Część przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wraz z rozwojem firmy decyduje się na zatrudnianie pracowników. Niektórzy zawierają umowę o pracę, a z niektórymi współpraca odbywa się na podstawie umów zlecenia. Niezależnie od formy zatrudnienia, to wydatki na wynagrodzenie stanowią koszty podatkowe. Jak należy zaksięgować wynagrodzenie pracownika za poprzedni miesiąc?
Większość wydatków ponoszonych w działalności stanowi koszt podatkowy pod warunkiem, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania, bądź zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT (katalog kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów). Wynagrodzenia pracowników mają związek z prowadzoną działalnością przedsiębiorcy i przyczyniają się do uzyskania przychodu. Jednak, aby można było ująć je w kosztach podatkowych musi zostać spełniony jeszcze jeden warunek. Wynagrodzenie jest kosztem tylko wtedy jeżeli zostanie wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika lub zleceniobiorcy (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT)
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca otworzył własne biuro projektowe i zatrudnił jednego pracownika na umowę o pracę zawartą na czas określony 2 lat. W międzyczasie firma się rozwinęła i przedsiębiorca dodatkowo z powodu większej ilości zleceń zawarł stałą umowę zlecenia. Czy koszty związane z obiema umowami mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych?
Odpowiedź: Obie umowy, zarówno umowa o pracę, jak i zlecenia zostały zawarte w związku z otrzymaniem przez przedsiębiorcę większej ilości zleceń, a więc mają bezpośredni związek z uzyskiwanym przychodem. Wynagrodzenia otrzymywane z tytułu wymienionych umów będzie można ująć w kosztach podatkowych pod warunkiem, że zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji.
Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc
Wypłatę wynagrodzenia ujmuje się w kolumnie 12 KPiR. Księguje się w niej wynagrodzenie brutto razem ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników oraz zaliczkami na podatek dochodowy. Wpisu dokonuje się na podstawie listy płac lub innych dokumentów, jak np.: rachunek do umowy zlecenia, na którym pracownik powinien potwierdzić wypłacone kwoty z tytułu wykonanej pracy.
Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc – umowa o pracę
Zgodnie z przepisami (art. 85 par. 2 Kodeksu pracy) wynagrodzenie za pracę musi zostać wypłacone nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli dzień ten przypada w sobotę lub w święto, to wynagrodzenie powinno być wypłacone w dniu poprzedzającym. W przypadku kiedy wypłata wynagrodzenia została ustalona na dzień przypadający pomiędzy 1, a 10 dniem następnego miesiąca, to pracodawca ma prawo ująć listę płac w kosztach miesiąca, którego ona dotyczy. Jeżeli wypłata wynagrodzenia przypada po 10 dniu następnego miesiąca, to pracodawca musi zaksięgować listę płac pod datą wypłaty.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi warsztat naprawy sprzętu RTV. Zatrudnionym pracownikom wypłaca wynagrodzenie w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie. Wynagrodzenia za styczeń zostały wypłacone 10 lutego. Czy w związku z tym księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w okresie, który rzeczywiście ich dotyczy jest prawidłowe?
Odpowiedź: Tak jest to prawidłowe, ponieważ wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie. Przedsiębiorca może ująć je w kolumnie 12 KPiR w miesiącu styczniu.
PRZYKŁAD 3 Podatnik prowadzi salon fryzjerski. Zatrudnia 2 pracowników, z którymi podpisał umowę o pracę. Wynagrodzenie wypłacane jest w ostatnim dniu każdego miesiąca. Kiedy podatnik może ująć w kosztach wydatki jakie poniósł na wynagrodzenia?
Odpowiedź: Wypłata wynagrodzeń ma miejsce w tym samym miesiącu, którego dotyczy, dlatego podatnik może ująć w KPiR koszt wypłaconych wynagrodzeń w tym samym miesiącu.
PRZYKŁAD 4 Pani Halina prowadzi sklep spożywczy. Zatrudnia pracowników, którym wypłaca wynagrodzenie gotówką z kasy. Wypłaty odbywają się każdego miesiąca w 5 dniu za miesiąc poprzedni. Jeden z pracowników otrzymał wynagrodzenie z opóźnieniem, w dniu 15 kwietnia za marzec, ponieważ był nieobecny w pracy. Kiedy pani Halina może ująć poniesiony koszt wynagrodzeń w KPiR?
