Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami. Jednym z nich jest konieczność dokumentowania sprzedaży towarów lub usług na rzecz innych podmiotów za pośrednictwem faktur. Niekiedy w wystawianych dokumentach może pojawić się błąd. Czasami klienci zwracają lub reklamują zakupiony towar. W takich sytuacjach przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.
Art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług określa przypadki na podstawie, których należy wystawić korektę faktury. Są to sytuacje kiedy:
została udzielona obniżka ceny w formie rabatu
zostały udzielone opusty i obniżki cen
podatnik uzyskał zwrot towarów i opakowań
nabywca otrzymał zwrot części lub całości zapłaty
cena została podwyższona
nastąpiła pomyłka w cenie, stawce. kwocie podatku lub w innej pozycji faktury.
Jeżeli faktura korygująca została wystawiona z wyżej wymienionych powodów, to dokument powinien zawierać dane wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, takie jak:
wyrazy: „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”
kolejny numer i datę wystawienia
dane zawarte na fakturze, której dotyczy korekta
określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6
nazwę towaru lub usługi objęte korektą
przyczynę korekty
kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty z poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej o ile korekta wpłynie na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego
w innych przypadkach niż te wskazane w pkt. 5 wykazuje się prawidłową treść korygowanych pozycji.
Korekta faktury – okres księgowania
W okresie do stycznia 2016 roku faktury korygujące były ujmowane w ewidencji księgowej w dacie wystawienia faktury pierwotnej. Przyczyna korekty nie miała tu znaczenia. Taka zależność miała swoje wady, szczególnie w przypadku kiedy korekta dotyczyła innego roku podatkowego, ponieważ mogła mieć wpływ na roczne zeznanie podatkowe.
Obecnie datę księgowania korekty ustala się ze względu na powód jej wystawienia. Może nim być:
błąd w fakturze pierwotnej (pomyłka w ilości, cenie lub kwocie podatku VAT), wtedy fakturę należy zaksięgować w dacie wystawienia faktury pierwotnej
wystąpienie takich zdarzeń, jak: reklamacja, zwrot lub częściowy zwrot towaru, czy udzielenie rabatu obliguje do zaksięgowania korekty w bieżącej dacie, czyli dacie jej wystawienia.
Zasady dotyczące księgowania faktur korygujących zostały zawarte w art. 14 ust. 1m-1p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
W Polsce zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin zapłaty podatku. Wszystkie ewidencje oraz inne dokumenty niezbędne dla celu rozliczenia powinny być przechowywane w tym samym terminie, 5 lat. W praktyce okres ten wynosi nie 5, a 6 lat. W tym czasie należy przechowywać również wszystkie ewidencje potrzebne do rozliczenia podatku. Będą to między innymi: faktury zakupu i sprzedaży oraz faktury korygujące.
Termin na wystawienie korekty
W przepisach podatkowych brak jest określenia terminu w jakim należy wystawić korektę. Jednak biorąc pod uwagę termin przechowywania dokumentów sprzedaży dla celów rozliczenia podatku, to korekta powinna być wystawiona przed upływem 5 lat. Jeżeli zobowiązanie podatkowe się przedawni, to nie ma możliwości obniżenia podstawy opodatkowania za ten okres. Podatnik może wystawić fakturę korygującą jedynie do dokumentów w stosunku, do których nie przedawnił się obowiązek podatkowy. Faktury korygujące powinny zostać wystawione niezwłocznie po zauważeniu błędu oraz w momencie zwrotu towaru. Jednak nie zawsze jest to możliwe, ponieważ czasami błąd zostaje zauważony dopiero po jakimś czasie lub zwrot towaru następuje po dłuższym okresie.
Podsumowanie
Wystawienie korekty faktury w czasie po likwidacji działalności gospodarczej pozwala zmniejszyć lub zwiększyć przychody w ostatnim okresie rozliczeniowym przypadającym na czas przed likwidacją działalności gospodarczej. Jeżeli korekta faktury zmniejsza przychód w okresie kiedy nie występują żadne przychody lub gdy ich kwota jest niewystarczająca, to przedsiębiorca powinien zwiększyć koszty o wartość w jakiej nie można było pomniejszyć przychodów.
