Ostatnio usługi proponowane przez salony kosmetyczne cieszą się sporym zainteresowaniem. Mając własny gabinet kosmetyczny można liczyć na spore zyski. Czy otworzenie salonu kosmetycznego wymaga załatwienia wielu formalności i nakładów finansowych? Jak założyć własny gabinet kosmetyczny?
Pierwsze kroki – czy na pewno chcę otworzyć zakład kosmetyczny?
Zanim zaczniemy załatwiać formalności związane z otworzeniem gabinetu kosmetycznego warto jeszcze raz zastanowić się, czy na pewno chcemy to robić. Własna działalność wiąże się z wieloma obowiązkami, często pracą po godzinach i załatwianiem spraw w urzędach. Przynajmniej na początku zajęć może być dużo, dlatego trzeba być przygotowanym na ciężką pracę. W zamian zyskamy niezależność i bycie szefem dla siebie samej. Warto zastanowić się co będzie dla nas najbardziej odpowiednie. Więcej usług oznacza więcej klientek i większy zysk, ale i większe koszty związane z przygotowaniem stanowiska pracy i zakupem odpowiedniego sprzętu, zatrudnienia większej ilości personelu. Dobrym rozwiązaniem wydaje się być wynajęcie w zakładzie miejsca na stanowisko pracy, np.: manicurzystki, czy makijażystki.
Odpowiednia ilość środków finansowych na otworzenie działalności i reklamę
Bardzo istotnym elementem przy rozpoczęciu działalności, zwłaszcza takiej, w której otwiera się salon kosmetyczny, jest reklama będąca również ważnym punktem biznesplanu, dlatego też dobrze jest dokonać dokładnej analizy posiadanych środków finansowych. Musimy wiedzieć czy stać nas na tak duże przedsięwzięcie, czy ewentualnie potrzebny będzie kredyt. W tym momencie należy zapoznać się z cenami wynajmu pomieszczeń, sprzętu i kosmetyków. Nie można zapomnieć też o stworzeniu własnej strony internetowej, która będzie wizytówką naszej firmy w Internecie, a to oznacza dodatkowy koszt.
Środki finansowe na otwarcie gabinetu kosmetycznego można pozyskać z Urzędu Pracy starając się o dotację. Jednym z warunków otrzymania wsparcia jest rejestracja w Urzędzie na 1 do 3 miesięcy przed złożeniem wniosku. Należy dokładnie zapoznać się z jej wszystkimi warunkami.
Wybór miejsca i lokalu
Istotny jest wybór odpowiedniego miejsca. To od niego w dużym stopniu może zależeć sukces. Pod uwagę należy wziąć lokalizację, do której jest łatwo dotrzeć oraz czy w pobliżu znajduje się miejsce na zaparkowanie auta itp. Należy też zwrócić uwagę czy w bliskiej odległości nie działa już inny salon kosmetyczny. Pomieszczenie, które chcemy wykorzystać na działalność kosmetyczną musi spełniać określone wymogi sanitarne, BHP i prawa budowlanego. Przepisy dotyczące salonu kosmetycznego można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie szczegółowych wymagań sanitarnych jakim powinny odpowiadać zakłady fryzjerskie, kosmetyczne, tatuażu i odnowy biologicznej. Powyższe rozporządzenie obecnie już nie obowiązuje, ale może pomóc. Według niego zakład kosmetyczny między innymi powinien:
znajdować się w osobnym budynku lub lokalu bądź stanowić wyodrębnioną część budynku lub lokalu
posiadać wydzielone pomieszczenia na świadczenie usług, które będą wyposażone w umywalkę z ciepłą i zimną wodą
posiadać poczekalnię lub miejsce dla klientów z wydzielonym wieszakiem na odzież wierzchnią
posiadać pomieszczenia sanitarno-higieniczne dla klientów i zatrudnionych osób
posiadać pomieszczenie do przechowywania sprzętu potrzebnego do utrzymania czystości
posiadać wydzielone miejsce/szafy do przechowywania preparatów kosmetycznych
posiadać miejsce/pomieszczenie do przechowywania czystej i brudnej bielizny
Właściciel zakładu kosmetycznego ma obowiązek złożenia deklaracji w terminie 14 dni od dnia powstania na danej nieruchomości odpadów komunalnych o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wysokość opłaty zależy od kilku czynników, takich jak:
liczba mieszkańców danej nieruchomości
ilość zużytej wody z danej nieruchomości
powierzchnia lokalu.
