Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. W związku z tym podatnicy muszą liczyć się również ze zmianami w rozliczaniu faktur korygujących in minus. W ich przypadku ważna będzie data wystawienia faktury oraz data jej doręczenia, która będzie automatycznie nadawana w systemie w chwili przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Podatnicy zastanawiają się w jaki sposób prawidłowo będzie można sporządzić korektę faktury.
Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia się sposób wystawiania i rozliczania faktur korygujących. Art. 106j ust. 1 ustawy o podatku VAT wskazuje, że jeżeli po wystawieniu faktury:
zmieni się podstawa opodatkowania lub kwota podatku wykazana na fakturze
podatnik otrzymał zwrot towarów i opakowań
nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty, o której mówi art. 106b ust. 1 pkt 4
została stwierdzona pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury należy wystawić fakturę korygującą.
Powyższy przepis wskazujący powody, dla których należy wystawić fakturę korygującą jest również aktualny i niezmienny dla dokumentów wystawianych w KSeF. Oznacza to, że wszelkie zmiany w podstawie opodatkowania, zwroty lub stwierdzenia pomyłek w jakiejkolwiek pozycji faktury są powodem do sporządzenia faktury korygującej. Dokument korygujący musi zawierać właściwe, prawidłowe i zgodne z rzeczywistością dane.
Art. 106j ust. 2 ustawy o VAT – dane, które powinna zawierać faktura korygująca
Faktura korygująca powinna zawierać: 1) (uchylony); 2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia; 2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur; 3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5, b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą; 4) (uchylony); 5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej; 6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji. 2a. Faktura korygująca może zawierać: 1) wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA"; 2) przyczynę korekty.
Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona w systemie KSeF, to w przypadku wystąpienia jednego ze zdarzeń wymienionych powyżej i wskazanych w art. 106j ustawy o VAT podatnik powinien wystawić fakturę korygującą również za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Taki dokument oprócz danych wymienionych w ustawie o VAT musi obowiązkowo zawierać numer identyfikujący w systemie KSeF fakturę pierwotną, której dotyczy faktura korygująca. Wyjątkiem są faktury korygujące wystawiane do faktur, którym w systemie nie został nadany numer identyfikujący. Tak więc obowiązkowym elementem każdej faktury korygującej ustrukturyzowanej jest numer KSeF faktury pierwotnej.
Jeżeli sytuacja wymaga wystawienia zbiorczo kilku faktur korygujących, które poprawiają dane z wielu faktur pierwotnych jednocześnie, to podatnik wystawiając zbiorczą fakturę korygującą w systemie KSeF będzie zobowiązany do wskazania unikatowego numeru KSeF wszystkich korygowanych faktur. Dodatkowo w przypadku udzielenia przez podatnika opustu lub obniżki ceny może on wystawić fakturę korygującą, która będzie dotyczyć dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz tylko jednego odbiorcy w danym okresie czasu, która:
będzie zawierała informacje wskazujące okres, do którego odnosi się udzielony opust lub obniżka
jeżeli dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług, to niekoniecznie musi zawierać nazwy towarów lub usług, które objęte zostały korektą.
Jeżeli jest taka potrzeba, to podatnik może do jednej faktury pierwotnej wystawić dowolną liczbę faktur korygujących. Wystawienie faktury pierwotnej poza systemem KSeF nie oznacza, że podatnik nie może sporządzić ustrukturyzowanej faktury korygującej.
