Kiedy zagraniczna firma ma obowiązek rejestracji do VAT w Polsce?

Rejestracja do podatku VAT firmy zagranicznej musi być analizowana na dwa sposoby. W pierwszym rozwiązaniu firma prowadzi działalność na obszarze Polski. Z kolei druga opcja to brak oddziału, zakładu oraz stałego miejsca prowadzenia działalności na obszarze naszego kraju. Tematem dzisiejszej publikacji jest rejestracja VAT w Polsce firmy zagranicznej. Wszystkie wątpliwości związane z tym tematem zostaną rozwiane i każdy przedsiębiorca będzie wiedział, jak postępować.

Przedsiębiorca zagraniczny będący uczestnikiem obrotu gospodarczego w Polsce

Transakcje zagraniczne pozwalają polskim przedsiębiorcom poszerzyć rynek zbytu oraz zadbać o rozwój firmy. Jednak takie zachowanie można zauważyć także w firmach zarejestrowanych i działających poza obszarem Polski, one również chcą poszerzyć swój zakres i wejść na nasz rodzimy rynek. Uczestnictwo przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na obszarze Polski jest uregulowane ustawą. Przepisy wskazują, jakie obowiązują zasady w trakcie podejmowania oraz wykonywania działalności gospodarczej w Polsce.

Osoba zagraniczna to:

• osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego,
• osoba prawna z siedzibą za granicą,
• jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną posiadająca zdolność prawną, której siedziba mieści się za granicą.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi swoją działalność w jednym z krajów należących do UE, rejestracja i prowadzenie firmy w Polsce odbywa się dokładnie na takich samych zasadach, jak dla Polaków. Sytuacja przedstawia się inaczej w przypadku przedsiębiorców mających swoje firmy w państwach, które nie należą do Unii Europejskiej. W ich przypadku niezbędne jest spełnienie dodatkowych warunków wskazanych w ustawie. W dalszej części poznasz opcję rejestracji do podatku VAT zagranicznych firm.

Rejestracja do VAT w Polsce firmy zagranicznej – kiedy jest to obowiązkowe?

Obowiązek rejestracji do VAT może nastąpić w wielu sytuacjach. Przedmiotem dzisiejszych rozważań jest sytuacja, kiedy firma zagraniczna nie ma siedziby albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Rejestracja firmy zagranicznej do VAT w Polsce odbywa się w następujących przypadkach:

• import towarów z odprawą na obszar Polski,
• eksport towarów z obszaru Polski poza UE,
• prowadzenie magazynu typu call off-stock,
• wykonanie wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), które w chwili wysyłki albo transportu są przechowywane na obszarze Polski,
• świadczenie usług opodatkowanych w Polsce,
• wysyłka towarów z magazynu z Polski.

Od 2021 roku obowiązuje pakiet VAT e-commerce, zgodnie z którym obowiązują zupełnie nowe rozwiązania dotyczące rozliczania dostawy towarów w ramach WSTO albo świadczenia wybranych usług (usług telekomunikacyjnych, nadawczych oraz internetowych). Kiedy przedsiębiorca, również zagraniczny, nie zdecyduje się na zastosowanie uproszczonej procedury OSS, musi wykonać obowiązkową rejestrację do podatku VAT w kraju konsumenta. Takie działanie obowiązuje również w przypadku, kiedy został już zarejestrowany do OSS, a towary będą przez niego wysyłanego z innego państwa niż państwo rejestracji. Przedsiębiorca jest wtedy zobowiązany do zgłoszenia do VAT w państwie, w którym znajdują się magazyny. Ta obowiązkowe postępowanie dla modułu FBA w trakcie używania do sprzedaży platformy Amazon oraz wielu innych.

Jak odbywa się rejestracja firmy zagranicznej do VAT w Polsce?

Aby zarejestrować firmę do podatku VAT w Polsce, trzeba wypełnić formularz VAT-R. Ten sam dokument obowiązuje polskich, jak i zagranicznych obywateli.

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce  zgłoszenia rejestracyjne muszą dostarczyć Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W większości przypadków podmiot zagraniczny wykonujący rejestrację do podatku VAT w Polsce ma także obowiązek zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Zgodnie z obowiązującymi przepisami rejestrację wykonuje się jeszcze zanim dojdzie do pierwszej sprzedaży towaru albo usługi opodatkowanej w VAT. Rejestracja VAT-EU jest nieco bardziej skomplikowana niż rejestracja VAT w Polsce, wymaga też załatwienia dodatkowych formalności.

W trakcie rejestracji do podatku VAT niezbędne jest dostarczenie następujących dokumentów:

• zgłoszenie identyfikacyjne o nadanie numeru NIP na formularzu NIP-2,
• dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej w państwie, w którym podmiot ma siedzibę – odpis z odpowiedniego rejestru,
• potwierdzenie rejestracji do podatku VAT w państwie, w którym przedsiębiorstwo ma siedzibę,
• rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej w Polsce,
• każdy z dostarczonych dokumentów musi być przetłumaczony na język polski.

Kiedy wszystkie dokumenty zostaną już złożone, kolejny krok polega na sprawdzenie podanych danych. Proces rejestracji do podatku VAT w Polsce zajmuje średnio 4 tygodnie. Podmiotom zagranicznym również przysługuje prawo do ubiegania się o zwrot podatku VAT, a jednym z wymogów przyznania zwrotu jest założony w Polsce rachunek bankowy.

Przedsiębiorca nie musi uregulować żadnych opłat za rejestrację do podatku VAT w Polsce. Opłatę trzeba opłacić jedynie za urzędowe potwierdzenie rejestracji. Opłata skarbowa wynosi 170 zł. Jeżeli dokument jest potrzebny, w części C zgłoszenia VAT-R trzeba zaznaczyć, że podmiot wnioskuje o uzyskanie stosownego potwierdzenia.

Rejestracja do VAT firm zagranicznych - kilka słów podsumowania

Nie ma przeciwwskazań, żeby podmioty zagraniczne zostały zarejestrowane do podatku VAT w Polsce. Jednak niezbędne jest dopełnienie wszystkich wymaganych formalności oraz złożenie potrzebnych dokumentów. Jeżeli urząd ma wątpliwości i pytania, prosi o wyjaśnienia albo uzupełnienie braków, stąd bardzo istotne jest przekazanie danych kontaktowych (trzeba je dwukrotnie sprawdzić i upewnić się, że nie zawierają żadnych błędów). Cały proces przebiega znacznie szybciej, gdy podany zostanie numer telefonu oraz adres e-mail. Kiedy zagraniczna firma bez problemu przejdzie rejestrację do VAT oraz VAT-UE, kolejnym obowiązkiem podatnika jest składanie miesięcznych rozliczeń JPK_V7 oraz informacji podsumowującej VAT-UE. Przedsiębiorcy zagraniczni muszą przestrzegać terminu wyznaczonego przez ustawodawcę, czyli składać rozliczenie do 25 dnia następnego miesiąca.

Kiedy rejestracja do podatku VAT przebiegnie bez żadnych trudności i zakończy się sukcesem, podmiot zagraniczny zyskuje jednakowe prawa oraz obowiązku, jak obywatele Polski.

Data publikacji: 2023-04-21, autor: FakturaXL