Przedsiębiorca w każdej chwili może spodziewać się kontroli w swojej firmie. Jak wyglądają czynności sprawdzające w przedsiębiorstwach? Jakie zasady obowiązują podczas kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
Kontrola z ZUS może być przeprowadzona nie wcześniej niż po upływie 7 dni, ale nie później niż przed upływem 30 dni liczone od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia postępowania kontrolnego. W przypadku kiedy do kontroli nie dojdzie w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to kolejna kontrola będzie wymagała wysłania ponownego powiadomienia. Czasami czynności kontrolne mogą rozpocząć się wcześniej, jeszcze przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia. Jednak potrzebna jest na to zgoda osoby kontrolowanej. Termin może też być przyspieszony na jej wniosek.
Kontrola – rozpoczęcie
Osoba dokonująca kontroli jeszcze przed przystąpieniem do czynności kontrolujących ma obowiązek okazania legitymacji służbowej. Następnie powinna przekazać przedsiębiorcy lub osobie przez nią upoważnionej do jego reprezentowania, upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Upoważnienie musi zawierać niżej wymienione informacje:
wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli
oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS
datę i miejsce jego wystawienia
imię i nazwisko inspektora kontrolującego oraz numer jego legitymacji służbowej
oznaczenie kontrolowanego płatnika składek
wskazanie daty rozpoczęcia kontroli oraz jej przewidywanego zakończenia
zakres przedmiotowy kontroli
podpis osoby udzielającej upoważnienia (wymagane podanie zajmowanego stanowiska lub funkcji)
pouczenie o przysługujących prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.
Z zasady kontrola przeprowadzana jest w siedzibie firmy oraz w innych miejscach, w których prowadzona jest działalność. Może to być też inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja (na wniosek przedsiębiorcy lub za jego zgodą). W pewnych okolicznościach jeżeli miałoby to usprawnić kontrolę, to może do niej dojść także w siedzibie ZUS-u. W takiej sytuacji wymagana jest pisemna zgoda przedsiębiorcy.
Bez zgody płatnika, czynności kontrolne w placówce ZUS mogą być prowadzone tylko w sytuacji kiedy:
wymaga tego charakter kontroli
wymagane jest przesłuchanie świadka, byłego pracownika osoby kontrolowanej
kontrolowany nie zgłosił do ZUS-u zmiany adresu siedziby firmy
kontrolowany nie dokonał wykreślenia lub nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzi już działalności pod adresem zapisanym w ewidencji.
Co może objąć kontrola ZUS?
zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych
prawidłowość i rzetelność obliczanych, potrącanych i opłacanych składek oraz innych składek i wpłat, które obowiązkowo muszą być odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń
prawidłowość i terminowość opracowywanych wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeniowych
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wypłacanie tych świadczeń, dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek w związku z zaleganiem w opłatach należności z tytułu tych składek.
Uprawnienia kontrolera podczas kontroli
Podczas kontroli osoba kontrolująca ma prawo:
do zbadania wszystkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych oraz osobowych i innych nośników informacji związanych z zakresem przeprowadzanej kontroli
dokonywania oględzin oraz spisu składników majątku płatników składek, którzy zalegają z zapłatą należności z tytułu tych składek
zabezpieczyć zebrane dowody
zażądać udzielenia informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego
do legitymowania osoby w celu ustalenia jej tożsamości jeżeli wymaga tego kontrola
przesłuchiwania świadków
przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego w przypadku kiedy brak jest dowodów lub zostały one wyczerpane, a pozostały niewyjaśnione okoliczności, które mają znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Obowiązki kontrolowanego podczas kontroli
konieczność udostępnienia ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli, które przechowywane są przez płatnika lub przez osoby trzecie, którym zostały powierzone niektóre czynności na podstawie oddzielnych umów
musi udostępnić do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli w przypadku zalegania z opłatą należności z tytułu tych składek
musi sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli oraz określonych przez inspektora kontrolującego
musi zapewnić warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym powinien także udostępnić środki łączności wyłączając środki transportowe i inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik
udzielać wyjaśnień osobie kontrolującej
przedstawić tłumaczenie na język polski dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej sporządzonej w języku obcym.
Po zakończeniu kontroli, inspektor ZUS zapisuje w protokole kontroli ustalenia pokontrolne. Protokół sporządza się w 2 tak samo brzmiących egzemplarzach. Jeden z nich jest przeznaczony dla kontrolującego, a drugi dla kontrolowanego.
Protokół powinien zawierać takie dane jak:
oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS przeprowadzającej kontrolę
dane przedsiębiorcy, płatnika składek
dane inspektora lub inspektorów przeprowadzających kontrolę ZUS
zakres kontroli
czas trwania kontroli
opis ustaleń kontrolnych z podaniem podstaw prawych
przedstawienie dowodów
pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń
pieczątka i podpis inspektora/inspektorów
informacje o wpisie do książki kontroli.
Przedsiębiorca ma prawo do złożenia na piśmie zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu. Złożenie zastrzeżenia wymaga wskazania stosownych środków dowodowych będących potwierdzeniem własnych racji. Obowiązkiem inspektora kontroli ZUS jest rozpatrzenie zgłoszonego zastrzeżenia i ewentualnie podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych. O sposobie rozpatrzenia, przedsiębiorca powinien być powiadomiony na piśmie.
Jeżeli zastrzeżenie nie zostanie złożone w przewidzianym terminie, to ma on obowiązek dostarczyć do ZUS-u dokumenty korygujące w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontrolnego. Po złożeniu zastrzeżenia, termin liczy się od dnia otrzymania informacji o sposobie jego rozpatrzenia. Jeżeli dokumenty korygujące nie zostaną złożone, to w takiej sytuacji ZUS wyda decyzję w oparciu o ustalenia protokołu kontrolnego. Ma na to czas od jednego do dwóch miesięcy. Dokumenty korygujące muszą zostać dostarczone w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.