Plik JPK_V7 wymaga wprowadzenia większej ilości danych w porównaniu z JPK_VAT. Podatnik musi ująć w rejestrze sprzedaży lub zakupów każdą transakcję zgodnie z jej treścią. Wszystkie pola w nowym pliku JPK_V7 muszą zostać wypełnione w należyty sposób.
Sposób wypełniania pól JPK_V7 – informacje podstawowe
Pola w pliku JPK_V7, do których wpisuje się każdą ewidencjonowaną transakcję są:
obowiązkowe – wypełnia się je za każdym razem. Jeżeli trudno jest ustalić wymagane dane, takie jak np.: NrKontrahenta, czy NazwaKontrahenta, to w danym polu należy wpisać ”Brak”
opcjonalne – wypełnia się je tylko wtedy kiedy wystąpią wymagane dane, inaczej pola pozostają puste
fakultatywne – wypełnia się je na zasadzie dobrowolności. Jeżeli brak jest zapisów, przykładowo bez numeru telefonu kontaktowego, to pola pozostawia się niewypełnione.
Pola tzw. kwotowe służą tylko do podawania wartości liczbowych. Nie wolno do nich dodawać liter. Wartość należy wpisać jednym ciągiem bez żadnych przerw pomiędzy cyframi. Nie wolno też stosować spacji, kropek, przecinków. Wyjątek stanowi separator miejsc dziesiętnych, dla którego dozwolone jest stosowanie kropek.
W polach w części ewidencyjnej wpisuje się wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, jeżeli takie występują. Kwoty w części deklaracyjnej należy zaokrąglić do pełnych złotych w taki sposób, że końcówki kwot poniżej 50 groszy pomija się, a końcówki powyżej 50 groszy podwyższa się do pełnej złotówki.
Podatnik w części ewidencyjnej powinien po stronie zakupu ujmować także faktury VAT z tytułu nabycia towarów i usług, dla których nabywca jest podatnikiem, czyli przy imporcie usług, WNT, czy imporcie towarów. Podatnik takie faktury musi ująć podwójnie, tzn. po stronie ewidencyjnej jako rejestr sprzedaży – naliczenie VAT oraz jako rejestr zakupu – odliczenie naliczonego podatku z rejestru sprzedaży.
Różnice w stronie Nagłówka pomiędzy JPK_V7M, a JPK_V7K
Na stronie Nagłówka znajdują się ogólne informacje o części ewidencyjnej i deklaracyjnej pliku JPK_V7. W Nagłówku JPK_V7M są pola, które należy wypełnić wszystkimi posiadanymi informacjami. Różnica pomiędzy plikiem miesięcznym, a kwartalnym polega na sposobie wypełniania pól w rozliczeniu kwartalnym, który zależy od miesiąca kwartału. W zależności od niego wypełnia się część lub wszystkie pola nagłówka. Podatnicy w JPK_V7K za dwa pierwsze miesiące kwartału wypełniają wymienione elementy w pliku XML:
Nagłówek bez elementu Kwartał
KodFormularzaDekl, (WariantFormularzaDekl)
Podmiot1
SprzedażWiersz
SprzedażCtrl
ZakupWiersz.
Za trzeci miesiąc kwartału podatnik musi wypełnić wszystkie elementy JPK_V7K z zastrzeżeniem, że Deklaracja dotyczy danych za cały kwartał, a w części ewidencyjnej znajdują się dane zawierające informacje z ewidencji za ostatni miesiąc kwartału.