Dodatkowo przedsiębiorca przed rozpoczęciem działalności w formie salonu kosmetycznego ma obowiązek złożenia wniosku w celu rejestracji do BDO (Baza Danych Odpadowych).
Ogólna działalność, czy specjalizacja?
Na rynku działają zarówno gabinety kosmetyczne oferujące prawie każdy rodzaj usług począwszy od zabiegów na całe ciało i twarz, a skończywszy na pedicure i manicure, ale również są i takie, które specjalizują się w jednej ewentualnie dwóch dziedzinach. Przyszły przedsiębiorca musi wybrać, na którą działalność chce postawić.
Prowadzenie gabinetu kosmetycznego – wstępne wymagania
Zakład kosmetyczny musi spełniać określone wymogi dotyczące głównie specjalistycznego sprzętu przeznaczonego do niektórych zabiegów. Działalność tego typu nie jest regulowana przepisami. Aby otworzyć gabinet kosmetyczny nie są potrzebne dokumenty potwierdzające ukończenie kursu, czy będące dowodem posiadania odpowiednich kwalifikacji. Jednak umieszczenie takiego certyfikatu w widocznym miejscu zwiększa wiarygodność i wzbudza zaufanie klientek.
Formy prowadzenia zakładu kosmetycznego
Decydując się na otwarcie salonu kosmetycznego można wybrać dowolny rodzaj prowadzenia działalności gospodarczej, oprócz spółki partnerskiej. Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą, którą należy zarejestrować w CEIDG. W tym celu trzeba udać się do urzędu gminy i złożyć wniosek o wpis na formularzu CEIDG-1. Wniosek można też wysłać tradycyjną pocztą lub wypełnić formularz elektronicznie podpisując go Profilem Zaufanym lub podpisem elektronicznym. Wypełniając druk należy podać nazwę firmy oraz wpisać odpowiednie kody PKD. W przypadku salonu kosmetycznego będzie to:
96.02.Z – Fryzjerstwo i pozostałe zabiegi kosmetyczne.
Na podstawie wypełnionego wniosku firma otrzyma numer NIP oraz REGON. Wpis do CEIDG jest bezpłatny.
Zgłoszenie podatnika VAT i do ubezpieczenia ZUS
Na początku działalności kiedy obroty nie przekraczają jeszcze 200 000 zł nie trzeba być czynnym podatnikiem VAT. Jednak jako płatnik podatku można odliczyć VAT od zakupionych towarów. Rozpoczęcie działalności w jakiejkolwiek formie wiąże się ze zgłoszeniem do ZUS. Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni po założeniu działalności w oddziale ZUS właściwym dla miejsca zamieszkania na druku ZUS ZUA (jeżeli salon jest jedynym miejscem zatrudnienia), ZUS ZZA (jeżeli podlegamy ubezpieczeniu zdrowotnemu jeszcze w innym miejscu lub podatnik będzie korzystał z ulgi na start). Przy działalności w formie spółki, każdy wspólnik sam opłaca składki za siebie. Przy każdym wyliczeniu składek należy przekazać do ZUS informację na formularzu ZUS DRA. Dla przedsiębiorców, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności zostały przewidziane ulgi. Przez okres 24 pełnych miesięcy mogą korzystać z preferencyjnych, niższych składek na ubezpieczenia społeczne. Dodatkowo, przedsiębiorca ma prawo do tzw. ulgi na start. Przez okres 6 miesięcy jest zwolniony z obowiązku opłacania składek.
Kasa fiskalna online
Od stycznia 2021 roku salony świadczące usługi kosmetyczne będą miały obowiązek stosowania kas fiskalnych online z możliwością przesyłania informacji do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. System będzie odbierał i gromadził informacje z kasy fiskalnej online w celu analizy i kontroli.
