Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wykazanie osiągniętych w danym roku przychodów w sposób prawidłowy i rzetelny. Czasami już po dokonanym rozliczeniu w kolejnych miesiącach rozliczeniowych mogą wystąpić zdarzenia mające wpływ na wysokość przychodów. W konsekwencji przychód może zwiększyć się lub zmniejszyć. Przykładem jest zakup towaru przez klienta, a później jego zwrot. W tej sytuacji przychód do opodatkowania zmniejsza się, a przedsiębiorca ma obowiązek dokonać korekty sprzedaży.
Kiedy występuje obowiązek dokonania korekty sprzedaży?
Przychodem z działalności gospodarczej są sumy należne nawet, jeżeli nie zostały faktycznie otrzymane z wyjątkiem kwot za zwrócone towary, udzielone bonifikaty i skonta. Dla podatnika VAT czynnego przychodem jest kwota pomniejszona o wartość należnego podatku VAT.
Przychód powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego, wykonania usługi lub częściowego wykonania usługi, ale nie później niż dzień:
wystawienia faktury
uregulowania należności.
Sprzedaż towarów lub usług powinna zostać zaksięgowana w KPiR w dacie powstania przychodu. Jak jednak ująć przychód, jeżeli klient zwróci towar, odstąpi od umowy lub wtedy, kiedy wystąpi błąd spowodowany oczywistą pomyłką?
Data księgowania faktury korygującej in minus
Każda korekta dokonywana jest z jakiegoś powodu, który należy wskazać na dokumencie. Może nim być np.:
błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka
inny powód, jak np. zwrot towaru lub rabat udzielony po sprzedaży.
Od powodu korekty zależy sposób w jaki będzie ona zaksięgowana w książce przychodów i rozchodów. W przypadku korekty sporządzonej z powodu błędu rachunkowego lub oczywistej pomyłki należy ująć ją w dacie zdarzenia pierwotnego, czyli w dacie pierwszej faktury sprzedaży.
Zmniejszenie przychodu z powodu zwrotu towarów, rabatu lub innej czynności, która przyczyniła się do konieczności wystawienia faktury korygującej wymaga zaksięgowania dokumentu korygującego w dacie wystawienia faktury korygującej przez:
zmniejszenie wartości przychodu – wartość przychodu jest wystarczająca
zwiększenie wartości kosztu – przychód jest niewystarczający.
Powyższe zgodne jest z art. 14 ust. 1 m i 1n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych o treści:
1m. Jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
1n. Jeżeli w okresie rozliczeniowym, o którym mowa w ust. 1m, podatnik nie osiągnął przychodów lub osiągnięte przychody są niższe od kwoty zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi hurtownię artykułów fryzjerskich. 18 kwietnia 2023 roku sprzedał 80 sztuk farb koloryzujących do włosów. Przy wystawianiu faktury pomylił się i wpisał inną ilość towaru. Na fakturze zostało ujętych 90 sztuk farb zamiast 80. Przedsiębiorca zauważył swój błąd dopiero w następnym miesiącu i od razu wystawił fakturę korygującą z prawidłową ilością. Jak powinien zaksięgować utworzoną korektę? Czy ma prawo dokonać korekty przychodu na bieżąco?
Odpowiedź: Niestety nie może, ponieważ korekta dotyczy tzw. oczywistej pomyłki. Przedsiębiorca musi ująć korektę w okresie wystawienia faktury pierwotnej, czyli w miesiącu kwietniu.
PRZYKŁAD 2 Firma X sprzedała 15 marca 2023 roku towary firmie Y. Po prawie 2 miesiącach firma Y zmieniła zdanie i 6 maja 2023 roku zwróciła zakupiony towar. W związku z tym firma X wystawiła fakturę korygującą. W jakim okresie powinna być ujęta faktura korygująca?
Odpowiedź: Jeżeli korekta dotyczy zwrotu towaru to powinna zostać zaksięgowana w bieżącym okresie. Oznacza to, że w podatku dochodowym firma X musi ująć transakcję w miesiącu maju. Natomiast w podatku VAT księgowanie powinno mieć miejsce w dacie otrzymania dokumentacji potwierdzającej warunki korekty.
W dacie uzgodnienia warunków wystawienia faktury korygującej z nabywcą
Kolejne zdarzenie gospodarcze wpływające na wartość sprzedaży
W dacie wystawienia faktury korygującej
W dacie uzgodnienia warunków wystawienia faktury korygującej z nabywcą
Księgowanie faktury korygującej in plus
W przypadku faktur korygujących in plus należy przed zaksięgowaniem dokumentu zapoznać się z powodem wystawienia korekty. Sprzedawca musi podjąć decyzję, czy korekta sprzedaży będzie księgowana w dacie wystawienia faktury korygującej, czy w dacie faktury pierwotnej.
Wszystko zależy od powodu wystawienia dokumentu korygującego:
podwyższenie ceny z uwagi na wystąpienie zdarzenia już po dokonanej sprzedaży – księgowanie w dacie wystawienia faktury korygującej
naprawa błędu rachunkowego lub oczywistej pomyłki z faktury pierwotnej – księgowanie w dacie faktury pierwotnej.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą usługową. 20 czerwca 2023 roku wykonał usługę informatyczną dla innej firmy, co udokumentował za pomocą faktury. Niestety pomylił się i błędnie wystawił dokument. Błąd zauważył dopiero w lipcu 2023 roku i dokonał korekty przychodu na in plus. Czy będzie mógł ująć fakturę korygującą w lipcu?
Odpowiedź: Nie będzie mógł, ponieważ powodem stworzenia korekty był błąd rachunkowy. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest dokonanie korekty przychodu w okresie wystawienia faktury pierwotnej, czyli w czerwcu 2023 roku. Dodatkowo przedsiębiorca musi uregulować podatek razem z odsetkami z tytułu zapłaty zaległej części zobowiązania podatkowego w zakresie podatku dochodowego.
Jeżeli chodzi o podatek VAT to faktura korygująca in plus nie musi dokumentować warunków korekty.
Kolejne zdarzenie gospodarcze wpływające na wartość sprzedaży
W dacie wystawienia faktury korygującej
W dacie wystawienia faktury korygującej
Podsumowanie
W przypadku księgowania faktury korygującej sprzedaż, bardzo istotną rzeczą jest prawidłowe wyznaczenie daty i to zarówno dla podatku VAT, jak i dla podatku dochodowego. Ma to ogromne znaczenie dla celu prawidłowego ustalenia należności podatkowych. Jeżeli podatnik błędnie zaksięguje fakturę, a urząd skarbowy wykryje nieprawidłowości, to zostanie on zobligowany do zapłaty odsetek. Dotyczy to sytuacji, kiedy faktura korygująca in plus dotycząca błędu rachunkowego zostanie ujęta w bieżącym okresie zamiast wstecznym, co spowoduje zaniżenie należności podatkowych za okres wystawienia faktury pierwotnej.