Odpowiedź: Wszystkie wynagrodzenia zostały postawione do dyspozycji pracowników w wymaganym terminie, dlatego pomimo, że jeden z pracowników z własnej winy odebrał wypłatę w późniejszym terminie, to pracodawczyni ma prawo całą kwotę wypłaconych wynagrodzeń ująć w kosztach marcowych.
PRZYKŁAD 5 Przedsiębiorca prowadzi małą firmę farmaceutyczną, w której zatrudnia kilku pracowników na umowę o pracę. Wynagrodzenia za kwiecień wypłacił w dwóch transzach, każda po 50%, jedną 10 maja, a drugą 15 maja. W którym okresie rozliczeniowym będzie mógł ująć wynagrodzenia w kosztach?
Odpowiedź: Wynagrodzenia, które zostały wypłacone w obowiązującym terminie 10 maja za kwiecień będą mogły zostać zaksięgowane w kolumnie 12 KPiR w kosztach majowych. Wynagrodzenia wypłacone po terminie zostaną ujęte w miesiącu wypłaty, czyli w maju.
PRZYKŁAD 6 Pan Jan zatrudnia w swojej firmie kilku pracowników, którym wypłaca wynagrodzenie z umowy o pracę 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W 2021 roku, 10 kwiecień przypadł w sobotę. Pan Jan wypłacił wynagrodzenie w poniedziałek 12 kwietnia. Czy jeżeli zaksięguje wynagrodzenie za poprzedni miesiąc w kosztach marcowych, to postąpi prawidłowo?
Odpowiedź: Nie. Mógłby tak postąpić i ująć wynagrodzenia w kosztach marca gdyby wypłacił je w piątek 9 kwietnia. Jeżeli wyplata wynagrodzenia nastąpiła 12 kwietnia, to może je ująć dopiero w kosztach w miesiącu wypłaty, a więc w kwietniu.
Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc – umowa zlecenia
W przypadku umowy zlecenia, wynagrodzenia są kosztem w miesiącu, w którym zostały wypłacone lub zostały postawione do dyspozycji. Bez znaczenia jest rzeczywisty dzień wypłaty
PRZYKŁAD 7 Przedsiębiorca prowadzi działalność związaną z turystyką. W sezonie letnim potrzebuje większą ilość pracowników. Dodatkowych pracowników zatrudnia na umowę zlecenia. Wynagrodzenie wypłaca im każdego 5 dnia kolejnego miesiąca. Jak powinien zaksięgować wynagrodzenie? Czy prawidłowe będzie jeżeli wynagrodzenie za poprzedni miesiąc ujmie w okresie, którego ono dotyczy?
Odpowiedź: Nie będzie to prawidłowe, ponieważ wynagrodzenie wypłacone z umowy zlecenia może być ujęte w kolumnie 12 KPiR jako koszt w miesiącu wypłaty. Wynagrodzenie za kwiecień wypłacone 5 maja może być zaksięgowane w KPiR w miesiącu maju.
PRZYKŁAD 8 Przedsiębiorca zatrudnia dwóch pracowników na umowę zlecenia. Wynagrodzenie wypłaca gotówką pobraną z kasy zawsze ostatniego dnia danego miesiąca. Jeden z pracowników odebrał wypłatę za maj dopiero 1 czerwca. Jak w takim przypadku należy zaksięgować wynagrodzenie za poprzedni miesiąc?
Odpowiedź: Pracodawca postawił do dyspozycji wynagrodzenia zgodnie z obowiązującym terminem (ostatni dzień miesiąca), to nawet jeżeli faktyczna wypłata nastąpiła w pierwszym dniu kolejnego miesiąca, to i tak koszt wynagrodzenia za maj można ująć w KPiR w kosztach majowych.
Podsumowanie
Sposób księgowania wynagrodzenia za poprzedni miesiąc zależy od rodzaju zawartej z pracownikiem umowy o zatrudnieniu (umowa o pracę, czy umowa zlecenia). Wypłacone wynagrodzenie lub postawione do dyspozycji pracownika zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku należy traktować jako koszt uzyskania przychodu.
