Sprzedawcy współpracujący z firmą Amazon powinni dobrze zaznajomić się z obowiązującymi przepisami prawa, aby prawidłowo rozliczyć podatek VAT. Dobrze jeżeli poznają też zasady obowiązujące w umowach z Amazon Services Europe Business Solutions oraz z zasadami fakturowania w Amazon Business. Na jakie trudności mogą napotkać polscy sprzedawcy? Czy są narażeni na dodatkowe opłaty? Faktury z Amazon, jak zaksięgować?

Amazon

jest spółką akcyjną. Pod nazwą kryje się największy na świecie sklep internetowy. Transakcje sprzedażowe za pośrednictwem spółki Amazon zawierają sprzedawcy i kupujący z całego świata. Jak należy prawidłowo rozliczyć podatek VAT od zrealizowanych transakcji?

Amazon, a przepisy polskiego prawa

Amazon w Polsce dostępny jest od 2014 roku. W 2019 roku powstało kolejne centrum dystrybucyjne. Jest to zachęta dla kolejnych osób, które kiedykolwiek rozważały sprzedaż swoich towarów do innych krajów. Amazon wysyła swoje produkty do innych krajów UE, co zgodnie z polskim prawem traktowane jest jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i dlatego też polski przedsiębiorca od takiej transakcji powinien płacić podatek VAT w wysokości 0%. Obowiązkiem nabywcy, czyli w tym wypadku Amazona jest zapłata podatku VAT.

Sprzedaż za pomocą spółki Amazon

Stronami transakcji realizowanych przez Amazon są sprzedawca i firma Amazon.
W uproszczeniu sprzedaż odbywa się w następujący sposób:
  • sprzedawca wystawia produkty na platformie
  • sprzedawca wysyła wystawione produkty do magazynów Amazon znajdujących się na ternie Polski lub innego państwa
  • produkty pozostają w magazynie do momentu zakupu przez klientów
  • do wysyłki towaru na adres kupującego zobligowany jest Amazon
  • jeżeli wystąpią jakieś problemy po stronie kupującego, to obsługą klienta zajmuje się Amazon, w tym również zwrotem towaru.
Sprzedaż za pośrednictwem spółki Amazon jest idealnym rozwiązaniem dla wszystkich sprzedawców, którzy chcą wyjść ze swoją ofertą poza granice kraju. Przedsiębiorcy odpada szereg obowiązków związanych z tworzeniem struktur sklepu poza granicami kraju, jego promocją, wysyłką towarów, czy generalnie z obsługą klienta oraz ze zwrotami.

Rozliczanie faktur z Amazon

Od pewnego czasu Amazon dość rygorystycznie podchodzi do faktur, które sprzedawcy otrzymują od dostawców. Otrzymane dokumenty dokładnie są przeglądane i weryfikowane. Kontroli podlegają między innymi wszystkie dane, strony internetowe i inne druki. Faktura VAT na Amazon musi spełniać wymagane standardy. Jest dokumentem niezbędnym w razie ewentualnych reklamacji dotyczących jakości sprzedawanych produktów, czy podważających ich autentyczność oraz pozycji niezgodnych z opisem. Kontrola ze strony Amazon może pojawić się także w sytuacji kiedy sprzedawca będzie handlował używanymi towarami podając, że są nowe. Przedsiębiorca może przejść przez kontrolę bezproblemowo jeżeli będzie prowadził działalność zgodnie z przepisami prawa. Natomiast nieprawidłowo prowadzona dokumentacja może stać się powodem wielu problemów, a nawet może doprowadzić do zablokowania aukcji, zwłaszcza w sytuacji kiedy kontrola wykaże, że sprzedawca miał już w przeszłości podobne problemy. W takim wypadku może dojść nawet do całkowitej blokady konta.

