Jedną z umów zawieranych pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą wykonującą pracę jest umowa zlecenia. Wynagrodzenie wypłacane na jej podstawie może stanowić dla zleceniodawcy koszt w KPiR. Ważne, aby czynności wykonywane przez zleceniobiorcę miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak powinno wyglądać rozliczenie umowy zlecenia w KPiR?
Kwestie związane z umową zlecenia zostały wskazane w art. 734 par. 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi zleceniobiorca, czyli przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej czynności na rzecz zleceniodawcy, czyli dającego zlecenie. Za wykonane zlecenie, zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie pod warunkiem, że z zawartej umowy lub innych okoliczności nie wynika, że zlecenie wykonywane jest nieodpłatnie. Wynagrodzenie z reguły wypłacane jest dopiero po wykonaniu pracy o ile nie zostały ustalone inne warunki jego wypłaty lub termin wypłaty wynika ze szczególnych przepisów.
Umowa zlecenia – koszty podatkowe
Przedsiębiorca zatrudniający osoby na umowę zlecenia może zaliczyć do kosztów podatkowych wypłacane wynagrodzenie, co zgodne jest z definicją kosztów uzyskania przychodów.
Umowa zlecenia jako koszt – termin w KPiR
Kosztem uzyskania przychodu nie będą niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji:
wypłaty
świadczenia
inne należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18
świadczenia pieniężne z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których jest mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 roku o praktykach absolwenckich
świadczenia pieniężne z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym jest mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe
zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba.
W art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT zostały wskazane przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, które uzyskiwane są wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej, a także jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia, zleceniodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych w momencie jego faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy. Moment powstania kosztu zależy od tego, które zdarzenie wystąpiło jako pierwsze.
PRZYKŁAD 1 Pan Andrzej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W dniu 15 marca podpisał umowę zlecenia z panem Krzysztofem. Zgodnie z umową wyplata za marzec powinna mieć miejsce 10 kwietnia. Jednak wynagrodzenie zostało wypłacone 12 kwietnia. W tym przypadku, kiedy umowa zlecenia będzie mogła być ujęta w KPiR jako koszt podatkowy?
Odpowiedź: Wypłata miała miejsce 12 kwietnia i została wypłacona po terminie. Przedsiębiorca może ująć koszt w książce przychodów i rozchodów dopiero w dniu wypłaty, czyli 12 kwietnia.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w ramach, której zatrudnia pracowników na umowę zlecenia. Wynagrodzenia pracowników jakie wynikają z umowy wypłacane są gotówką każdego 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeden z pracowników w dniu wypłaty przebywał na zwolnieniu lekarskim i w związku z tym odebrał wynagrodzenie w kolejnym miesiącu. Kiedy przedsiębiorca może ująć umowę zlecenia w KPiR jako koszt?
Odpowiedź: Przedsiębiorca może ująć wynagrodzenie w KPiR jako koszt w dniu postawienia wypłaty do dyspozycji jeżeli miało to wcześniej miejsce niż rzeczywista wypłata i nie ma tu znaczenia fakt, czy zleceniobiorcy odebrali wynagrodzenie, czy też nie. Wynagrodzenie pracownika, który odebrał je w terminie późniejszym, nie ma wpływu na prawo wykazania kosztu w KPiR w 10 dniu miesiąca.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca w kwietniu zatrudnił 1 pracownika na umowę o pracę oraz 1 pracownika na umowę zlecenia. Wszystkie wynagrodzenia wypłacane są w terminie do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni i bez znaczenia jest rodzaj zawartej umowy. Wynagrodzenia za kwiecień zostały wypłacone 5 maja. W jakim terminie wypłacone wynagrodzenia przedsiębiorca będzie mógł ująć w kosztach?
Odpowiedź: Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę w obowiązującym terminie upoważnia przedsiębiorcę do ujęcia w kosztach wydatku już w miesiącu kwietniu, w okresie jaki dotyczył wydatku. W przypadku wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia może ono zostać ujęte w kosztach w dniu jego faktycznej wypłaty, czyli dopiero w miesiącu maju.
Umowa zlecenia w KPiR
W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR w pkt 12 znajdują się objaśnienia dotyczące jej prowadzenia. Zgodnie z nimi do kolumny 12- „Wynagrodzenia w gotówce i naturze” wpisuje się wynagrodzenia brutto jakie zostały wypłacone pracownikom w gotówce oraz w naturze. Dotyczy to również wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umów zleceń i umów o dzieło. W przypadku kiedy wynagrodzenie z umowy zlecenia zostaje wypłacone w formie pieniężnej, to kwota otrzymana przez zleceniobiorcę może stanowić koszt podatkowy. Świadczenie wypłacone w naturze powinno być odpowiednio wycenione. W przypadku:
jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, to wartość wynagrodzenia potraktowanego jako koszt należy ująć wg przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców
w pozostałych przypadkach, wartość wynagrodzenia będącego kosztem ujmuje się na podstawie cen rynkowych jakie stosowane są przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy bądź praw tego samego rodzaju i gatunku uwzględniając ich stan oraz stopień zużycia, czas i miejsce udostępnienia.
W sytuacji kiedy umowa zlecenia została zawarta z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą i zakres wykonywanych czynności jest taki sam jak zakres prowadzonej działalności, to wynagrodzenie za pracę należy ująć w kolumnie 13 KPiR na podstawie faktury lub rachunku.
PRZYKŁAD 4 Pan Marek prowadzi mały zakład meblowy. Zawarł umowę zlecenia z innym przedsiębiorcą, panem Włodkiem na wykonanie kilku stołów. Na co dzień pan Włodek zajmuje się inną działalnością, prowadzi sklep ze zdrową żywnością. Stolarstwem zajmuje się bardziej hobbistycznie i czasami przyjmuje ciekawe zlecenia na wykonanie stylowych mebli. Czy zawartą umowę zlecenia należy ująć w kolumnie 12, czy 13 KPiR, jeżeli pan Włodek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą?
Odpowiedź: Zlecona praca nie zawiera się w zakresie prowadzonej przez pana Włodka działalności gospodarczej, dlatego wypłacone wynagrodzenie z umowy zlecenia należy ująć w kolumnie 12 KPiR.
Umowa zlecenia w KPiR potrzebne dokumenty
W celu zaliczenia wynagrodzenia wynikającego z umowy zlecenia do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca powinien odpowiednio udokumentować zdarzenie. Dowodem potwierdzającym poniesienie kosztu będzie wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek za wykonanie czynności określonych w umowie lub dowód wypłaty wynagrodzenia. Jest to zgodne z objaśnieniami do KPiR zawartymi w pkt 12, w którym jest zapis, że wpis w kolumnie 12 KPiR dokonywany jest:
w oparciu o listę płac lub inne dowody, na których pracownik powinien potwierdzić własnoręcznym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotowce i w naturze – wypłata wynagrodzenia w kasie
w oparciu o inne dowody, jak np.: dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – wynagrodzenie niewypłacane w kasie.
Ważne jest żeby zapis został dokonany w dacie wypłaty wynagrodzenia lub postawienia go do dyspozycji zleceniobiorcy.
