:
  • dane wierzyciela i dłużnika
  • wysokość roszczenia, czyli całkowitej kwoty do zapłaty
  • podstawa prawna, czyli numer oraz data wystawienia faktury lub innego dokumentu, który potwierdza tę należność
  • sposób zapłaty wraz z nowym terminem do zapłaty
  • ostrzeżenie o konsekwencjach za niewywiązanie się z płatności, jak np.: informacja, że za brak zapłaty naliczane będą odsetki od niezapłaconej faktury, czy że w razie braku zapłaty sprawa zostanie skierowana do postępowania windykacyjnego lub do sądu
  • data i miejsce sporządzenia dokumentu
  • podpis przedsiębiorcy lub innej upoważnionej osoby do sporządzenia pisma. 
Do wezwania do zapłaty przedsiębiorca powinien dołączyć kopię niezapłaconej faktury, a także dowody będące potwierdzeniem braku wpłaty od kontrahenta. Przedsądowe wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym, najlepiej z potwierdzeniem odbioru. 

Jeżeli przedstawione działanie okaże się niewystarczające i kontrahent nadal będzie zwlekał z zapłatą, to można poprosić o pomoc firmę windykacyjną lub skierować sprawę do sądu. 

Windykacja należności

Czasami oddanie sprawy do firmy windykacyjnej okazuje się dobrym rozwiązaniem. W większości spraw udaje się odzyskać należności już na początkowym etapie. 

Początkowe kroki firmy windykacyjnej polegają na rozwiązaniu sprawy na drodze polubownej. Polega to na wysłaniu listu windykacyjnego z wezwaniem do zapłaty. Jeżeli dłużnik nadal nie ma zamiaru zapłacić, to w następnej kolejności sprawa kierowana jest do sądu. 

Pozew do sądu o zapłatę

Pozew do sądu o zapłatę składa się na druku P, który można pobrać w sądzie lub ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości z zakładki „Formularze pism procesowych w postępowaniu cywilnym”. Podaje się w nim:
  • dane wierzyciela i dłużnika
  • określa wartość sporu razem z odsetkami
  • uzasadnienie, czyli wszystkie informacje, z których wynika, że pozew jest uzasadniony
  • wnioski dowodowe
  • informację o tym czy strony podjęły próbę mediacji lub inne pozasądowe rozwiązanie sporu
  • wyjaśnienie przyczyn niepodjęcia prób rozwiązania sporu poza sądem
  • inne dodatkowe żądania, jak np.: żądanie zwrotu kosztów procesu.
Do pozwu należy dołączyć wszystkie potrzebne dokumenty potwierdzające zadłużenie.
Pozew razem z załącznikami powinien być sporządzony w 3 egzemplarzach:
  • dla sądu
  • dla dłużnika
  • dla wierzyciela.
Składa się go w sądzie w biurze podawczym lub wysyła listem poleconym na adres sądu. Obecnie istnieje jeszcze jedna możliwość, złożenie pozwu w e-sądzie, który rozpatruje proste sprawy cywilne o niezbyt skomplikowanym stanie faktycznym niewymagające przeprowadzenia postępowania dowodowego. Są to proste sprawy kiedy dług nie budzi wątpliwości i jest dobrze udokumentowany za pomocą faktur oraz umów. Zakończeniem postępowania elektronicznego jest wydany nakaz zapłaty wysyłany do pozwanego pocztą w formie papierowej. Nieuregulowanie płatności i brak sprzeciwu do nakazu powoduje nadanie przez sąd klauzuli wykonalności. Wierzyciel ma prawo skierować sprawę odzyskania długu do komornika.

Jak skorzystać z windykacji faktur w programie FakturaXL?

Na górnej szare listwie należy wejść w “Przychody” (1) i wybrać “Nieopłacone faktury” (2).
Pojawi się lista nieopłaconych faktur, na której po prawej stronie obok każdej faktury znajduje się przycisk “Zarządzaj” (3). Po kliknięciu w przycisk otwiera się menu opcji dla faktury w którym w dolnej części jest opcja “Odzyskaj pieniądze” (4).

Odzyskaj pieniądze

Uwaga! Usługa jest dostępna tylko dla faktur wystawionych na polskich nabywców, które są po terminie.

Zobacz jak to działa krok po kroku: Pełna instrukcja dla darmowej windykacji online w programie


Data publikacji: 2022-01-13, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU