Niektórzy przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają wątpliwości dotyczące ujęcia w kosztach składek ubezpieczeniowych płaconych do ZUS-u z tytułu umów zlecenia zawartych z pracownikami sezonowymi. Czy w ich przypadku znaczenie ma termin wypłaty wynagrodzenia?
Składki ZUS ujmuje się w kosztach podatkowych zależnie od tego w którym miesiącu zostały zapłacone, a także kiedy zostało wypłacone wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia. Składki zusowskie płacone są w dwóch częściach:
w części finansowanej przez przedsiębiorcę
w części finansowanej przez zleceniobiorcę (pobieranej z wynagrodzenia).
Składki w części finansowanej przez przedsiębiorcę wykazywane są bezpośrednio na formularzu ZUS DRA, a składki finansowane przez pracownika tworzą składnik wynagrodzenia brutto.
Składki na ZUS – ujęcie we właściwej kolumnie KPiR
Art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT zawiera zapis mówiący, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się jedynie opłacone składki na ZUS w części finansowanej przez płatnika składek. W związku z tym przedsiębiorca będzie mógł zaksięgować je w kosztach w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki” w dniu ich rzeczywistej zapłaty. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia ujmuje się w kosztach w dniu jego faktycznej zapłaty lub w dniu postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy w kwocie brutto. Koszt zawiera część dotyczącą składek na ZUS finansowaną przez zleceniobiorcę. Księguje się je w kolumnie 12 KPiR – „Wynagrodzenia w gotówce i naturze wraz z wynagrodzeniem z tytułu umowy zlecenia”.
Ujmowanie w kosztach składek na ZUS w przypadku gdy wypłata wynagrodzenia ma miejsce w tym samym miesiącu
Składki na ZUS powinny być opłacone do 15 dnia miesiąca w przypadku kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracowników.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca wypłacił wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia za miesiąc kwiecień w dniu 30 kwietnia. Składki na ZUS za miesiąc kwiecień ma obowiązek opłacić w terminie do 15 maja. Kiedy i w jaki sposób należy ująć w kosztach składki na ZUS?
Składki na ZUS:
finansowane przez zleceniobiorcę ujmuje się w dacie wypłaty wynagrodzenia (30 kwietnia) razem z kosztem zlecenia (wartość wynagrodzenia brutto – kolumna 12 KPiR)
finansowane przez przedsiębiorcę w dacie zapłaty ZUS DRA za miesiąc kwiecień, do 15 maja w kolumnie 13 KPiR na podstawie dowodu wewnętrznego.
PRZYKŁAD 2 W przypadku kiedy przedsiębiorca wypłacił wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia za kwiecień, 30 kwietnia, a składki ZUS wykazane na ZUS DRA, opłacił po terminie w dniu 1 czerwca, to składki ZUS należy zaksięgować następująco:
w części finansowanej przez zleceniobiorcę ujmuje się w dacie wypłaty wynagrodzenia, 30 kwietnia w kolumnie 12 KPiR jako wynagrodzenie brutto
w części finansowanej przez pracodawcę ujmuje się w dacie faktycznej zapłaty, 1 czerwca w kolumnie 13 KPiR na podstawie dowodu wewnętrznego.
Termin ujęcia w kosztach składek na ZUS przy wynagrodzeniu płatnym w kolejnym miesiącu
Na datę zapłaty składek ZUS ma też wpływ dzień wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest w kolejnym miesiącu, jak np.: do 10 dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni, to w takiej sytuacji ZUS opłacany jest na podstawie ZUS DRA w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca wypłaca wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia za miesiąc maj w dniu 10 czerwca. Wynagrodzenie będzie mogło zostać ujęte w kosztach w kolumnie 12 KPiR w dniu wypłaty, 10 czerwca. Razem z wynagrodzeniem do kosztów zostaną zaliczone składki ZUS w części finansowanej przez pracownika. Składki ZUS z tytułu umowy zostają wykazane w ZUS DRA za miesiąc wypłaty, czerwiec płatne do 15 lipca. Należy je ująć w kolumnie 13 KPiR dopiero w dniu ich zapłaty na podstawie dowodu wewnętrznego.
Składki na ZUS z przełomu roku – jak księgować?
Składki ZUS dotyczące wynagrodzenia za grudzień płacone w styczniu następnego roku należą do kosztów styczniowych.
PRZYKŁAD 4 W przypadku kiedy przedsiębiorca zawrze umowę zlecenia w grudniu 2020 roku i wypłaci pracownikowi wynagrodzenie jeszcze w tym samym miesiącu będzie zobowiązany do zapłaty składek ZUS do 15 stycznia 2021 roku. Tym samym składki w części finansowanej przez pracownika będą kosztem w 2020 roku. Zostaną ujęte w kwocie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia w kolumnie 12 KPiR w grudniu 2020 roku. Natomiast składki ZUS opłacone w styczniu na podstawie ZUS DRA powinny zostać ujęte w kolumnie 13 KPiR w styczniu 2021 roku na podstawie dowodu wewnętrznego.
Podsumowanie
Przedsiębiorca musi pamiętać, że tylko opłacone składki na ZUS z tytułu umowy zlecenia mogą być ujęte w kosztach podatkowych. Data ujęcia składek ZUS w kosztach zależy od daty wypłaty wynagrodzenia oraz terminu uregulowania ZUS DRA. Jeżeli pracodawca nie wypłaci pracownikowi wynagrodzenia nie ma prawa do ujęcia składek ZUS w KPiR.
