Od 2019 roku akta pracownicze przechowywane są zgodnie z nowymi zasadami na podstawie znowelizowanej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku. Do zmian w ustawie przyczyniło się również Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, a także uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Chodzi o ogólne rozporządzenie o ochronie danych.
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych zatrudnionych pracowników. Do czasu zmiany przepisów akta prowadzone były wyłącznie w formie papierowej. Obecnie pracodawca uzyskał możliwość wyboru w jaki sposób chce je przechowywać, czy w formie elektronicznej, czy papierowej. Jest to zgodne z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który mówi, że:
Pracodawca jest obowiązany w szczególności: prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej jest sporym ułatwieniem dla pracodawcy. Jeżeli chodzi o bezpieczeństwo przechowywanych danych to są one na równi bezpieczne z papierowymi. Pracodawca ma obowiązek stosowania zabezpieczeń zgodnie z rozporządzeniem RODO. Przepisy pozwalają, aby akta pracownicze były prowadzone i przechowywane również w sposób mieszany, czyli zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jest to zgodne ze stanowiskiem prezentowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które zostało potwierdzone w dniu 8 sierpnia 2018 roku w odpowiedzi na zadane pytanie poselskie nr 7753 w sprawie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe – z czego się składają?
Akta osobowe zostały podzielone na 3 główne części, A, B i C:
część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji
część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia
część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dodatkowo jest też część D i E.
część D – to miejsce, w którym przechowywane są dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, które zostały określone w innych przepisach
część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w organizmie środków działających podobnie jak alkohol.
Najnowsze zmiany wprowadzone do Kodeksu pracy spowodowały dodanie do akt osobowych części D, w której będą znajdowały się dokumenty zawarte do tej pory w części C. Nowa wersja części C będzie zawierała dokumenty dotyczące czasu pracy. Pracodawca, który chce prowadzić akta pracownicze w wersji elektronicznej musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Zmiana sposobu prowadzenia akt pracowniczych
Ustawa nie zabrania, aby pracodawca zmienił sposób prowadzenia akt pracowniczych z formy papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Art. 94(8) Kodeksu pracy (Zmiana postaci prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej) wskazuje:
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. § 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. § 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Przedsiębiorca, który będzie chciał zmienić sposób prowadzenia akt pracowniczych z wersji papierowej na elektroniczną musi wykonać następujące czynności:
odwzorować w sposób cyfrowy akta, np. za pomocą skanu
podpisać wersję cyfrową akt podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.
W odwrotnej sytuacji, zmiana z formy elektronicznej na papierową wymaga tylko:
wydrukowania dokumentów przechowywanych cyfrowo i podpisania ich przez pracodawcę lub inną osobę przez niego upoważnioną.
Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o sposobie prowadzenia akt pracowniczych, a także o zmianie sposobu ich prowadzenia.
Akta pracownicze – okres przechowywania
Zgodnie z nowymi przepisami okres przechowywania akt pracowniczych został skrócony z 50 lat do 10 lat licząc od daty ustania zatrudnienia z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Art.94 ust. 9b Kodeksu pracy
Pracodawca jest obowiązany w szczególności: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Do czasu zmiany przepisów kwestia związana z długością okresu przechowywania akt pracowniczych nie była do końca uregulowana. Akta osobowe pracowników przeważnie były przechowywane przez okres 50 lat zgodnie z przepisami dotyczącymi świadczeń emerytalnych i rentowych. Niektóre dokumenty, jak np. grafiki, harmonogramy, karty urlopowe niszczone były po 3 latach. Taki termin wiązał się z przedawnieniem roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe pracowników muszą być przechowywane przez okres zatrudnienia pracownika, a po jego ustaniu dodatkowo przez 10 lat liczone od daty ustania zatrudnienia.
Sposób przechowywania dokumentów musi być zgodny z warunkami określonymi w przepisach, czyli:
musi gwarantować zachowanie poufności dokumentów
musi zapewniać ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem
nie może kolidować z dostępnością dokumentów
dokumenty powinny być przechowywane w sposób kompletny oraz zapewniający integralność akt.
Czasami dokumentacja pracownicza może być dowodem w postępowaniu sądowym, w którym jedną ze stron jest pracodawca. W tej sytuacji dokumenty powinny być przechowywane do czasu zakończenia sprawy sądowej i uprawomocnienia się wyroku, jednak nie krócej niż 10 lat. W przypadku, kiedy pracodawca nie jest stroną w postępowaniu sądowym, ale posiada informacje o toczącym się postępowaniu to wtedy okres przechowywania dokumentów zostaje wydłużony o 12 miesięcy. Po upływie wskazanego terminu pracodawca powinien zawiadomić pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni. Gdyby pracownik ich nie odebrał to pracodawca może je zniszczyć.
Akta pracownicze – kiedy pracodawca może je zniszczyć?
Znowelizowany art. 94(6) Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę w przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia obowiązek wydania pracownikowi razem ze świadectwem pracy dokumentu, w którym znajdą się informacje o:
okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej w terminie do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Jeżeli upłynie termin wskazany na odbiór dokumentów to pracodawca powinien zniszczyć je w taki sposób, aby nie można było ich ponownie odtworzyć. Ma na to 12 miesięcy licząc od upływu terminu przewidzianego na odbiór akt. Pracownik musi też być poinformowany o możliwości odbioru poprzedniej wersji akt w terminie 30 dni licząc od daty zawiadomienia.
W sytuacji, kiedy pracownik nie żyje to prawo do odbioru dokumentów posiadają:
dzieci pracownika, dzieci jego małżonka, dzieci przysposobione
wnuki, rodzeństwo
dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem 18 roku życia z wyjątkiem dzieci przyjętych na wychowanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
małżonkowie zmarłego pracownika
rodzice, w tym także ojczym, macocha oraz rodzice przysposabiający.
