Wynajem samochodu na firmę

Samochód osobowy nie jest tanim luksusem, sam zakup wymaga dużych nakładów finansowych, a eksploatacja dostarcza ich jeszcze więcej, w związku z tym duża liczba przedsiębiorców całkowicie pożegnała się z zakupem zarówno własnych, jak i firmowych samochodów. Wśród tych, którzy zdecydowali się na ten krok, bardzo popularny jest wynajem samochodów. Dzisiejszy artykuł rozważy możliwość rozliczenia wynajmowanego samochodu w kosztach przedsiębiorstwa, a także metody postępowania.

Umowa najmu samochodu

Wynajęcie samochodu niesie na sobą konsekwencję w postaci podpisania umowy najmu. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa najmu to pozwolenie najemcy na użytkowanie konkretnej rzeczy na wyznaczony bądź niewyznaczony czas, a rolą najemcy jest zapłata osobie wynajmującej określonego w umowie czynszu. Zapłata za czynsz może nastąpić zarówno w formie pieniężnej bądź jako innego typu świadczenie.

Jeśli przedsiębiorca podejmie decyzję o wynajęciu samochodu jest to ściśle związane z określonymi wydatkami, wśród których zaliczamy między innymi samo wynajęcie pojazdu, a także jego użytkowanie. Jednakże, główny koszt stanowi czynsz za najem samochodu. Koszty związane z użytkowaniem samochodu to na przykład kupno paliwa, opłaty ponoszone za przejazd autostradą bądź za postój na parkingu, a w awaryjnych sytuacjach mogą to być również konieczne naprawy.

Aby możliwe było wliczenie tych wydatków związanych z wynajęciem samochodu do kosztów uzyskania przychodu, niezbędnym warunkiem jest posiadanie ewidencji przebiegu pojazdu, która określana jest mianem kilometrówki. To ona stanowi podstawę do obliczenia sumy wydatków, które wchodzą w skład kosztów uzyskania przychodu.

Ustawa o PIT, a dokładnie art. 23 ust 7 informuje nas o danych, które muszą wchodzić w skład ewidencji przebiegu pojazdów, a zaliczamy wśród nich:

• nazwisko, imię wraz z adresem zamieszkania osoby korzystającej z pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu wraz z  pojemnością silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę oraz cel wyjazdu,
• dane dotyczące trasy (skąd - dokąd),
• ilość rzeczywiście przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę obliczoną na podstawie przemnożenia ilości rzeczywiście przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) oraz jego dane.

Należy zapamiętać, iż łączna suma wydatków, które połączone zostały z samochodem i wchodzą w skład kosztów podatkowych nie może być wyższa niż kwota limitu, otrzymana na podstawie kilometrówki.

Aby obliczyć limit kilometrówki należy pomnożyć przejechane kilometry przez stawkę za 1 km określoną dla konkretnego samochodu osobowego.

Stawki dla kilometrówki w 2020r.

• 0,5214 zł - dla samochodu osobowego, którego pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm³,
• 0,8358 zł - dla samochodu osobowego, którego pojemność skokowa silnika wynosi powyżej 900 cm³.

Stawka kilometrówki od ponad 10 lat nie uległa już zmianie. Ostatnia zmiana stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu miała miejsce w 2007 roku.

Rozporządzenia wydane przez Ministra Infrastruktury w dniu 25 marca 2002 roku wyznaczają stawkę za przejechany 1 km. Owe rozporządzenie zawiera warunki określania oraz metody wykonywania zwrotu kosztów korzystania z samochodów osobowych, motocykli, motorowerów do celów służbowych, które nie wchodzą w skład własności przedsiębiorcy.

Opłaty za czynsz odnośnie najmowanych samochodów zmieniły się w 2013 roku.
Kilometrówka służyła do rozliczania najmu pojazdów, które wykorzystywane były w ramach działalności przedsiębiorstwa, jednakże zmieniło się to w 2013 roku. Bazując na interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów z dnia 8 listopada 2013 roku (Nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005), dowiadujemy się, że:

wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej należy kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy PIT.

Spoglądanie na czynsz za wynajem samochodu będącego kosztem uzyskania przychodu, który nie podlega limitowi kilometrówki jest uwarunkowane tym, iż wydatek ten nie wykazuje użytkowej specyfiki. Czynsz daje możliwość tylko i wyłącznie na korzystanie z samochodu, dlatego nie powinien być zaliczamy do kategorii kosztów eksploatacyjnych.

W kilku słowach podsumowania można rzec, iż przedsiębiorca, który wynajmuje samochodów powinien rozliczyć cały czynsz w kosztach w oparciu o dostarczoną fakturę, nie biorąc pod uwagę limitu, który związany jest z ewidencją przebiegu pojazdu.

Ostatnia aktualizacja: 2020-03-12
Data publikacji: 2018-12-04, autor: FakturaXL