Niektórym marzy się założenie własnej firmy transportowej. Wydaje się być to trudnym i skomplikowanym zadaniem. Jednak to tylko pozory. W rzeczywistości firmę transportową można założyć w jeden dzień. Najważniejsza jest rejestracja, wybór odpowiedniego kodu PKD i oczywiście, samochodu. Należy zastanowić się też jakiego typu usługi transportowe chcemy świadczyć.

Firma transportowa do 3,5 t – od czego zacząć?

Jeżeli mamy już pomysł jak prowadzić i zarządzać firmą transportową, wystarczy ją zarejestrować w CEIDG. We wniosku trzeba podać odpowiedni kod PKD. W tym przypadku będzie to działalność oznaczona kodem 49.41.Z (transport drogowy towarów). Należy ją traktować jako główną działalność firmy.

Dodatkowo przedsiębiorca może w zależności od profilu zakładanej działalności dopisać jeszcze inne kody, jak np.:
  • 52.22B – działalność usługowa wspomagająca transport śródlądowy;
  • 52.29.C – działalność pozostałych agencji transportowych;
  • 53.20.Z – pozostała działalność pocztowa i kurierska;
  • 49.42.Z – działalność usługowa związana z przeprowadzkami. 
W następnej kolejności czeka nas wizyta w Urzędzie Skarbowym gdzie należy dopełnić formalności związanych z nadaniem numeru NIP. W przypadku transakcji z klientami zagranicznymi potrzebny będzie NIP EU. Pozwoli to rozliczać się bez VAT-u z tzw. odwrotnym obciążeniem z firmami działającymi na terenie Unii Europejskiej. Warunkiem jest, aby obie firmy miały nadany europejski numer NIP.

Wybieramy samochód

Wybór samochodu (marka, model) zależy głównie od preferencji przedsiębiorcy. Jednak przy wyborze warto zwrócić uwagę na niektóre szczegóły, jak chociażby rozmiar samochodu, czy rodzaj zabudowy. Na rynku jest spory wybór aut dostawczych, więc wybór najbardziej odpowiedniego może być nieco trudny.

W zależności od jego przeznaczenia samochodu można wybrać spośród następujących typów modeli:
  • Blacha – samochód wykorzystywany głównie w przewozach ekspresowych. Sprawdza się na trasach międzynarodowych i przy świadczeniu usług kurierskich. Zakup idealny w przypadku jeżeli przedsiębiorca ma pewność posiadania stałych zleceń na ten typ samochodu. Auto charakteryzuje się małą zabudową, co oznacza, że ma niewielką przestrzeń ładunkową.
  • Kontener – ten typ samochodu wykorzystuje się jako chłodnie. Jego zabudowa powoduje, że zmniejszona jest dopuszczalna ładowność, np.: auto ma 1,2 tony ładowności, ale wyposażenie w windę sprawia, że ładowność bardzo się zmniejsza i do samochodu będzie można załadować dużo mniej towaru.
  • Plandeka – najbardziej popularny i praktyczny typ samochodu. Kiedyś w standardowym aucie mieściło się 8 palet o długości 4,20 m i do 2,20 m szerokości. Dzisiaj jest to 10 palet o wymiarach: 4,85 m długości na 2,2 m szerokości.

Ubezpieczenie OCP 

Posiadanie ubezpieczenia OC przewoźnika jest bardzo ważną sprawą w momencie zakładania firmy. W przypadku nowych firm, ubezpieczenie nie jest zbyt wysokie. Wynosi ok. 1 000 zł. Wysokość ubezpieczenia OCP zależy od zakresu ochrony ubezpieczeniowej i rodzaju transportu, czy będzie to transport zagraniczny, czy krajowy.