Rozliczanie faktur in minus w KSeF
Faktury korygujące zmniejszające sprzedaż wystawiane w KSeF będą mogły być rozliczane na uproszczonych zasadach. Sprzedawca będzie miał możliwość uwzględnienia korekty faktury in minus w chwili wystawienia faktury korygującej w systemie i nie będzie musiał spełniać innych dodatkowych wymagań. Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT mówi, że:
W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
Z powyższego przepisu wynika, że podstawa opodatkowania może zostać obniżona w stosunku do podstawy wynikającej z faktury wystawionej za okres rozliczeniowy, w którym została sporządzona faktura korygująca. Dodatkowo podatnik musi posiadać odpowiednią dokumentację, z której będzie wynikało, że sprzedawca uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki związane z obniżeniem podstawy opodatkowania dla tej dostawy towarów bądź świadczenia usług określonych na fakturze korygującej. Warunki te muszą koniecznie zostać spełnione, a faktura musi być zgodna z dokumentacją. W przypadku braku dokumentacji z okresu rozliczeniowego, w którym wystawiono fakturę korygującą, podstawa opodatkowania może zostać obniżona za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzyma dokumentację. Z kolei art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT wskazuje, że warunek posiadania odpowiedniej dokumentacji nie zawsze jest wymagany. Nie stosuje się go np. w sytuacji, kiedy faktura korygująca została wystawiona w KSeF i ma postać faktury ustrukturyzowanej. Podsumowując, jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą in minus to ma prawo skorygować podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego za okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona faktura korygująca in minus w Krajowym Systemie e-Faktur. Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 września 2024 roku o nr sygn. 0112-KDIL1-3.4012.337.2024.1.AKS. Dyrektor w uzasadnieniu interpretacji napisał między innymi, że:
„zgodnie z literalnym brzmieniem art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT warunku posiadania dokumentacji uprawniającej do skorygowania podatku należnego »in minus« nie stosuje się w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej. Z przepisów wynika więc jedynie, że warunkiem zastosowania preferencji przy korekcie »in minus« jest sposób wystawienia faktury korygującej w KSeF. Regulacje w tym zakresie w żaden sposób nie odnoszą się do formy wystawienia faktury pierwotnej ani nie referują również do kwestii wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur w KSeF przez odbiorcę”.
Korekta sporządzana w KSeF – jak postępować?
W systemie KSeF nie można już wystawiać not korygujących. Jedynymi dokumentami za pomocą, których będzie można skorygować błędną fakturę są faktury korygujące. Każdy rodzaj błędu może zostać poprawiony jedynie przez sprzedawcę i tylko za pomocą faktury korygującej ustrukturyzowanej. Nie będzie już możliwości skorygowania dokumentu zakupowego za pomocą noty korygującej. Jeżeli nabywca wykryje na fakturze wystawionej w KSeF jakikolwiek błąd nawet taki, który nie będzie miał wpływu na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku, to jego obowiązkiem będzie zwrócenie się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Nabywca nie będzie miał już możliwości poprawienia na fakturze błędu formalnego za pomocą noty korygującej.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Często od innego przedsiębiorcy kupuje do firmy artykuły biurowe. Sprzedaż dokumentowana jest za pomocą faktury VAT. Przedsiębiorca zauważył błąd na jednej z faktur dokumentujących zakup. Dokument zawierał nieaktualny adres firmy. Czy w tej sytuacji nabywca może samodzielnie poprawić błąd?
Jeżeli faktura byłaby wystawiona w obecnym stanie prawnym, to przedsiębiorca mógłby poprawić taki błąd samodzielnie za pomocą noty korygującej zawierającej poprawny adres firmy i przekazaniu jej do akceptacji przez sprzedawcę.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF i wystawieniu faktury w systemie przedsiębiorca nie ma już możliwości samodzielnego poprawienia błędu na fakturze za pomocą noty korygującej, nawet wtedy, kiedy błąd nie ma wpływu na podstawę opodatkowania i kwotę podatku. Błąd będzie mógł być poprawiony jedynie przez sprzedawcę za pomocą ustrukturyzowanej faktury korygującej.
Jeżeli w systemie KSeF pojawi się faktura z błędnym numerem NIP nabywcy, to należy wystawić fakturę korygującą „do zera” z niepoprawnym numerem NIP nabywcy i przesłać oddzielną fakturę pierwotną zawierającą prawidłowy NIP nabywcy. Dokument posiadający błędny NIP zostanie po przetworzeniu przekazany do podmiotu posiadającego taki numer NIP.
Podatek należny – korekta u sprzedawcy
W przypadku faktur wystawionych w KSeF podatnik nie będzie musiał posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą dotyczącej obniżenia podstawy opodatkowania, czyli potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Czynność tę będzie zapewniał Krajowy System e-Faktur. Zasada wynikająca z powyższego przepisu dotyczyć będzie jedynie faktur wystawionych w KSeF. Jeżeli faktura korygująca nie będzie fakturą ustrukturyzowaną, to podatnik będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał potwierdzenie odebrania faktury korygującej przez nabywcę towaru/usługi.
Potwierdzeniem otrzymania korekty przez nabywcę może też być poświadczenie przesłania faktury do KSeF z numerem identyfikacyjnym nadanym w systemie. Dotyczyć to będzie przede wszystkim faktur wystawionych w czasie:
awarii w KSeF
niedostępności KSeF
wystawiania faktur w trybie offline
wystawiania faktur poza KSeF.
Tak więc w sytuacji, kiedy podatnik wystawi fakturę korygującą poza KSeF, której zostanie nadany numer identyfikujący ją w systemie, to będzie miał prawo do korekty podatku należnego in minus w okresie rozliczeniowym, w którym dokument otrzymał numer. W przypadku gdyby podatnik otrzymał wcześniej od nabywcy potwierdzenie otrzymania korekty faktury wystawionej poza systemem, to faktura korygująca będzie mogła zostać wystawiona w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał to potwierdzenie.
W przypadku, kiedy nabywca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną, czyli sprzedaż dotyczy podatników identyfikowanych za pomocą NIP-u, to za moment korekty uważana jest data przesłania faktury do KSeF. Nigdy nie będzie to data potwierdzająca odbiór dokumentu poza KSeF.
Warunek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nie dotyczy eksportu towarów i WDT oraz dostawy towarów i świadczenia usług z miejscem opodatkowania poza terytorium kraju, a także sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego oraz innych świadczeń wskazanych w ustawie o VAT.
Podatek naliczony – korekta u nabywcy
Nabywca ma obowiązek skorygowania podatku naliczonego in minus za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał fakturę korygującą ustrukturyzowaną. Faktura wystawiona w KSeF zostaje uznana za dostarczoną w momencie nadania jej numeru identyfikującego. Jeżeli faktura ustrukturyzowana zostaje udostępniona podmiotowi zagranicznemu lub nabywcy, który nie jest zarejestrowany do VAT, to za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, kiedy podatnik nie obniży kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego na fakturze, do której zostaje wystawiona korekta, a takie prawo mu przysługiwało, to powinien dokonać zmniejszenia podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym dokonywane jest obniżenie.
Faktura korygująca ustrukturyzowana – jakie znaczenie ma data?
Data wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej in minus ma znaczenie w wyznaczaniu momentu, w którym korekta powinna zostać ujęta. Duże znaczenie ma też data doręczenia faktury, zwłaszcza dla czynnego podatnika VAT, która w jego przypadku może być jednym z wyznaczników do określania terminu odliczania podatku VAT. Podatek można odliczyć najwcześniej w deklaracji składanej za miesiąc, w którym otrzymano fakturę z wyszczególnionym podatkiem naliczonym. W przypadku faktury korygującej, korekta in minus powinna zostać uznana w dacie otrzymania faktury.
Dla faktury ustrukturyzowanej istotna jest też data sprzedaży. Obecnie przy wystawianiu dokumentów zbiorczych prezentujących faktury z różnych dni, podatnicy najczęściej wskazują jedną wspólną datę sprzedaży, ponieważ większość programów do fakturowania nie posiada funkcji umożliwiającej wskazywanie różnych dat sprzedaży w poszczególnych pozycjach faktury zbiorczej. System KSeF umożliwia przypisanie daty sprzedaży do każdej pozycji, a także istnieje możliwość wskazania okresu, którego dotyczy dany dokument, czyli element OkresFA.
