Niektórzy polscy przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności zawierają transakcje z zagranicznymi kontrahentami. Podczas wyjazdów zagranicznych wynajmują samochód osobowy. Jak prawidłowo rozliczyć fakturę za wynajem auta osobowego za granicą?
Sposób rozliczenia najmu auta osobowego za granicą zależy od czasu trwania umowy oraz miejsca przekazania przedmiotu najmu. Wyróżniamy najem długoterminowy i krótkoterminowy.
Najem krótkoterminowy
Najem krótkoterminowy znacza ciągłe posiadanie bądź korzystanie z określonego środka transportu przez okres do 30 dni (art. 28j ust. 2 ustawy o VAT). Przy tym rodzaju najmu przy rozliczeniu podatku istotne jest miejsce przekazania przedmiotu. Zgodnie z art. 28j ust. 1 miejscem opodatkowania najmu krótkoterminowego jest miejsce przekazania przedmiotu najmu do dyspozycji usługobiorcy. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli pojazd był przekazany w kraju UE od kontrahenta z zagranicy, to polski przedsiębiorca nie ma obowiązku wykazywania podatku VAT. Powyższą czynność ma obowiązek wykonać kontrahent w kraju przekazania. W sytuacji jeżeli do przekazania auta doszło na terenie Polski to wtedy polski nabywca musi dokonać opodatkowania w miejscu otrzymania pojazdu, czyli w swoim kraju (import usług).
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca z Polski wynajął auto od firmy francuskiej na 10 dni. Pojazd został przekazany w Polsce. W jaki sposób ma być opodatkowana usługa? Odpowiedź: Podatek VAT należny powinien być rozliczony przez podatnika z Polski w ramach importu usług.
PRZYKŁAD 2 Polski podatnik wynajął samochód od firmy niemieckiej na okres 10 dni. Pojazd został przekazany na terenie Niemiec. Jak należy rozliczyć podatek? Odpowiedź: Podatek VAT powinien być rozliczony przez niemiecką firmę.
Najem długoterminowy
Najem długoterminowy ma miejsce wtedy kiedy trwa dłużej niż 30 dni. W jego przypadku dla celu rozliczenia podatku VAT nie ma znaczenia miejsce przekazania pojazdu. Jeżeli samochód wynajmowany jest od zagranicznego kontrahenta to podatek VAT należny powinien być rozliczony w kraju wynajmującego niezależnie od tego gdzie doszło do przekazania kluczyków. Tak więc podatek należy wykazać zgodnie z krajową stawką VAT.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca z Polski wynajął od jednej z zagranicznych firm samochód osobowy na okres 100 dni. Samochód trafił do kontrahenta z Polski. W tym wypadku z perspektywy rozliczenia podatku nie ma znaczenia miejsce przekazania pojazdu. Podatek VAT należny powinien rozliczyć nabywca usługi (import usług).
PRZYKŁAD 4 Podatnik z Polski zawarł z firmą z Niemiec umowę najmu pojazdu na okres 27 dni. Z pewnych przyczyn korzystał z pojazdu dłużej przez okres 35 dni. W tym wypadku zgodnie z definicją mamy do czynienia z najmem długoterminowym, który należy rozliczyć na podstawie importu usług. Podatek VAT należny trzeba rozliczyć w kraju nabywcy usługi. W tym przypadku, w Polsce.
Wynajem auta za granicą, a odliczenie podatku VAT
Jeżeli podatek VAT z tytułu najmu samochodu rozlicza usługobiorca to w takiej sytuacji ma on prawo odliczyć VAT naliczony o ile istnieje związek pomiędzy wydatkiem, a prowadzoną działalnością.
Pełną kwotę VAT będzie mógł odliczyć jeżeli jednocześnie:
prowadził ewidencję przebiegu samochodu
zgłosił samochód do urzędu skarbowego na druku VAT-26
sporządził regulamin zasad użytkowania samochodu w firmie
samochód wykorzystywał tylko w działalności gospodarczej.
Jeżeli podatnik nie spełni powyżej wymienionych warunków to ma możliwość odliczenia 50% podatku VAT naliczonego.
Jeżeli podatek VAT z tytułu najmu samochodu rozlicza usługodawca to w takiej sytuacji naliczony przez niego VAT zagraniczny nie podlega odliczeniu. Nabywca ma prawo otrzymać zwrot podatku VAT, który opłacił za granicą kraju składając wniosek VAT-REF w terminie do 30 września roku podatkowego następującego po roku, którego dotyczy wniosek.
Zwrot podatku VAT zapłaconego za granicą przysługuje po spełnieniu kilku warunków:
nabywcą jest czynny podatnik VAT w Polsce
usługa ma związek z prowadzoną działalnością
siedziba działalności usługobiorcy nie jest w kraju UE, w którym poniósł on wydatek
zakup usługi nie służył czynnościom zwolnionym z VAT.
Wynajem auta za granicą, a koszty podatkowe
Wynajem samochodu za granicą można rozliczyć w podobny sposób jak ma to miejsce w przypadku najmu krajowego. W tym wypadku obowiązuje limit 150 000 zł. Jeżeli wartość pojazdu nie przekracza podanej kwoty to wtedy całkowitą wartość faktury ujmuje się w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki). Jeżeli wartość pojazdu przekracza wymienioną kwotę to w KPiR należy wpisać kwotę wynikającą z przeliczenia: 150 000/wartość pojazdu x wartość faktury (art. 23 ust. 1 pkt 47a)
Jeżeli najem trwa mniej niż 6 miesięcy to wtedy zgodnie z art. 23 ust. 5d za wartość pojazdu przyjmuje się wartość przyjętą przez ubezpieczyciela. W przypadku umowy zawartej na okres równy lub przekraczający 6 miesięcy, w ustawie brak jest dokładnego sposobu na podstawie którego można byłoby ustalić wartość pojazdu, dlatego też należy przyjąć wartość wynikającą z umowy najmu.
W ustawie o PIT nie ma zapisu mówiącego, że wartość pojazdu może być wyrażona w obcej walucie, dlatego też wartość pojazdu podana w walucie innej niż krajowa powinna być przeliczona na złoty wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień podpisania umowy (zgodnie z Krajową Informacją Skarbową). Dla celów podatkowych, wartość faktury wystawionej w walucie obcej należy przeliczyć na złoty po średnim kursie ogłaszanym przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