Pierwsze zlecenia transportowe

Po zarejestrowaniu firmy, wyborze formy opodatkowania, samochodu, zakupie ubezpieczenia przychodzi czas na pierwsze zlecenia transportowe. Na rynku jest sporo firm zajmujących się transportem, dlatego też przebicie się wśród nich z własną ofertą nie będzie najłatwiejszym zadaniem. Jeżeli przedsiębiorca nie ma kontaktów, to na początku dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie współpracy z firmą spedycyjną, gdzie stawki kształtują się średnio od 0,35 do 0,40 euro za kilometr w transporcie międzynarodowym. Zleceń można szukać także na giełdzie transportowej. Na początku działalności najlepiej jeździć samemu bez zatrudniania pracowników. Na to przyjdzie czas w późniejszym okresie. Po nabyciu doświadczenia i lepszym poznaniu branży można pomyśleć również o rozszerzeniu działalności.

Program do faktur dla firm transportowych

Gotowe, sprawdzone i nie drogie rozwiązania dla firm transportowych oferuje program do faktur i księgowości Faktura XL. Aktualnie oprogramowania używa już kilkaset firm zajmujących się transportem na obszarze krajowym i międzynarodowym. Na bazie wspólnych doświadczeń zostało wprowadzone wiele rozwiązań dedykowanych firmom transportowym.

Najważniejsze oczekiwania firm transportowych dotyczące programu do fakturowania:
  • wystawianie faktur w walucie EUR i innych walutach obcych z automatycznym przeliczeniem kursu waluty wg. tabeli NBP lub własnego kursu waluty narzuconego przez umowę z kontrahentem. Kurs waluty, numer tabeli NBP oraz kwota przeliczenia VAT pojawia się na fakturze,
  • dwu-walutowe faktury np. w PLN i EURO jednocześnie na jednym druku,
  • faktury w języku angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim oraz dwujęzyczne np. polsko-angielskie,
  • jednostki miary km, fracht, usługa i inne własne, które można samemu wprowadzić w programie,
  • dodatkowe dokumenty dla transportu np. dowód dostawy, wydanie zewnętrzne, oferta, zamówienie
  • numer zlecenia transportowego w programie, który może pojawiać się na fakturach i innych dokumentach dotyczących zlecenia. Po numerze zlecenia można również sortować i przeglądać faktury w programie.
  • pola z pozycjami na fakturze mogą być wieloliniowe i zawierać bardzo dużo informacji np. numer zlecenia, przebieg trasy przejazdu itp.
  • możliwość zamieszczania opisów między pozycjami na fakturze. Można w ten sposób na jednej fakturze zamieścić czytelnie dodatkowe uwagi dotyczące kursu czy kilku zleceń transportowych.
  • umieszczenie kilku numerów kont na fakturze jednocześnie np. konto w EUR i konto w PLN wraz z dodatkowymi informacjami typu SWIFT, nazwa banku, waluta konta itp.
  • automatyczne pobieranie danych firm po numerze NIP z bazy GUS,
  • własne logo firmy na fakturze i możliwość wgrania pieczęci,
  • własny schemat numeracji, kilka różnych schematów jednocześnie
  • wysyłanie faktur na e-mail lub sms-em bezpośrednio z programu do klienta wraz z późniejszą informacją czy faktura została poprawnie dostarczona,
  • zaawansowane raporty i ewidencje,
  • skuteczna kontrola płatności w firmie: oznaczanie statusu opłacenia faktury, raporty nieopłaconych faktur, lista terminów płatności, automatyczne przypomnienia na e-mail lub sms o nieopłaconej fakturze lub zbliżającym się terminie płatności za wykonane zlecenie transportowe. W razie braku zapłaty, możliwość łatwego zlecenia windykacji należności bezpośrednio z programu przez profesjonalną i skuteczną firmę windykacyjną.
  • możliwość eksportu danych z programu bezpośrednio do biura rachunkowego lub księgowego.

Data publikacji: 2020-05-15, autor: FakturaXL
Ostatnia aktualizacja: 2020-07-13

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU