Czy do KSeF można wysłać notę korygującą?

KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy, ale wielu przedsiębiorców korzysta z niego już teraz. To świadomy wybór mający na celu jeszcze lepszego przygotowanie się do nadchodzących zmian. System księgowy używany do fakturowania powinien umożliwić integrację z platformą przygotowaną przez Ministerstwo Finansów, gdyż od 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy. W trakcie przygotowania dokumentacji firmy każdemu przedsiębiorcy czy księgowemu może przydarzyć się błąd. Pomyłki poprawia się przy pomocy noty korygującej. Czy dokument może zostać dostarczony do KSeF?

Nota korygująca a KSeF

Zacznijmy od przedstawienia ważnego faktu, a mianowicie nota korygująca nie jest klasyfikowana jako dokument księgowy. Zamiast tego pozwala na skorygowanie faktury dostarczonej przez sprzedawcę. Wszystkie informacje na temat noty korygującej można znaleźć w art. 106k ustawy o VAT.

W pierwszej części przepisu dowiadujemy się, że nabywca towaru albo usługi, do którego dostarczona została błędna faktura – z wyjątkiem następujących pomyłek:

• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów albo zakres wyświadczonych usług,
• cena jednostkowa towaru albo usługi, nie wliczając w to kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty przyznanych opustów albo obniżek cen, wliczając w to przyznany rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty, pod warunkiem że nie zostały automatycznie wliczone do ceny jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów albo wyświadczonych usług stanowiących przedmiot transakcji, nie wliczając w to kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku albo stawka podatku od wartości dodanej, kiedy sprzedawca stosuje procedury szczególne omówione w dziale XII w rozdziale 6a, 7 oraz 9 ustawy o VAT,
• suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej konkretnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolniona od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z wyszczególnieniem kwot związanych z konkretnymi stawkami podatku,
• kwota należności ogółem

ma prawo wystawić notę korygującą.

Jak przygotować notę korygującą?

Posiłkując się art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, dowiadujemy się, że każda nota korygująca musi zawierać następujące elementy:

• nazwa – NOTA KORYGUJĄCA,
• numer kolejny wraz z datą wystawienia,
• imiona i nazwiska albo nazwy wystawcy noty oraz wystawcy faktury bądź faktury korygującej, potrzebne są także adresy i numery NIP,
• dane występujące w poprawionej fakturze (podaje się datę wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy wraz z ilością towarów albo usług ściśle związanych z przygotowaną fakturą),
• wprowadzenie treści korygowanej informacji razem z prawidłowymi danymi.

Jednym z warunków wystawiania noty korygującej jest zaakceptowanie jej przez podmiot wystawiający fakturę poddawaną korekcie. Najczęściej stosowaną formą akceptacji jest przesłanie wiadomości e-mail po otrzymaniu noty.

Nota korygująca w KSeF – czy w systemie można wystawić notę?

W systemie KSeF nie ma opcji modyfikacji dokumentów przez strony, do których są one dostarczone. Trzeba też zaznaczyć, że nota nie jest fakturą ustrukturyzowaną, czyli jedyną fakturą, jaką można wystawić w systemie KSeF. Korekta danych widniejących w systemie od 1 lipca 2024 roku będzie odbywać się tylko z wykorzystaniem faktur korygujących. Aktualnie ustawodawca pozwala na poprawie danych wprowadzonych do KSeF notą korygującą, ale dokument nie może zostać przygotowany w systemie. Należy skorzystać z programu do fakturowania.  

Zgodnie z wprowadzonymi zasadami każda faktura dostarczona do KSeF będzie przechowywana przez 10 lat, liczonych od końca roku, kiedy ją wystawiono. To bardzo uprości cały proces archiwizacji, gdyż przedsiębiorcy nie będą przechowywać ich na komputerze, w programie do fakturowania ani też drukować. Sytuacja jest inna, kiedy chodzi o noty korygujące. Skoro noty nie można wystawić w KSeF, podatnik musi przechowywać notę korygującą tak długo, aż minie termin przedawnienia, czyli 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, kiedy termin płatności podatku uległ zakończeniu.

Taki sposób działania sprawia, że faktury z błędami pozostają w KSeF, mimo iż nabywca przygotował notę korygującą. Wszystkie zmiany będą widoczne w sekcji ewidencyjnej pliku JPK_V7. Modyfikacja odbędzie się dopiero po zaakceptowaniu noty korygującej przez kontrahenta. Na ten moment nie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy takie postępowanie przyniesie dobre efekty, jednak przedsiębiorcy muszą działać zgodnie z instrukcjami podanymi przez ustawodawcę. Z czasem zobaczymy, jak będą kształtować się rozbieżności, a także czy będą miały wpływ na podatników.

Na stronie Ministerstwa Finansów możemy znaleźć odpowiedź na pytanie „Czy błędy formalne na fakturach będą wymagały wystawienia faktury korygującej?” Odpowiedź jest uwarunkowana informacjami podanymi w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę korygującą wystawia się w przypadku, kiedy podatnik zauważył pomyłkę jakiejkolwiek pozycji widniejącej w fakturze.

Tak długo, jak system KSeF jest dobrowolny, przedsiębiorca ma prawo przygotować notę korygującą poza KSeF, ale od lipca 2024 akceptowane będą tylko faktury korygujące.

Data publikacji: 2023-03-29, autor: FakturaXL