Prawidłowe rozliczanie faktur na Amazon

  • Sprzedaż nowych produktów kupionych nie później 1 rok temu
    Produkty na aukcję warto kupować na bieżąco i od razu zająć się ich wystawieniem, aby się nie zestarzały. Kłopotów można uniknąć sprawdzając kiedy produkt został zakupiony. Amazon nie akceptuje faktur starszych niż rok, dlatego robienie zapasów i zbyt długie przechowywanie produktów stanowi pewne ryzyko. Jeżeli przeterminowanych produktów będzie więcej, to firma może nawet usunąć konto. 
  • Jaka powinna być faktura?
    Faktura na Amazon jest dokładnie analizowana, dlatego też powinna być przejrzysta, staranna, pełna i czytelna. Przesyłane pliki w PDF-e powinny być dobrze zeskanowane, a zdjęcia wykonane smartfonem muszą posiadać odpowiednią ostrość. Faktura powinna wyglądać profesjonalnie. Logo sprzedawcy i dostawcy musi być wyraźne, a kolory współgrać ze sobą, aby nie było podejrzenia, że dokument został sfałszowany. 
  • Tylko faktura elektroniczna
    Pod żadnym pozorem nie wolno wysyłać do Amazona faktur wypisanych odręcznie. Jeżeli sprzedawca otrzyma od dostawcy fakturę odręczną, to bezpieczniej będzie poszukać nowego dostawcy. W kontaktach z Amazon nie można wykorzystać dokumentów wypisanych odręcznie.
  • Link do strony internetowej
    Częste kontrole ze strony Amazon wiążą się z koniecznością zamieszczania na wystawianych fakturach linku do strony internetowej. Link pozwala kontrolerom ze spółki Amazon zweryfikować dostawcę.
  • Prawidłowe adresy
    Wszystkie podawane adresy muszą być takie same, np.: adres na fakturze musi być identyczny z tym podanym na Seller Central. Może zdarzyć się, że Amazon odrzuci fakturę jeżeli będzie na niej niewłaściwy adres. Podobnie z adresami dostawców. Też muszą się zgadzać. Jeżeli adresy będą inne, to faktura zostanie odrzucona jako „nieweryfikowalna”. 
  • Strona internetowa
    Dostawca powinien posiadać profesjonalną stronę internetową. Nie może to być „strona w budowie”, ani nie może też przekierowywać na inną, ogólną stronę docelową. Pracownicy Amazona, którzy dokonują weryfikacji muszą mieć dostęp do wszystkich informacji skąd pochodzą towary. Działalność prowadzona przez przedsiębiorcę nie posiadającego strony internetowej (nawet przy legalnej działalności) uznawana jest przez Amazon za nielegalną.
  • Ilość sprzedawanego towaru zgodna z dokumentacją 
    Jeżeli sprzedawca za pośrednictwem Amazonu wystawia określony produkt w ilości sztuk 6, który można kupić u niego w podanej ilości, to musi posiadać fakturę od dostawcy na co najmniej taką ilość towaru. Jeżeli ilość sprzedanych produktów na Amazon przewyższy liczbę produktów na fakturze, to firma może odrzucić sprzedaż i nie wyrazić zgody na przyszłe wpisy.

Faktury od Amazona nie zawsze prawidłowe

Zgodnie z prawem faktura może być objęta podatkiem VAT 0% jeżeli nabywca poda na fakturze numer identyfikacji podatkowej przyznany przez kraj, w którym posiada główną siedzibę. Na fakturze otrzymanej od spółki Amazon znajduje się między innymi: cena towaru wyrażona w euro, zerowa stawka VAT, numer identyfikacji podatkowej nadany dla Amazona na terenie Polski. Jeżeli firma poda ten numer na fakturze, to w takiej sytuacji nie będzie możliwe skorzystanie z zerowej stawki VAT. Biorąc to pod uwagę, sprzedaż i wysyłka własnych towarów za granicę za pośrednictwem firmy Amazon będzie traktowana jak zwykła dostawa krajowa, za którą należy naliczyć podatek VAT w wysokości 23%.

Czy można nie płacić wysokiego podatku przy korzystaniu z Amazona?

Jest szansa, że przedsiębiorca nie będzie musiał płacić wyższego podatku, ale musi przygotować się na długie rozmowy z konsultantem firmy Amazon podczas, których będzie musiał poprosić o wpisanie prawidłowego numeru identyfikacji podatkowej powołując się na błąd formalny. Przedsiębiorca podczas rozmów może wykorzystać oświadczenie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 15 września 2016 roku.

Podsumowanie

Przedsiębiorcy w momencie wejścia na polski rynek spółki Amazon wiązali z tym faktem spore nadzieje na szybką sprzedaż z nowymi możliwościami. Niewątpliwie jest to prawdą. Sprzedawcy mogą w łatwy sposób wysyłać swoje towary do zagranicznych klientów. Jednak czasami problem mogą stwarzać nieprawidłowo wystawione faktury przez Amazon. Nadzieją jest fakt, że być może w przyszłości na dokumentach nie będzie pojawiał się polski numer identyfikacji podatkowej.

Data publikacji: 2020-11-05, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU
Emilia
09 Kwiecień 2021

Jestem nowym sprzedawcą na amazon od lutego. Czy co miesiąc powinnam dostać fakturę? Jeśli tak to gdzie jej szukać?