Jak sporządzić listę płac w firmie?

Zatrudniając pracowników, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia właściwych warunków pracy i prawa do uzyskania wynagrodzenia za wykonywanie powierzonych obowiązków. Wielu przedsiębiorców oferując pracę, decyduje się na prowadzenie i uzupełnianie listy płac, co okaże się przydatna w księgowaniu wpłat i załatwianiu wszystkich formalności związanych z zatrudnieniem. W niniejszej publikacji znajdują się szczegółowe informacje na temat elementów listy płac, a także zasad prowadzenia.

Lista płac — co to jest?

Przez określenie lista płac pracowników rozumie się dokument używany w księgowości, pozwalający na księgowanie wynagrodzeń otrzymywanych przez zatrudnione osoby. Dokument umożliwia także komfortowe załatwianie formalności, a dokładnie odprowadzanie podatków lub opłacanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Lista płac służy do udokumentowania faktu, że pracownik otrzymał pieniądze za wykonaną pracę w konkretnym okresie rozliczeniowym. Dla przedsiębiorcy oznacza to zapobieganie kłopotom w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa związanym z brakiem płatności wynagrodzenia i innymi niepożądanymi działaniami.

Należy zaznaczyć, iż lista płac jest dedykowana jedynie dla pracowników, którzy zawarli stosunek pracy, czyli podpisali umowę o pracę. W przypadku zleceniobiorców podstawą do rozliczania jest faktura, a regulowana kwota nie zostaje wprowadzona do listy płac przedsiębiorstwa.

Czy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia listy płac?

Kodeks pracy reguluje prawa i obowiązki przedsiębiorcy oraz pracownika, jednak prowadzenie listy płac nie jest jednym z nich, co oznacza, że przedsiębiorca samodzielnie decyduje, czy w jego firmie będzie funkcjonować lista płac, czy też nie.

Przed podjęciem decyzji warto zwrócić uwagę na możliwość skorzystania z elektronicznej listy płac, co zdecydowanie ułatwia wszystkie formalności.

Jakie informacje znajdują się w liście płac?

Lista płac musi zawierać szczegółowe informacje o wynagrodzeniu zatrudnianych osób i danych składnikach. Pracodawca może je obliczyć na podstawie miesięcznego czasu pracy, kwoty wynagrodzenia oraz przyznanych dodatków. Informacje uzyskuje się z po sprawdzeniu ewidencji czasu pracy, a także listy obecności. Kolejne ważne dane można odczytać z podpisanej umowy o pracę.

Lista płac firm jest dokumentem przygotowywanym indywidualnie, co oznacza, że nie ma jednego przyjętego i narzuconego schematu i kształtu.

Można jednak zwrócić uwagę na parę ważnych elementów, które muszą znaleźć się w każdej liście płac, a wśród nich:

• dane pracodawcy,
• okres, w jakim obowiązuje lista płac,
• data przygotowania,
• data wypłaty wynagrodzenia,
• dane pracowników — należy podać imię i nazwisko,
• poszczególne składniki wynagrodzenia,
• podpisy osoby przygotowujące i akceptującej listę płac.

Lista płac a składki ZUS

Przygotowując listę płac, trzeba uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia zatrudnionej osoby, na które składają się następujące elementy:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wszelkie dodatki do wynagrodzenia,
• podstawa wymiaru składek,
• składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• koszty uzyskania przychodu,
• podstawa naliczania podatku dochodowego,
• kwota wolna od podatku,
• zaliczka na podatek,
• opcjonalnie wszelkie potrącenia od wynagrodzenia,
• wynagrodzenie netto.

Przedsiębiorca uzupełniający listę płac musi uzyskać informacje na temat składek regulowanych do ZUS-u oraz o sposobie ich finansowania:

• składki emerytalne (19,52 proc.), z czego 9,76 proc. jest finansowane przez pracodawcę i 9,76 proc. przez zatrudnioną osobę,
• składki rentowe (8 proc.), gdzie 6,5 proc. reguluje pracodawca, a 1,5 proc. pracownik,
• składki chorobowe, gdzie całość jest regulowana przez pracownika,
• składki wypadkowe (1,67 proc.), gdzie całą kwotę reguluje pracodawca,
• Fundusz Pracy (2,45 proc.), gdzie całość reguluje pracodawca,
• FGŚP (0,10 proc.) opłacane przez pracodawcę,
• ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.), regulowane przez pracownika (1,25 proc. z wynagrodzenia; 7,75 proc. z podatku).

Aby zapobiec obowiązkowi samodzielnego obliczania obowiązkowych elementów wynagrodzenia zatrudnionych osób, przedsiębiorcy używają elektronicznych rozwiązań. Kalkulator wynagrodzeń jest jednym z nich. Tworzenie listy płac odbywa się automatycznie, nie wymaga dużych nakładów pracy, a przedsiębiorca otrzymuje wartość płacy brutto oraz netto pracowników, może zweryfikować również skład kosztów zatrudnienia poszczególnych osób.

Lista płac wiąże się dla przedsiębiorcy z wieloma korzyściami. Jej prowadzenie wymaga czasu i systematyczności, jednak ułatwia funkcjonowanie całej firmy. Szereg zalet sprawia, że z tego rozwiązania korzysta coraz więcej pracodawców, prowadzących zarówno małe, jak i średnie firmy.

Korzystając z listy płac, przedsiębiorca ma możliwość ewidencjonowania czasu pracy w sposób elektroniczny oraz weryfikować obecność zatrudnionych osób. To także możliwość nawiązania kontaktu z zatrudnionymi osobami i przekazywania informacje o zmianach w grafiku.

Data publikacji: 2023-08-28, autor: FakturaXL