Z zasady przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz osób prywatnych mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Czasami w okresie stosowania urządzenia mogą wystąpić okoliczności, które spowodują, że konieczne będzie wycofanie kasy rejestrującej z działalności gospodarczej. Do takich okoliczności należy między innymi: likwidacja działalności, rozpoczęcie działalności polegającej wyłącznie na sprzedaży wysyłkowej, czy zaniechanie sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej.
Kasa fiskalna znana też pod nazwą kasy rejestrującej jest urządzeniem służącym do ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
W chwili obecnej dostępne są następujące rodzaje kas fiskalnych:
kasa z papierowym zapisem kopii
kasa z elektronicznym zapisem kopii
kasa online, która łączy się za pomocą Internetu z administracją skarbową
kasa wirtualna występująca w postaci oprogramowania.
Kasa rejestrująca jest obowiązkowa dla przedsiębiorców dokonujących sprzedaży towarów i usług na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych, którzy sprzedają produkty rolne pochodzące z własnej działalności rolniczej lub świadczą usługi rolnicze, którzy zwolnieni są z podatku VAT.
Kto ma obowiązek stosowania kasy rejestrującej?
Zgodnie z art. 111 ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących mają podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ewidencja sprzedaży z zastosowaniem kasy rejestrującej powinna zawierać dane o dokonanej sprzedaży identyczne jak te zawarte w dokumentach wystawianych z zastosowaniem kas rejestrujących, takie jak między innymi: określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, a także dane potrzebne do identyfikacji poszczególnych transakcji, jak np. numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Rezygnacja z kasy fiskalnej – przypadki
Niektórzy podatnicy po spełnieniu określonych warunków mogą zostać zwolnieni ze stosowania kasy fiskalnej. Dodatkowo w niektórych okolicznościach przedsiębiorcy mają prawo zrezygnować z kasy rejestrującej. Taką okolicznością jest np.:
likwidacja działalności
przejście tylko na sprzedaż wysyłkową
zaprzestanie sprzedaży na rzecz osób prywatnych.
Likwidacja działalności
Podjęcie decyzji o likwidacji działalności gospodarczej oznacza dla podatnika wykonanie wielu różnych czynności.
Przedsiębiorca, który zamyka działalność gospodarczą ma obowiązek między innymi:
rozwiązać umowy z pracownikami i wyrejestrować pracowników oraz zleceniobiorców z ZUS-u
wystawić świadectwa pracy, sporządzić i wydać informację podatkową na formularzu PIT-11
wyrejestrować działalność gospodarczą z ewidencji CEIDG w terminie 7 dni licząc od daty faktycznego zaprzestania wykonywania działalności
sporządzić spis z natury zawierający wykaz środków trwałych na dzień likwidacji dla celów PIT i VAT
złożyć formularz VAT-Z w terminie 7 dni licząc od dnia rzeczywistego zakończenia prowadzenia działalności
złożyć deklarację korygującą deklarację na podatek od środków transportowych lub podatek od nieruchomości
zakończyć pracę na kasie rejestrującej.
Sprzedaż wysyłkowa, a prawo do zwolnienia z kasy
Niektórzy przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych mogą zostać zwolnieni z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej w danym roku podatkowym. Taka możliwość dostępna jest tylko do końca 2023 roku. Ze zwolnienia skorzystają podatnicy wykonujący czynności zawarte w załączniku do rozporządzenia.
Zwolnienie dotyczy między innymi sprzedaży wysyłkowej dokonywanej za pośrednictwem poczty lub kuriera (pkt 36 załącznika) po spełnieniu określonych warunków:
dostawca towaru (sprzedawca) musi otrzymać w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na swój rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem
z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać jakiej konkretnie czynności dotyczyła wpłata i na czyją rzecz została dokonana, czyli muszą być podane dane nabywcy razem z adresem.
Zgodnie z wyrokiem WSA w Łodzi z dnia 23 września 2021 roku o sygn. I SA/Łd 376/21prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy rejestrującej w oparciu o par. 2 ust. 1 rozporządzenia razem z poz. 36 załącznika do rozporządzeniaprzysługuje po łącznym spełnieniu następujących warunków:
dostawa towaru musi nastąpić w sposób wysyłkowy za pośrednictwem poczty lub za pomocą przesyłek kurierskich
sprzedawca towaru jako dostawca musi otrzymać w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, czyli odpowiednio na rachunek bankowy lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem
z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność i dla kogo została dokonana, a więc muszą zostać podane dane nabywcy razem z adresem
przedmiotem dostawy nie są towary wymienione w par. 4 rozporządzenia.
W przypadku, kiedy podatnik spełnia wszystkie warunki związane ze sprzedażą wysyłkową to nie obowiązuje go roczny limit zobowiązujący do rejestracji kasy fiskalnej, który wynosi 20 000 zł.
Ze zwolnienia wyłączone są niżej wymienione grupy towarów, nawet jeżeli będą sprzedawane wysyłkowo. Należą do nich:
części do silników - CN 8409 91 00 i 8409 99 00
silniki do napędu pojazdów i motocykli, silniki spalinowe tłokowe z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli - CN 8407 i 8408
nadwozia do pojazdów silnikowych - CN 8707
części przyczep, naczep i pozostałe pojazdy bez napędu mechanicznego - CN 8716 90
części i akcesoria do pojazdów silnikowych z wyłączeniem motocykli, czyli do: ciągników, pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą, samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi - CN 8708 i 9401 90 80
części i akcesoria do pojazdów silnikowych do transportu towarów, pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
komputery, wyroby elektroniczne i optyczne oraz silniki elektryczne, prądnice i transformatory - PKWiU ex 26 i ex 27.11
sprzęt fotograficzny z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego - PKWiU ex 26.70.1
wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług
zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych
napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% bez względu na kod CN z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów
perfumy i wody toaletowe z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów - CN 3303 00 10, 3303 00 90.
Zaprzestanie sprzedaży na rzecz osób prywatnych
Podatnicy prowadzą sprzedaż ewidencjonowaną na kasie rejestrującej:
dobrowolnie, bo tego chcą
z powodu przekroczenia limitu 20 000 zł.
Zgodnie z par. 3 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrującychz obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zwolnieni są w danym roku podatkowym (nie dłużej niż do 31 grudnia 2023 roku) podatnicy:
u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła za poprzedni rok podatkowy kwoty 20 000 zł
w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym działalność związaną z dostawą towarów lub świadczeniem usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł proporcjonalnie do okresu wykonywania tych czynności.
Podatnik stosujący kasę rejestrującą do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych mógł w 2022 roku wycofać urządzenie z działalności gospodarczej pod warunkiem, że:
w 2021 roku nie przekroczył rocznego limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych wynoszącego 20 000 zł
w 2021 roku nie miał obowiązku stosowania kasy rejestrującej np. ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, która nie podlegała pod zwolnienie.
Podatnik, który dobrowolnie zakupił i zaczął korzystać z kasy rejestrującej, pomimo, że nie miał takiego obowiązku ze względu na obroty, a także na rodzaj prowadzonej działalności mógł w 2022 roku wycofać kasę z działalności, jeżeli:
w 2021 roku nie przekroczył rocznego limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych w wysokości 20 000 zł.
Podatnik, który spełnia wyżej wymienione warunki i zdecyduje się zakończyć sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w związku z czym będzie chciał wycofać kasę rejestrującą z działalności to powinien wykonać czynności wskazane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących.
Rezygnacja z kasy rejestrującej, a ulga przyznana na jej nabycie
Każdy podatnik, który:
nabywa kasę fiskalną, ponieważ ma obowiązek rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie w obowiązującym terminie
nabywa kasę fiskalną, chociaż nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących, ale nabył ją na zasadzie dobrowolności i do tej pory nie używał kas fiskalnych do prowadzenia ewidencji sprzedaży
ma prawo do odliczenia od podatku VAT należnego, kwoty jaką wydał na zakup każdej kasy rejestrującej na podstawie, której będzie prowadził ewidencję sprzedaży w wysokości 90% ceny zakupu netto, ale nie więcej niż 700 zł. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym kwota 700 zł jest wyższa od kwoty podatku VAT należnego to w takiej sytuacji podatnik ma prawo do dokonania:
zwrotu różnicy wynikającej z kwot na rachunek bankowy podatnika w banku z siedzibą na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem
odliczenia od podatku należnego powstałej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem, że zakup kas rejestrujących miał miejsce nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji.
Jeżeli podatnik skorzystał z ulgi to kończąc sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej i wycofując urządzenie z działalności musi dokonać zwrotu udzielonego dofinansowania. Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy mają obowiązek do zwrotu środków wydatkowanych przez siebie na zakup kasy rejestrującej, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej:
zakończą wykonywanie działalności gospodarczej
nie dokonają zgłoszenia kasy w odpowiednim terminie do obowiązkowego przeglądu technicznego wykonywanego przez serwis kas fiskalnych
inne sytuacje wskazane w ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT. Są to przypadki określane w drodze rozporządzenia Ministra Finansów.
Zgodnie z powyższym podatnik, który zlikwiduje działalność gospodarczą, zakończy sprzedaż na rzecz osób prywatnych, będzie wykonywał tylko czynności zwolnione z VAT i jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas fiskalnych zakończy tę sprzedaż i wycofa urządzenie z działalności, to ma obowiązek zwrotu kwoty odliczonej ulgi.
Wycofanie kasy fiskalnej z działalności – obowiązki podatnika
Wycofanie kasy fiskalnej z działalności oznacza dla podatnika szereg obowiązków, które w związku z tym musi wykonać. Ich zakres zależy od rodzaju kasy posiadanej przez przedsiębiorcę.
Zakończenie używania kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas w trybie fiskalnym (par. 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących)
W tym przypadku podatnik:
wystawia raport fiskalny dobowy oraz raport fiskalny okresowy (miesięczny)
jak najszybciej z pomocą serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej i wystawia raport fiskalny rozliczeniowy oraz sporządza protokół z wykonania tej czynności wg wzoru będącego załącznikiem 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących
składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej razem z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego
sporządza i składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas wg wzoru będącego załącznikiem nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących razem z dokumentami wymienionymi w punkcie powyżej do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.
Zakończenie używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas w trybie fiskalnym (par. 31 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących) W tym przypadku podatnik:
wystawia raport fiskalny dobowy
jak najszybciej po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu lub po uzyskaniu zapewnienia od serwisanta, że kasa przeszła w tryb tylko do odczytu dokonuje z jego pomocą odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego, a także sporządza z tej czynności protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących
składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy razem z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego
sporządza oraz składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących razem z dokumentami wymienionymi w punkcie powyżej do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.
Obowiązkiem podatnika kończącego używanie kas online jest zapewnienie odczytu i zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych. Wykonanie przez podatnika powyższych czynności skutkuje usunięciem kasy z ewidencji kas rejestrujących przypisanych do konkretnego podatnika. Po zakończeniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej i jej wycofaniu, podatnik nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji serwisowej kasy oraz innych dokumentów, a także samej kasy. Oznacza to, że może sprzedać kasę lub poddać ją utylizacji.