Część nagłówkową wypełnia się następująco: 1. Kod Formularza z informacjami:
kodSystemowy: JPK_V7M (1) – podatnicy rozliczający się miesięcznie, JPK_V7K (1) – podatnicy rozliczający się kwartalnie
wersjaSchemy: 1-1, kolejne zmiany pliku przedstawiane przez Ministerstwo Finansów będą zawierały następne wersje, dlatego należy na bieżąco śledzić aktualne informacje. Jeżeli w życie wejdzie nowa wersja, a podatnik będzie dokonywał korekty za wcześniejszy okres, to będzie musiał korzystać z tej samej wersji, którą stosował poprzednio
2. WariantFormularza: pole oznaczające schemat. Przy pierwszym pliku będzie to wartość 1. Pierwszy wariant schemy JPK_V7M i JPK_V7K
3. DataWytworzeniaJPK: data i czas sporządzenia JPK_V7M i JPK_V7K
4. NazwaSystemu: oznacza nazwę systemu informatycznego, z którego został przesłany plik JPK_V7M lub JPK_V7K (pole fakultatywne – można, ale nie trzeba go wypełniać)
5. CelZlożenia: określa się cel złożenia formularza. 1 – złożenie, 2 – korekta
6. KodUrzędu: oznaczenie kodu urzędu skarbowego, do którego podatnik składa plik. Kody znajdują się na stronie udostępniającej listę urzędów skarbowych
7. Rok: oznaczenie roku, za który składana jest deklaracja oraz ewidencja
8. Miesiąc: pole służące do oznaczenia miesiąca, za który składany jest plik. Obowiązek wypełnienia mają wszyscy podatnicy, zarówno rozliczający się miesięcznie, jak i kwartalnie
przy rozliczeniu miesięcznym należy oznaczyć miesiąc, za który składana jest deklaracja i ewidencja zarówno wtedy kiedy składana jest całość pliku, jak również wtedy kiedy korygowana jest któraś z jego części
przy składaniu pierwotnego pliku JPK_V7K za ostatni miesiąc kwartału, jak i przy składaniu korekty części deklaracyjnej wskazuje się ostatni miesiąc kwartału. Przy składaniu tylko części ewidencyjnej za 1 i 2 podaje się pozostałe miesiące. Stosowane jest oznaczenie 1-12, a nie 1 z trzech miesięcy kwartału
9. Kwartał: należy oznaczyć kwartał, za który składana jest deklaracja. Pole dotyczy jedynie rozliczeń kwartalnych (JPK_V7K). Wypełnia się je dla trzeciego miesiąca kwartału ze wskazaniem numeru kwartału, którego dotyczy plik. Nie należy wypełniać przy pozostałych miesiącach kwartału, jak np.: jako 1/3, 2/3, czy 3/3, a jedynie miesiąc i kwartał jeżeli dotyczy ostatniego miesiąca kwartału oznaczając kwartał cyframi: 1, 2, 3, 4. Oznacza to, że wypełnione pola za 4 kwartał roku (pola: miesiąc i kwartał) należy oznaczyć: mc: 10kw - mc12kw4
10. KodFormularzaDekl: oznacza się rodzaj pliku, ale tylko wtedy kiedy składana jest razem część deklaracyjna z ewidencyjną. Wtedy wpisuje się:
JPK_V7M: pole obowiązkowe dla podatników składających deklarację pierwotną lub korektę deklaracji. W przypadku korekty tylko części ewidencyjnej pole pozostaje puste
JPK_V7K: pole obowiązkowe dla podatników składających ewidencję za trzeci miesiąc kwartału razem z deklaracją, a także składających korektę części deklaracyjnej. W przypadku składania ewidencji za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, a także w przypadku korekty tylko części ewidencyjnej za pierwszy, drugi lub trzeci miesiąc kwartału, pola nie wypełnia się
11. WariantFormularzaDekl: pokazuje wersję wypełnianego formularza:
w pliku JPK_V7M wpisuje się liczbę 21. Pole obowiązkowe jest dla podatników składających deklarację pierwotną lub korektę deklaracji. W przypadku podatników składających korektę wyłącznie części ewidencyjnej, pole pozostaje niewypełnione
w pliku JPK_V7K wpisuje się liczbę 15:
dla podatników składających ewidencję za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, jak również w przypadku korekty tylko części ewidencyjnej za pierwszy, drugi lub trzeci miesiąc kwartału, pole pozostaje puste
dla podatników składających ewidencję za trzeci miesiąc kwartału razem z deklaracją, a także w przypadku korekty części deklaracyjnej, pole jest obowiązkowe.
Sposób oznaczenia podmiotu składającego JPK_V7
Podatnik jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek w wypełnianym pliku JPK_V7 podać następujące dane:
numer NIP
pełną nazwę firmy
adres e-mail.
Fakultatywnie może podać numer telefonu. Nie ma tez obowiązku wskazywania danych adresowych.