Sanepid
Obecnie nie ma obowiązku zgłaszania gabinetu kosmetycznego do sanepidu przed dniem otwarcia. Jednak z taką wizytą trzeba się liczyć, dlatego też należy przygotować salon w taki sposób by podczas kontroli z Sanepidu wszystko było ok. Aby kontrola przebiegła prawidłowo warto o to zadbać już podczas ewentualnego remontu i przystosowania pomieszczenia do działalności. Potrzebnym dokumentem, który powinien posiadać opinię Sanepidu jest projekt technologiczny. Można go wykonać samodzielnie lub zlecić jego wykonanie. Koszt to ok 100 do 200 zł. Na projekt składają się 2 części. Pierwsza przedstawia projekt właściwy, na którym muszą być zaznaczone np.: ścianki działowe, najważniejsze meble i sprzęty. Drugą część stanowi opis zawierający informacje odnośnie:
usytuowania lokalu i głównego wejścia do lokalu
ilości pomieszczeń
miejsca, w którym będzie przechowywana odzież wierzchnia i robocza wszystkich pracowników
usytuowania miejsca na pojemnik na odpady
usytuowania poczekalni lub o jej braku
miejsca, w którym znajduje się np.: zlew lub inne sprzęty sanitarne
usytuowania toalety w lokalu
dostępie do światła słonecznego
wysokości lokalu
umiejscowienia brodzika (w przypadku wykonywania pedicure)
podłączenia do sieci wodno-kanalizacyjnej
umiejscowienia urządzeń przeznaczonych do sterylizacji
rodzaju wentylacji w lokalu
rodzaju stosowanych narzędzi (jedno, czy wielorazowe)
rodzaju zabiegów wykonywanych w salonie.
Wydanie opinii przez Sanepid to koszt ok. 100 do 200 zł.
Pieczątka i konto firmowe
Obecnie posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe. Jednak czasami taka się przydaje. Jej wyrobienie to koszt od 30 do 40 zł. Przepisy nie wymagają posiadania rachunku firmowego jeżeli wysokość jednorazowych transakcji nie przekracza kwoty 15 000 zł i transakcja nie będzie wymieniana z innym przedsiębiorcą. Mimo tego dobrze jest zastanowić się nad otworzeniem bankowego rachunku firmowego z prostego powodu. W przypadku kontroli na rachunku będą znajdowały się jedynie transakcje związane z prowadzoną działalnością.
Księgowość
Przekazanie spraw księgowych do profesjonalnego biura rachunkowego nie jest obowiązkowe jeżeli firma nie jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości. Jednak w sytuacji kiedy nie bardzo czujemy się na siłach, aby robić to samodzielnie to warto jest powierzyć tę czynność księgowej.
Zakup odpowiedniego sprzętu
Zróżnicowana oferta kosmetyczna wymaga zakupu różnego rodzaju urządzeń i innych produktów. Rodzaj oraz ilość potrzebnych sprzętów zależy od usług jakie będą oferowane. I tak np.: może to być: 1. kombajn kosmetyczny urządzenie potrzebne do przeprowadzania takich zabiegów jak: mikromasaż, peeling kawitacyjny, dezynfekcja skóry, mikrodermabrazja. Ceny za tego typu urządzenie wahają się od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych. Zależą od jakości i funkcjonalności urządzenia. Osoba, która będzie je obsługiwała musi umieć to robić lub musi zostać odpowiednio przeszkolona. 2. frezarka do manicure i pedicure urządzenie potrzebne do wykonywania zabiegów na dłoniach i stopach klientek. Pozwala w prosty sposób pozbyć się skórek i przygotować paznokcie do zabiegów. Profesjonalny sprzęt to wydatek ok. 1 000 zł. 3. dodatkowo potrzebny będzie:
podgrzewacz do ręczników, który jednocześnie będzie je sterylizował
profesjonalne biurko z pochłaniaczem pyłu
obrotowy hoker.
Podsumowanie
Jak widać założenie i prowadzenie zakładu kosmetycznego oferującego różnorodne usługi z zakresu kosmetologii wymaga nakładu czasu i pieniędzy. Jest to zadanie dla wytrwałych, ale w perspektywie czasu na pewno się opłaci. Warto spróbować.
Do wystawiania faktur w salonie kosmetycznym, a nawet księgowości, znakomicie sprawdza się program Faktura XL, który spełnia wszystkie wymogi dobrego programu do fakturowania dla salonów kosmetycznych.
